作好天然气工程资料归档，推进项目可追溯化管理

孙迎晖

摘要：由于天然气易燃易爆的特性，以及城市工程建设的发展，道路、桥梁、地铁都在规划建设中，作为华中地区重要的燃气供应商，为适应社会的进步和发展，不断作好天然气工程资料归档提升工作，推进项目可追溯化管理，已越发重要，本文就天然气工程工程资料档案归档的重要性、资料归档中存在的问题，资料归档的方法和措施进行论述，以提升天然气工程项目精细化管理的水平和能力。

关键词：档案归档;项目可追溯化管理

1天然气工程资料归档的重要性及其意义

由于市场经济的多样性，企业在投资过程中，往往存在周期长、环节多、易发生突发等情况，面临着各种风险，稍一疏忽就可能造成无法估量的损失。如果项目管理到位，就可以有效避免一些损失，项目档案管理也是如此。良好的档案管理能提供工程建设的原始记录，查到问题症结所在，保证项目的顺利进行，在遇到法律纠纷时，还能够提供有效的证据，维护企业的利益。

2天然气工程资料归档中存在的问题

2.1同步资料缺失、问题多

我公司在审查监理和施工同步资料发现问题多，资料缺失多，从工程施工许可、施组设计、图纸会审、吹扫等14项关键工序的安装、质量、安全及进度和成本控制的日志记录情况进行评核，并逐条提出整改意见。通过检查反映出监理日志、施工日志的内容过于简单、不连续，对于重要施工工序及关键节点无检查结果、无详细的记录、无工序同步验收记录表等，工程施工与工程资料不同步，给工程质量的追索带来困难。

2.2竣工资料提交迟延，竣工资料内容缺乏，问题多

由于天然气工程项目众多，施工单位资料人员缺乏，各单位提交的竣工资料问题较多，如：记录的焊缝数量与实际不一致，无焊道图、无隐蔽工程记录、承建商施工人员报验程序不规范：如缺少年度报验手续，报验人员不齐、管理人员资质材料检查不严谨、监理未严格审查承建商施工组织设计，施组内部分内容无法满足施工要求。

3工程资料归档的方法和措施

3.1建立标准化的归档资料目录清单，统一工程资料归档要求

我公司按照城建档案馆工程资料的有关要求，统一执行武汉市燃气质量监督管理站制定的燃气工程竣工资料目录清单，从工程管理资料、施工技术准备文件、施工现场准备文件、设计变更洽商记录、设备材料出厂质量合格文件及试验报告、施工试验记录、施工记录、功能性试验记录、施工验收资料、质量事故及处理记录、竣工图及其他等十二个方面进行了规范，统一了工程竣工资料的管理，保证工程竣工资料的标准化。

3.2坚决执行三同步、作好工程资料质量归档管理

由于项目建设周期长、环节多及关系协作比较复杂，因此产生的档案材料内容涉及面广、数量多、形式多样，档案收集过程面对的部门和单位也很多，档案管理具有一定的复杂性，周期较长，很容易出现遗漏，为今后项目的后续建设和运营埋下隐患。这就要求档案管理人员具有较高的专业素质和丰富的实践经验。档案管理人员需要深入了解工程建设的全过程，坚决执行“三同步”：项目设立与提出文件归档要求同步;检查计划进度与检查文件形成情况同步;验收鉴定项目成果与验收档案同步。

随着各项工作的迅速展开，档案管理人员要找准档案工作在投资项目工作中所处的位置，抓住时机开展工作，保证档案及时收集、系统完整，档案组卷逻辑分明、条理清晰，便于查阅。企業档案管理部门要做好这项工作，科学制定档案管理流程至关重要。档案管理人员应从企业实际出发，根据国家相关规定，规范项目档案管理，有效控制项目档案质量，降低由于项目档案管理不到位而给企业造成的投资风险。

在投资项目合同签订及项目计划制定过程中，要明确档案资料提交的纲目和时间，要求相关方在项目执行过程中提交不同形式的项目文档资料，分阶段将收集的项目文档资料、设计图样及声像资料等向档案管理部门移交，改变过去建设工程档案在竣工后再算总账的现象，避免发生档案缺失、责任不明的情况，从而确保建设投资项目档案管理的质量，有效降低项目的未来风险。

3.3完善工程资料归档审核，作好流程管理，保证归档资料质量

分阶段档案收集是项目档案管理的工作重点，确定合理的档案收集时间点，档案部门要在这一环节中做好与主管部门的沟通，尽早让主管人员了解项目档案收集的内容和工作要求。项目档案的收集在很大程度上要依赖项目主管人员的积极配合，因此必须使他们充分认识到项目档案完整的重要性，认识到项目档案管理是项目管理的重要组成部分，并为项目的现在和未来提供支持服务。

3.4做好工程归档资料的检查，持续提升工程资料归档的责任意识

（1）各单位的所有过程管理资料放在各公司办公室以便随时检查。（2）各单位每周对各项目人员记录的日志及过程资料进行检查评定。（3）各单位在进行工程请款时，将每项工程的资料作为付款评核依据。

4结束语

综上所述，投资项目风险的防范在于投资决策和项目管理，项目档案管理是项目管理的重要组成部分。项目档案的质量体现着项目管理的水平，因此档案管理部门要特别关注可能影响项目投资安全的档案收集，尽可能多地了解项目整体运作过程，与相关部门多沟通，管理上变被动为主动，创建科学规范的项目档案管理流程，使项目档案管理成为提高投资项目管理水平的重要因素。