关于提升档案信息化管理水平的思考

张莉莉

[摘 要] 随着时代的发展，科学技术水平不断提高，先进的计算机信息手段层出不穷，大大提高了日常工作的效率。组织的文件管理工作还应与时俱进，加快文件管理信息化进程，及时更新软硬件设施，提高文件管理水平。档案管理是任何一项工作有效开展的根基，无论是企事业单位，或者是国家的政府机关，未来工作规划与战略目标编制的前提就是档案管理工作，而公路档案管理工作也是如此。目前，公路档案管理工作信息化建设已经成为一种必然趋势，其能够有效提升档案管理工作效率，实现档案信息的共享，从而为我国公路事业的可持续发展夯实根基。文章在分析公路档案管理信息化重要性的前提下，对提升档案信息化管理水平进行了重点研究。

[关键词] 档案 信息化管理 提升策略

中图分类号：G271 文献标志码：A

基于新时代环境下，随着我国信息技术的进步与发展，电子文件凭借着便捷性、共享性等优势深受认可，如今已经渐渐取代了传统意义上的纸质文件，呈现一种信息化发展趋势，不但能够进行复制拷贝，还能够通过网络实现传输，带来技术层面的保障，所以必须高度重视档案管理信息化建设。然而纵观公路档案信息化管理现状，许多方面都暴露出了问题，尤其是档案管理效率与质量。基于此，如何提高档案信息化管理水平成为了研究的重点。

一、公路档案管理信息化的重要性

从本质上分析，档案管理是公路管理机构的一项核心工作内容。近些年来，随着大数据、互联网等的推广与普及，传统意义上的纸质档案已经不能满足新时代下档案管理工作需要。面对庞大的公路工程档案信息资料，为了能够立卷归档就必须要投入许多人力、物力以及财力，同时也要建立比较大的库房[1]。但是此种情况下，繁重的档案工作压力大，很可能会发生错误，而且档案资料的检索与使用也极其的不方便，无法长期保存。

2016年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出，2020年，我国档案管理工作初步完成信息化建设，并且逐步形成“五位一体”的档案事业全新发展机制。全方面推行档案管理信息化建设工作，实现数字化档案建设。基于此，为了能够顺应时代发展潮流，必须要积极促进信息技术与公路档案管理工作之间的有效融合[2]。

公路档案管理工作的信息化，能够在一定程度上控制档案管理工作成本，提高档案管理工作效率，而且也有利于档案信息资料的检索与使用。

二、提升公路档案管理工作信息化水平的对策

（一）优化档案管理工作机制，构建数字档案馆

新时代环境下，公路档案管理工作的信息化建设已经成为一种新趋势。而档案管理信息化必须要严格根据有关规定与制度执行，这样才能够保障档案管理信息化的全面落实。关于档案管理工作体系之中的规定与制度一定要严格遵守，所以应该优化档案管理工作机制，不断更新与完善档案管理制度[3]。目前，随着公路档案信息资料的持续增多，在档案管理时应构建与档案规定要求相符合的数字档案馆，从不同角度、不同层面实现档案信息资料的数字化管理，保证档案信息资料的公开性、共享性，切实提升公路档案管理工作效率与成果。

（二）提高档案管理工作人员的综合素养

事实上，档案管理工作人员的综合素养直接决定着公路档案管理成果。所以公路主管机构必须定期组织工作人员参与培训与教育活动，帮助档案管理工作人员学习新的知识、新的理念，不断提升自身素养，掌握扎实的业务知识与能力，从而成为合格、优秀的档案管理工作人员[4]。而档案管理工作信息化的推进，许多电子文件已经渐渐取代传统纸质文件，这就要求档案管理工作人员进一步认知电子档案，紧追时代发展步伐，学习信息化管理理念、方法等，从各个方面提高档案信息化管理综合能力[5]。除此之外，必须要高度重视文件归档管理。针对电子文件的鉴定，基本分为介质文件保密等级、内容的完善性与真实性等方面，其中电子文件真实性鉴定指的是文件内容、背景信息是否与原始状态进行对比检查，而电子文件完善性鉴定指的是对文件内容、背景信息的完善性展开严格检查[6]。

（三）高度重视档案信息化管理从档案信息化管理角度分析，作为档案管理工作人员必须要及时更新理念，从思想上对档案信息化管理予以重视，认真履行工作职责，侧重于档案信息化管理建设[7]。基于此，公路档案管理机构与工作人员需要积极宣传，将档案信息化管理作为重点工作内容。与此同时，档案管理工作人员也要不断学习与汲取信息化知识，对传统思想、观点等进行更新，综合性研究档案信息化管理提出的要求，不断的学习与掌握各项信息技术，从而为档案信息化管理创造技术支持。此外，公路档案管理机构需要优化管理机制，让档案管理工作人员进一步了解档案信息化管理情况，然后在各个方面重视档案信息化管理工作[8]。

（四）实现档案信息资料的共享

数字化作为档案信息化管理的根本性前提，需要促进纸质文件朝向电子文件发展，构建档案信息资料库，由此能够有效处理纸质文件严重占据空间以及档案管理工作效率低下等有关问题，而且还可以满足档案管理机构关于信息资料的实际需要[9]。在构建档案信息库之后，必须要不断地补充档案资料，及时更新与优化档案信息库，从而才可以提高档案管理的完善性、有效性以及全面性。与此同时，作为公路档案管理机构还需要有效发挥信息技术等优势，进一步加强档案信息资料的可靠性与安全性，也要打造一个科学的档案信息资料共享平台，全面实现信息资料的共享，此种情况下就能够拓宽档案信息资料的检索与使用路径，通过共享平台全方面了解与把握公路档案信息，不仅为档案管理人员的工作提供有利条件，也为档案管理事业的发展提供新的动力[10]。

三、结语

随着我国公路事业的发展，关于公路档案管理工作提出了新要求、新目标，尤其是档案信息化管理。基于此，作为公路档案管理机构与档案管理工作人员，必须要在思想层面高度重视档案信息化管理，优化与创新档案信息化管理机制，构建数字档案馆，打造档案信息资料共享平台，同时要求档案管理工作人员不断的学习信息化知识与技术，提高自身的业务能力与综合素养，从而在各个方面提升公路档案信息化管理水平。

参考文献：

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[4]陈希垚.关于文书档案问题分类法及工程项目档案完整性的研究——基于天津高速公路集团有限公司工程项目文书档案的实践[J].天津理工大学学报，2018，34（04）：40- 44.

[5]杨艳. 市场经济下企业档案管理的创新实践分析[J].中国新技术新产品，2012（2）：78.

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[7]杨冬权.团结奋斗 开拓进取 开创档案工作服务和谐社会建设的新局面――在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案，2007（1）：16.

[8]丁成明.增强三种意识 提升三种能力 扎实推进全省档案工作创新发展――在中共四川省档案局党组中心组学习（扩大）会上的讲话[J].四川档案，2012（6）：10.

[9]王跃琛.信息化时代背景下提高档案管理人员综合素質之我见[J]. 科技与企业，2013（04）：23.

[10]鲁俐.信息化档案保密管理的思路[A].2006北京地区高校研究生学术交流会――通信与信息技术会议论文集（下）[C ].2006.