巧用空白行分隔不同项目

马震安

以分班分配住宿为例，我们要将不同班级的人员用空行分开。首先，按“班级”字段名以升序的方式进行排序，将具有相同数据“班级”的记录项目存放在一起;然后，再增加一个辅助列E，在辅助列的第二个空白单元格中输入公式“= O/（A3<>A2）”，并向下拖动填充（图1）。

接下来，选中整个辅助列，点击“查找和选择一定位条件”，在弹出的窗口中选择“公式”，将“错误”前面的勾选去掉，点击“确定”，这样辅助列中值是“0”的单元格就被选定了（图2）。

再接着，在任意选定的“0”值单元格中单击鼠标右键，选择“插入”，在弹出的窗口中选择“整行”，点击“确定”，这样就在辅助列每个“0”值所在行的上面插入了一个空行（图3）。

至此，辅助列已经完成其历史使命，因此我们需要将整个辅助列选定，并将其删除就可以了。

反过来，如果出于某种需要，希望将这些空行统统删除，只需要选定A列中的数据区域，然后依次点击“查找和选择一定位条件”：在弹出的窗口中选择“空值”，这样A列数据区域中的所有空值就都被选定了;右击其中的某个空值，选择“删除”，在弹出的窗口中选择“整行”，点击“确定”，这样数据区域中的所有空行就都被删除掉了（图4）。

应用扩展

在实际办公过程中，“定位条件”还是经常会被用到的。比如，对于复制带有隐藏行或列的数据区域，如果不想将被隐藏行或列中的數据复制上，在选择定位条件时，只需选择“可见单元格”，确定后再复制、粘贴就可以了。