电力物资招标采购中发标澄清阶段的精益管理

黄超泽

中图分类号：F253.2 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-090-02

摘 要 精益管理是现代企业较为重要的管理方法，在电力公司电力物资的招标采购工作中采用精益管理思想可以产生不错的经济管理效益。本文针对电力物资招标采购中发标澄清阶段存在的典型问题，通过精益管理思想，采用“5why”分析及“八大浪费”等精益管理工具进行精益分析及精益改善，优化了管理流程，降低了采购成本。

关键词 精益管理 电力 招标采购 发标澄清 5why 八大浪费

随着我国经济的发展，电力需求正逐年上升，我国电力工程建设不断发展，电力物资设备的招标采购需求量也越来越大。为了保证电力项目物资质量，降低成本，提高经济效益，同时也为了保证电力物资招投标活动的公开、公平、公正和诚实守信原则，需要采用一些先进的现代管理思想使其朝着更规范有序的方向发展。精益管理是现代企业管理中使用极为普遍的管理方法，现代西方国家曾建立示范中心，推广精益管理。电力企业中，电力生产具有高度的连续性，并且生产和消费同步，所以对电力物资的选用及招标采购的管理要比一般工业企业有着更高的要求。总之，电力物资的招标采购作为电力安全的源头，关系着整个电网的稳定运行，必须引起电力企业的高度重视。

电力物资的招标采购是电力企业经营管理中的重要环节，倡导精益管理思想，运用精益管理工具，规范电力企业的招标采购工作，实施科学决策和有效控制，加强电力物资的招标采购管理，这是电力企业减少浪费、提高效益的重要途径之一。电力物资招标采购中的发标澄清阶段关系着后续的开标、评标工作，对整个招标采购工作及电力设备物资的质量保证起着承上启下的关键作用，发标澄清阶段处理的好坏程度，影响面极广。因此，在发标澄清阶段针对典型问题，运用精益管理工具，实施精益管控，对电力物资的招标采购工作、电力物资管理工作甚至电力企业的精益管理都具有十分重要的战略意义。

一、发标澄清阶段存在的典型问题

（一）典型问题一

根据国内多家电力企业招标采购中澄清文件的实际情况，发现在电力物资招标采购的发标澄清阶段，常常出现招标人对招标文件的紧急澄清现象以及供应商或招标人的选择性澄清现象等各类问题，此类问题可统一归结为针对招标文件的澄清不够充分，从而导致投标厂家应答不充分，影响电力物资质量，增加电网运行风险。

（二）典型问题二

在电力物资招标采购中的发标及澄清阶段，常常出现某些标的无投标厂商购买或少于三家购买而出现流标的情况，造成相关人力、财力、物力的浪费。

二、精益管理及工具

精益管理源自于精益生产（lean production），是衍生自丰田生产方式的一种管理哲学。精益管理由最初的在生产系统的管理实践成功，已经逐步延伸到企业的各项管理业务，也由最初的具体业务管理方法，上升为战略管理理念。精益生产是美国麻省理工学院教授詹姆斯.P.沃麦克等专家通过“国际汽车计划（IMVP）”对全世界17个国家90多个汽车制造厂的调查和对比分析，认为日本丰田汽车公司的生产方式是最适用于现代制造企业的一种组织管理方式，精益管理由此诞生。精益管理能够通过提高顾客满意度、降低成本、提高质量、加快流程速度和改善资本投入，使组织社会性的价值实现最大化。

精益管理工具主要作用是实现分析与改善两大功能，分析功能主要用于帮助项目成员完成对现有运营流程、管理流程、员工理念与能力的诊断，发现问题，分析原因，并进行原因区分和关键性排序，在项目选题和问题诊断阶段用得较多。根据是否以数据分析为基础，又可分为定性分析与定量分析两种。改善功能则主要运用在制定改进措施阶段，即主要从问题改善的角度提出可能采取的改善措施及评估其可行性。改善功能可以帮助项目成员拓宽改善思路，从问题的不同角度出发，提出各种可能的解决方案。精益管理可根据项目特点采取因果图、亲和图、5why分析、控制图、检查表、八大浪费、5S管理、甘特图、PDCA等诸多极具效果的精益管理工具。

三、“5why”及“八大浪费”理论

（一）“5why”理论

“5why”理论是找出问题根源的一种简单方法，它是一种诊断性技术，被用来识别和说明问题与原因之间的关系链。通过不断提问为什么前一个事件会发生，直到回答“没有好的理由”或直到一个新的故障模式被发现时才停止提问，从而发现问题的根本原因，并通过消除根本原因防止问题重演。通常需要问5次“为什么”，当然这也不是绝对的，取决于问题的复杂程度。

“5why”理论最初由丰田汽车公司发明，是其成功进行流程改善的秘诀之一。丰田认为要想真正地解决问题必须找出问题的根本原因，而不是问题源头；根本原因总是隐藏在问题源头的背后。只有反复地问“为什么？”，打破沙锅问到底才能了解问题的真正原因，從而找出解决问题的对策。举例来说，你可能会发现一个问题的源头是某个供应商或某个机械中心，亦即问题发生在哪儿，但是，造成问题的根本原因为何呢？这就必须进行更加深入的挖掘，询问问题何以发生。先问第一个“为什么”，获得答案后，再问为何会发生，依此类推，问多次“为什么”，直到获得问题的根源，这体现了精益思想的基本态度。

（二）“八大浪费”理论

“八大浪费”是定义工厂在JIT生产方式中的，其浪费的含义与社会上通常所说的浪费有所区别。对于JIT来讲，凡是超出增加产品价值所必需的绝对最少的物料、设备、人力、场地和时间的部分都是浪费。

精益思想将所有不增值的活动称之为浪费，将其进行归纳，总共有八种：（1）不良、修理的浪费；（2）过分加工的浪费；（3）动作的浪费；（4）搬运的浪费；（5）库存的浪费；（6）制造过多过早的浪费；（7）等待的浪费；（8）管理的浪费。八大浪费用于深入分析未能创造价值的活动，可以更深入地了解杜绝浪费的概念和做法。

四、发标澄清阶段的精益分析

“5why”理论可以通过不断发问、回答进行诊断，并且识别出问题与原因之间的因果关系，直到找出所需改善的根本原因。一般可以提问、回答5次左右，但也不是绝对的，有些稍简单现象，提问一两次就能找出症结所在了。

（一）典型问题一分析

针对上述典型问题一，本阶段采用精益管理工具的“5why”方法进行分析。通过“5why”分析，找出“澄清不够充分”的深层次原因，直到做出根本性回答，再对此原因采取针对性消除措施，进而达到精益改善目的。根据典型问题一（针对招标文件的澄清不够充分），下面进行具体分析：

（1）问：为什么澄清不够充分？

答：我们发出的澄清不够完善。

（2）问：为什么澄清不够完善？

答：我们的招标文件（尤其是技术文件）编制不够严谨，存在较多欠缺之处，导致供应商提出过多需澄清问题，从而导致无法充分答复；供应商紧急下载标书，未仔细看完标书，匆匆提出需澄清问题，也导致无法充分答复。

（3）问：为什么无法充分答复？

答：时间不够充裕。

（4）问：为什么时间不够充裕？

答：招标采购计划时间安排过紧。

通过上面的分析，我们可以找出针对问题的重要根本原因是“招标采购计划时间安排过紧”。

（二）典型问题二分析

针对典型问题二，运用精益工具“八大浪费”来分析，可以发现流标可产生“等待的浪费”、“管理的浪费”。

对于“等待的浪费”这个问题？我们可以从以下几个策略去思考：

（1）在招标采购中，对等待的发生和改善过程是否有记录。

（2）在招标采购流程中，发生很短的延误时，项目负责人是否可以互助，防止等待发生。

（3）若前后工作流程中断，项目负责人是否闲置。

（4）若后续流程发生问题，工作无法进展时，工作人员是否闲置等待。

对于“管理的浪费”，我们应该具有合理规划以及足够的预见性，并在工作的开展中加强协调、反馈及控制，尽量减少管理浪费的发生。“管理的浪费”相比其他七大浪费而言要严重很多，解决起来也会困难很多。其他七大浪费大多数可以量化，而管理方面的工作具有一定的弹性，要想全部进行量化管理较为困难，但“管理的浪费”一旦在某种程度上消除，甚至可能让工作效率出现几何增长。当然，如果不能对“管理的浪费”形成共识，齐抓共管，精益管理是很难持续有效地长期开展的。

五、改善方法

（一）典型问题一的改善方法

针对该阶段存在的问题，通过“5why”分析，“招标采购计划时间安排过紧”可导致“澄清不够充分”。虽然“招标文件编制不够严谨”可通过宽松的招标采购计划消除一定影响，但优质的招标文件可减少不少澄清工作。因此，可采用以下措施改善现存问题：

（1）加强招标文件的严谨编制，又因供应商提出的澄清问题更多为技术问题，因此更需加强技术文件的严谨编制。招标机构或管理部门可对技术文件编制不够严谨的需求单位进行一定的处罚，例如某需求单位编制的需求计划假设为10条，在招标采购澄清阶段由供应商发现了某几条计划共存在6条澄清，且这6条澄清有三四条存在明显不符实际的疏忽甚至错误之处，这种情况可适当处罚。

（2）采用适当宽松的招标计划，售卖标书截止后可适当预留20天左右，扣除相关规定的15天还剩5天，这样留给供应商发现需澄清问题或者需求部门回复澄清的时间稍显宽裕，从而改善澄清提问及解答的充分性。

（二）典型问题二的改善方法

为减少发标阶段因流标产生的“等待的浪费”及“管理的浪费”，可采取以下措施缓解：

（1）将概算金额较小的相似标的合并，增大标的金额，吸引投标厂商。

（2）某标的概算较小，尽量一个包；同一标的尽量避免过大过小标包出现，如一个1000万，一个100万。

（3）预估流标的标的，可在需求分包环节提前向管理部门申请计划回退，避免在多次流标后再处理，尽量减少在程序上的时间及管理浪费。

六、结语

本文利用精益管理思想，采用“5why”、“八大浪费”精益管理工具对电力物资招标采购的发标及澄清阶段的两个典型问题进行精益分析，并根据分析提出相关具体可行措施进行精益改善，减少了不必要浪费，提高了经济效益。需指出的是，精益管理及其工具可以在电力物资招标采购全过程中使用，不断提升招標采购工作质量，使电力物资的招标采购工作朝着更加规范、精益的方向发展。

参考文献：

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