关于做好企业办公室工作的几点思考

2019-10-30 03:39朱春辉
经营者 2019年16期
关键词:办公室工作工作效率

朱春辉

摘 要 办公室作为企业日常运转的中枢所在,其有着相当重要的作用。为此,需要对企业办公室工作有清晰的认识。本文主要就如何做好企业办公室工作提出了几点建议,为企业的运转与发展提供更加有力的支持。

关键词 办公室工作 工作效率 协调职能

办公室是企业日常工作运转中枢,承担着沟通上下、协调左右、联系内外的重要职能。正确认识办公室工作的重要性,进一步改进工作方法,创新工作方式,提高工作效率,发挥好办公室管理、协调、服务职能,不断提升办公室整体工作水平,对于推动企业科学有序发展有着重要的意义。

一、融入大局,充分认识办公室工作的重要作用

办公室作为企业运转中枢,承担着文秘、信息、督办、保密、接待、会议、信访、档案、交通安全、后勤等基础管理工作,是各单位的参谋中心、信息中心和协调管理中心。正确认识办公室肩负的职责和使命,准确把握面临的形势和任务,是推动办公室工作不断取得突破的前提条件。

(一)提高认识,切实增强做好办公室工作的政治担当

办公室是企业服务最直接、联系最广泛、保障最关鍵、运转最核心的综合办事机构,我们必须充分认识其肩负职责的重要性,增强紧迫感、责任感、使命感和荣誉感。必须在党性要求、政治立场、工作标准、作风形象等方面作示范、当表率;坚定不移地维护党中央权威和党中央集中统一领导,自觉在思想上、政治上、行动上同以习近平同志为核心的党中央保持高度一致,树牢“四个意识”,坚定“四个自信”,坚决做到“两个维护”。

(二)融入大局,切实增强办公室工作的有效性

办公室相关人员要自觉把本职工作融入推进企业改革、发展、稳定的中心工作之中,找准工作定位,不断增强超前意识、服务意识和效率意识,严谨细致地做好各项工作。一是要在决策建议中发挥好参谋助手作用。尤其是在复杂多变的新形势下,切实增强做好办公室工作的紧迫感和使命感,把复杂情况想得充分一些,把可能出现的问题想在领导前面,把应对的方案做早、做细、做全面,努力成为领导的外脑和智囊。二是要在经营管理中发挥好运转中枢作用。要根据企业规划、计划和阶段工作重点,统筹安排好领导和企业的各项日常工作。要紧紧围绕中心工作,提高协作意识,建立协作机制,加强与各方面的沟通协调,及时化解各种矛盾。树立全局意识、战略意识和协作精神,积极营造良好的工作氛围,为企业持续发展创造条件。三是要在工作部署中发挥督查督办的作用。督查督办是一个企业、一个单位提高工作效率和工作水平的重要环节。在督办中,要做好对上级部门及企业重大决策、重要工作部署、领导批示和交办事项以及重要专项工作的督查督办,突出重点,改进方法,不断提高督查督办水平;积极协调相关部门完成重点工作,确保上级和企业的各项政策规定、领导的决策指示等得到贯彻执行,取得成效。

二、发挥职能,不断提高办公室工作的效率质量

要紧紧围绕企业战略发展目标,加强对办公室工作规律的研究,进一步转变工作理念,创新工作方式,提高工作效率,发挥好管理、协调、服务三大职能,着力在提高办公室工作的科学化和规范化水平上下功夫。

(一)发挥好管理职能,在强化基础管理上取得新突破

“没有规矩不成方圆”,加强管理是做好办公室工作的有效手段,要始终坚持把加强管理摆在首要位置。一是要加强制度建设。结合企业工作实际,不断修订完善各项规章制度。要按岗位责任及工作制度规定,编制工作流程和标准,逐步建立详细、标准的业务操作手册,实现人人按流程操作、事事按流程办理。同时,抓好各项制度的落实工作,强化检查监督,维护制度的严肃性,增强工作执行力。二是要强化精细管理。按照工作制度和岗位职责,进一步明确各岗位工作要求和工作责任,做到每一项工作由谁来做,做什么,怎么做,做得怎样,都有明确的要求。三是要提升信息化水平。要适应企业信息化建设不断加快和深入的趋势,积极转变观念,创新方式方法,着力推进工作制度化、制度流程化、流程信息化,不断提高办公室工作的信息化水平。

(二)发挥好协调职能,在发挥枢纽作用上取得新进展

沟通协调是办公室工作最重要的职能之一,有效协调是工作高效推进的重要因素。一要力争在提升层次上取得新突破,主动拓宽责任领域,凡是视线内的事情,都要负责任、尽义务做好。在面对困难、复杂、紧急情况时,特别是没有明确主管部门的突发事件,办公室人员要勇于应对挑战,敢于承担任务,主动站到第一线去化解矛盾、控制事态。在协调过程中,要尊重并发挥其他部门和基层的作用。二是加强办公室内部沟通协调。建立畅通的内部协调机制和载体,加强内部信息的传递,提高信息透明度,认真做好“上情下达”“下情上报”工作,服务领导参谋决策。三是加强与外部的协调。与各级地方政府部门和兄弟单位保持紧密沟通和联系,为企业开展工作创造良好条件,营造较好的发展环境。

(三)发挥好服务职能,在提升服务质量上突出新特色

服务是办公室工作最根本、最重要的任务,要进一步在创新服务、细化服务上下功夫,正确处理好管理、协调、服务之间的关系,坚持把服务寓于管理和协调中,通过管理和协调来促进服务。一是提升标准化服务。要努力提升会议、接待的标准化管理;要将工作中的好做法、好经验固化下来,形成文字、表格,形成标准化的模板,通过制度化、流程化、规范化,进一步提高工作效率,保证工作质量。二是强化个性化服务。突出特色和个性,无论对上对下服务,还是对内对外服务,根据服务对象的个性、特点建立数据库,提供有针对性的服务,要突出企业特色。三是注重精细化服务。要切实将以人为本、关爱员工的人文关怀措施贯穿到工作的始终,把管理的高标准与对员工的高度关爱有机结合,不断提升服务的满意度。

三、创新方法,切实提高办公室队伍的素质能力

新形势、新任务给办公室工作带来了新的挑战和新压力,我们应该在充分总结好的工作经验和方法的基础上,进一步提高思想认识,创新工作方式方法,切实提高办公室队伍的素质能力。

(一)要有奋进的工作状态

办公室的工作繁杂,相关人员既需要有吃苦耐劳、奋发向上的精神状态,又需要有务实的追求目标,才能担起工作的重任。一是要有强烈的自豪感。要把办公室工作看作是建功立业的一个机遇、一种光荣、一份责任、一项使命。二是要有干事业的激情。要带着责任、感情和追求去工作,敢于承担重任、勇于面对困难、善于化解压力、乐于承受批评。三是要有自身的价值追求。要通过扎实的工作,让大家感到我们在做事、能做好事、能干实事,这样大家就放心让我们去干,我们也才能充分实现自身的价值。

(二)要有严谨的工作作风

办公室是联系基层和企业的窗口,代表着企业的形象,作风建设是办公室工作永恒的主题,也是办公室出成绩的重要法宝。一是要实。做好办公室工作要重实际、说实话、办实事、求实效,做到不唯书、不唯上、只唯实。不搞形式主义和表面文章,真正使人感觉到办公室的同志说话让人放心、办事让人放心,在家让人放心、在外不用担心。二是要细。办公室工作比较复杂,要求细心小心,不能粗心大意,三心二意,办文要经得起推敲,办公要经得起检验,办事要经得起核查。计划要周详,说话要有门,行动要谨慎。三是要快。办公室收发文件多,临时性工作多,客观上要求在分工负责的基础上,做到团结协作、上下联动,最大限度地发挥整体效能;做到遇事不推诿、办事不拖拉,争分夺秒、雷厉风行,实现文件处理快、会务筹备快、信息反馈快、督办落实快。四是要严。“严是爱、宽是害”,不但做事情要严,对自己也要严。做事情要高标准、严要求,拿出手的东西件件敢叫板,做任何事情样样是标杆。对自己要严,任何时候、任何地点都不放松对自己的要求,做到领导在与不在一个样、领导面前和职工群众面前一个样、当面和背后一个样。

(三)要有正确的工作方法

一是要正确处理好“上”与“下”的关系。办公室工作既要为领导服务,又要为基层单位和广大职工群众服务,相关人员在工作中切忌上恭下倨,摆架子,耍威风。对领导要尊重但不要畏首畏尾,要大胆开展工作。同时做好与基层各单位的沟通工作,待人接物要热情大方,能解决的问题要及时解决,暂时不能解决的要耐心做好解释工作。二是要正确处理好“大”与“小”的关系。办公室的工作既有涉及全局的大事,也是涉及微观的小事。但“大”与“小”并无严格的界限区分。有些事情感觉很“大”,只要组织到位、考虑周密,也能大事化小、小事办好。有些事情觉得很“小”,一旦迟办、漏办、误办,有可能变成大事,发展为坏事。对待“大”事要着眼于高,坚持从全局、领导的高度去思考和处理问题,为领导议大事、定大事、办大事当好参谋助手。对待“小”事要着眼于细节,细节决定成败,坚持高标准、严要求,抓好每一件小事,力求实现工作上的零差错、零失误。三是要正确处理好“前”与“后”的关系。处事靠前,工作中要敢于承担责任,要增强工作的前瞻性和预见性,比领导想得更早一点、更细一点、更深一点。论功居后,办公室的工作很多都是看不见、显不出来的,要有甘居幕后的心态,一丝不苟地完成任务,同时还要能当配角、善当配角,不折不扣地与业务部门配合协作好。四是要正确处理好“工”与“学”的关系。办公室的工作繁忙,但不能因为工作忙而放弃学习,在做好工作的同时要继续加强学习。加强办公室队伍的业务技能培训,搞好“传帮带”,营造浓厚的学习氛围。要加强能力建设,使每位同志拔腿能跑、动手能写、张嘴能说、动脑能思、有事能办;能够把小事做细,把大事做对,把简单的事做好,把复杂的事做准,把重复的事做优,把正确的事做到底,切实提高队伍的素质和能力。

(作者单位为中国石化勘探分公司)

参考文献

[1] 赵志鹏.对国有企业办公室管理工作的思考[J].辦公室业务,2018(24):12.

[2] 陈志远.做好企业办公室行政事务工作的具体举措和方法[J].办公室业务,2018(24):13.

[3] 刘燕.提升企业办公室管理工作成效的路径探索[J].中小企业管理与科技(下),2018(11):5-6.

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