关于加强企业办公室行政管理的思考

何欣键

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-103-01

摘 要 企业的办公室工作不仅量很大，种类也多，如果不做好日常工作还会增加工作量，不利于企业的有序运转。因此，企业为稳定持续地发展下去，就应思考加强办公室行政管理的有效措施，以便提高工作效率，降低管理成本，全面提升管理水平。

关键词 企业 办公室 行政管理

随着现代企业的快速发展，办公室成为各部门中的综合性管理服务机构，其中最重要的一个部门就是行政管理部门，做好行政管理工作有助于办公室提高行政能力。办公室的常见行政管理工作主要有收发文件、档案管理、公务接待和督查督办等，比较琐碎，行政管理部门及人员往往因对工作重难点把握不准、管理流程不完善、业务能力不够强等因素的影响，没能发挥好助手参谋和联系协调等职能，制约企业的运行与发展，亟待改进和强化。

一、围绕中心工作，把握好重难点

企业的整个办公室就像一台机器，要想快速高效地运转，各人员就必须分工明确，保持权责清晰，让每一个人都做好本职工作，在此基础上有效协作，保证顺利开展行政管理工作。换言之，在办公室行政管理中应严格遵守人尽其才的基本原则，让每一位行政管理人员都走上合适的位置，调动工作的积极性与创造性，能够在日常工作中抓住中心，坚持本职工作不动摇，在这一前提下开展其他工作，避免一味舍去中心做其他工作。除此以外，虽然企业办公室行政管理内容十分广泛，但在实际工作中必须有重点，预防盲目开展工作，达到事半功倍的效果。所以行政管理人员开展工作的第一要务就是抓住重点一件一件地处理。

当然，办公室行政管理也是异常琐碎的，在实施环节充满困难、阻力，而服务就是其难点，例如文件的收发，该项工作看似简单，细致程度却很高；又如命令的上传下达需要较强的协调性等，这类工作有明显的创新性，行政管理人员必须把握难点，实行最优的处理，确保在限定时间里保质保量完成办公室行政工作。

二、完善管理流程，提高工作效率

在平时的运营与管理过程中，企业要结合实际情况分析各种各样的影响因素，制定科学合理的办公室行政管理工作目标，强化其流程管理，从各个角度细化、量化制定的工作，通过定岗与定制的办法合理划分繁琐的行政管理任务，基于对行政管理的综合考虑与审视，客观分析开展各项行政管理工作出现的问题，妥善解决。

与此同时，企业办公室的行政管理人员应借助网络的优势提升办公自动化程度，从而缩短收集各方面数据与信息的时间，全方位协调行政管理工作机制，保证办公室行政管理的每一个工作流程都进入动态网络体系，实现无缝衔接。行政管理部门还要优化对量化指标的设计，定性评价主观性强的、非程序性的工作，不仅要奖励优秀的人员，还要通过科学化的手段惩罚表现不好的人，例如批评教育或警告处分等，提升行政管理的精细化水平；利用先进的信息化手段强化对企业会议管理、发文管理、签报管理和督查督办等工作的革新，实现自动化办公，大幅度提高行政管理工作效率。这就需要企业不断加强办公室行政管理信息系统建设，完善各部门的信息采集、信息整理流程，由行政管理人员开展实地调查工作，了解各部门的需求，促使行政管理部门和其他部门增进交流，奠定后期的交流与合作基础。

三、加强培训，提升人员工作能力

对于加强办公室行政管理而言，工作内容较多，对人员的要求也较高，既要知识面广、又要工作能力强。所以人员的业务能力与职业素养十分重要，应努力提高行政管理人员的理论水平和工作能力。职业素养还涉及到较强的沟通能力、写作能力、思维能力、事务处理能力以及端正的工作态度、较强的工作积极性，这些都是行政管理人员应当具备的。一是行政管理人员应主动参加培训活动，在企业办公室严格的考核标准下激发学习潜能；二是利用信息化技术，提高信息化管理能力，简化行政管理工作；三是加强职业道德训练，提升内在素养，消除消极情绪、怠工现象。

另外，行政管理人员要时刻关注企业领导关注的问题，主动积极开展各项工作，了解最新动态，增强对办公室行政管理工作的预见性。要建立时间观念，提高办事效率。要增强服务意识，提升服务主动性，善于了解各项工作的情况，主动追踪、督查落实，从而发现问题、解决问题、反映问题。例如抓督办工作的落实，根据时间节点检查各项工作有没有以企业决策为核心，找到问题的症结和原因，同时落实经理办公会议决策和上级领导批示的文件、代办事项等，完成每一项工作。如果遇到复杂的问题应改变沟通方式，讲求人文关怀，不要一味讲原则，提高应变能力，高效协调跨部门会议、职能工作等，降低工作难度。

总而言之，办公室是组成企业内部结构的重要部分，其行政管理更是企业运转中不可或缺的润滑剂，企业办公室务必要提高重视行政管理工作的程度，准确把握行政管理的重难点工作，在日常工作中完善并优化管理流程，并持续提升业务能力与素质，更好地履行各项职能，真正为企業排忧解难，夯实企业的管理与发展基础。

参考文献

[1]税梦.现代企业办公室管理工作的优化与完善初探[J].低碳世界，2018（06）：354-355.

[2]徐平.浅谈如何做好国有企业办公室行政管理工作[J].现代国企研究，2018（02）：228.