高校设备全生命周期管理的“清华实践”

杨 柳，黄开胜，江永亨

在新形势下，伴随着“互联网+”“创新创业”“新工科”等项目的广泛开展，建设世界一流大学和一流学科已经成为我国高等院校深入发展的方向。在这一背景下，如何进一步加强高校仪器设备全周期信息化管理，如何加强高校采购信息化体系的构建，以及如何建立科学的高校政府采购绩效评价体系，更好地为学校建设服务，更好地为教学、科研服务等，已经成为人们关注的话题。本期“特约专栏”向大广大读者推荐清华大学、中山大学和华侨大学关于上述几个方面的文章，供大家借鉴、参考。

高校设备全生命周期管理的“清华实践”

杨 柳，黄开胜，江永亨

（清华大学 实验室管理处，北京 100084）

清华大学以政策管理和业务办理相融合、采购和资产管理相贯通、业务与财务相融合为主要思路，构建了“设备全生命周期管理平台”系统；用信息化手段实现了设备采购、建账、使用、处置的动态全过程闭环管理，实现了采购业务、使用管理的集成，并建立了依托信息系统的高校设备全生命周期管理的新模式。该文分析了平台的建设思路、体系设计、技术实现与应用创新，通过案例对比介绍平台产生的管理效益。

全生命周期管理；信息化技术；内部控制；财务协同

1 目前高校设备管理信息化现状

国内高校设备管理信息化经历了单机版、网络版和集成平台3个主要阶段。第一个阶段的主要特征是管理部门使用单机版软件，依靠手工录入完成卡片和账目的电子化管理，摆脱了纸质账本的限制[1]；第二个阶段是利用网络版软件，通过共享数据，整合建账、管理设备，依靠权限分配实现设备业务管理目标，主要特征是基于局域网或互联网的客户端/服务器（C/S）或浏览器/服务器（B/S）架构软件，能与学校信息平台实现基本集成与对接，能实现主要设备管理业务的系统内协同；第三个阶段是整合主管部门、用户、供应商等角色，利用集成度和智慧化程度较高的互联网平台，实现设备采购、管理、服务和监管的多项职能，主要特征是实现与财务、人事、资产等校内核心业务多系统协同[2]，利用物联网技术实现电子标签、设备定位、状态监控等；利用移动互联网，实现基于APP或微信的移动办公，利用大数据技术实现设备管理全局分析，并能对未来管理提供科学决策依据[3]。

通过2018年底对教育部75所直属高校调查统计数据可以看出，目前大部分高校正处在第二阶段，部分高校已经向第三阶段演进发展（见图1）。

图1 设备信息化应用阶段统计

此外，各高校设备管理信息化建设模式主要有4类：模式一，购买业界通用管理软件；模式二，以业界通用软件为基础，结合本校业务实际做二次开发和整合；模式三，学校自行研发；模式四，学校委托企业定制研发。设备管理信息化模式变化趋势如图2所示，主流建设模式为购买高校行业通用软件和依靠这些软件做深度定制化与集成整合，学校自行研发建设模式越来越少。

图2 设备管理信息化建设模式变化趋势

2 存在的问题分析

这些统计数据与变化趋势，让我们关注高校设备管理信息化发展过程中普遍存在的问题。

（1）业务相对单一或分散，信息孤岛现象比较严重。设备管理的业务已从最初的账目管理，发展出预算论证、采购、监管、验收、共享等丰富内涵。调查发现一些高校设备管理系统主要实现了设备入库、变动和处置的资产账目管理，业务功能相对单一，存在论证、采购、使用等业务由不同信息系统实现，管理分散，数据孤岛效应明显。

（2）业务协同能力不足，服务水平有待提升。越来越多的设备管理业务需要与财务、国资管理、采购等部门协同办理，如果信息系统不能实现跨部门和跨系统业务协同，就必须通过线下人工处理，势必出现业务效率低的问题。在主管部门管理职能不断强化的同时，学校也对服务师生能力提出了更高的要求，需要主管部门利用行政资源优势，让师生减少在相关业务办理的时间和精力投入，使得更专注于教学和科研，甚至要求主管部门利用自生掌握的信息优势，主动提供诸如“无纸化”“零跑腿”的特色服务。但是，“重管理，轻服务”的设备管理系统为师生服务的能力较弱，已经影响到职能部门的服务能力建设。

（3）平台缺少持续发展的迭代能力。由于相关政策法规推陈出新，业务管理和服务要求不断升级，加之学校信息化应用日趋完善，设备管理信息化已不再是单纯的管理软件开发工作，逐渐演变成包含政策学习积累、行业动态追踪、管理模式研究、技术应用创新和持续专业服务的专门领域。仅仅依靠软件技术研发团队定制软件，常出现缺少业务知识积累、业务迭代缓慢、技术团队不稳定等问题，甚至会出现全盘开发推倒重来的现象，建设模式缺少持续发展能力，已跟不上学校管理与发展需求。

（4）安全与保密管理比较薄弱。通过分析业务的数据单元或数据整体全貌，可以得到丰富的敏感信息，如经费投入动向、采购价格水平、市场竞争趋势，甚至可以评估出某些保密科研能力的现状水平。如果这些信息出现不当使用和泄露，必将产生严重后果[4]。除了系统的技术安全风险外，信息化项目的管理风险也不可轻视，目前业界大部分项目的技术运维主要依靠开发公司，技术运维人员可以接触到生产服务器和核心数据库，这种运维模式存在较大安全风险[5]，可能发生数据泄密导致被窃取他用的情况。

这些普遍存在的问题，是一些内在的共性原因所致，总结为以下几个方面：

（1）政策法规和学校事业发展对职能部门的管理提出越来越高的要求，业务管理愈发完备、精准，业务先行调整，导致与之配套的信息系统短期内跟不上调整步伐，出现发展滞后、功能缺失等“拖后腿”现象，也容易出现信息孤岛的零散布局。

（2）部门之间工作优化协调难、共享数据难。校内部处之间容易以职能分工为边界，构筑信息化“篱笆”。人为地将客观存在的“全生命周期”切割成多段业务流程，系统功能过分强调独立履职，忽视数据相互依托，轻视师生服务的连续性和整体性。这些正是数据重复录入，业务签字盖章跑腿多的主要原因。

（3）规划水平落后，布局混乱。信息化建设路径，大多是从单一小系统逐步发展成综合性复杂业务平台，这是客观规律，但在从小到大、从易到难的过程中，科学规划和阶段性的整合重构是必须的。由于职能部门一般缺少信息化专门人才，如果又不及时寻求行业专家或学校信息化主管部门的“外脑”支持，容易在项目论证和选型阶段决策失误，过分关注当前业务需求的实现，忽略科学规划、可持续发展，导致系统布局不合理，业务整合和数据共享滞后，彼此信息隔阂，迭代升级困难，安全保障乏力。

（4）信息化建设遴选标准和投入模式有待优化。受招标采购评分规定的影响，管理软件常和货物采购适用相似的评分标准，价格分权重太高，容易采购到价格低，满足当前功能需求，但缺少持续迭代能力的建设方案。经费投入也偏重软件项目建设，建成后的持续改进和服务投入不够，这也是影响可持续发展的重要因素。

（5）职能部门缺少专业技术维护人才，在项目建成后的运维工作过分依赖软件公司，没能与学校信息化主管部门有效合作，将软件维护和数据管理职责分开，是导致核心数据处于泄露风险的主要原因。

综合以上问题及原因分析，通过可持续发展的建设模式，构建多部门协同[6]、涵盖设备从立项论证采购到处置报废的“设备全生命周期管理”逐步成为管理者的主动选择，成为支撑主管部门履行设备采购、管理、服务和内控职能的重要保障。

3 设备全生命周期管理平台

3.1 平台建设的基础

我校于1998年建立了仪器家具管理系统，2006年建成设备购置审批系统，2014年大型仪器共享平台上线服务，2017年又建设了试剂材料管理系统。这些系统较好地满足了当时的管理需求，发挥了很好的作用。但各系统相对独立，未实现采购管理、设备资产管理、试剂材料、设备开放共享等业务协同和数据共享，未能与财务、资产等其他业务系统互联互通，在一定程度上存在“六多”现象，即师生跑腿多、纸质文件多、重复填报多、等待时间多、信息孤岛多、统计困难多。

近年来国家推进“放管服”政策，发布了2017—2019“互联网+招标采购”行动方案，2019年1月开始正式实行政府会计制度，我校对设备采购与资产管理工作确立了“合规、效率、质量”三年发展规划，管理工作面临更高的要求，激发科研活力的政策能否接得住，是对主管部门的重要考验。在此背景下，现有的信息系统已经不能满足未来工作需要，制约了学校实验室与设备管理工作的发展。系统之间的优化整合和互联互通，特别是资产、采购、财务业务集成共享成为未来发展的必然选择，因此学校决定建设“设备全生命周期管理平台”（以下简称平台）。

3.2 建设目标与设计原则

经过充分论证，学校提出了“一站式服务、一体化管理”的信息化平台总体建设目标。一站式服务是基于一套系统、一个界面完成主管部门对全校师生的服务；一体化管理是以设备采购和资产管理的业务逻辑主线为基准，打通采购、资产管理、财务报销等业务环节，实现一体化的集成管理。

为确保平台能够较好地满足业务需求，并具备良好的应用价值和持续迭代能力，其设计和建设工作坚持以下原则：

（1）标准化原则：即遵循国家相关数据标准，并支持学校信息化标准体系，包括数据标准、技术标准和运维标准；

（2）流程化原则：即所有业务采用BPM（business process management）设计，用事件驱动，自动流转和即时实现高效率工作送达与处理，降低平台对应用程序的依赖，为未来提供良好扩展性；

（3）协同化原则：即全域协同，校内不同职能部门，校外供应商和代理机构根据分工不同，以“大协同”的理念共同参与，打通部门之间、学校内外的数据壁垒；

（4）便捷化原则：管理和服务工作需要用户广泛参与，方便易用是关键，因此平台除了支持PC端，还支持手机端，通过微信、APP等实现移动办公，并强调用户操作界面的方便使用。

3.3 业务模型设计与实现

基于“一站式服务、一体化管理”的总体建设目标，结合部门职能与业务实际，提出了“设备全生命周期”管理模型[7]（见图3）。

图3 “设备全生命周期”管理模型

该模型围绕“一条主线”，即设备生命周期主线，整合“四项职能”，即整合管理业务、采购交易、服务师生、内控监督职能，协同管理“六库”，即政策法规库、设备资源库、采购合同库、供应商库、专家库、科教产品库，将设备采购与设备资产管理通过验收入账业务衔接成管理闭环，构建了从采购申请审批、采购实施、进口外贸、合同及履约，到验收入库、财务报销、使用变动、盘点核查、报废处置的全流程电子化业务链，并通过与财务、国资的跨系统整合，实现跨部门业务协同[8]，该平台功能结构如图4所示。

图4 设备全生命周期管理平台功能结构图

（1）设备采购方面。通过全流程无纸化在线申请和审批，减少了师生跑腿，提高了工作效率；通过搭建供应商线上参与的比选、招标、磋商、谈判、商城直购交易平台，让采购阳光高效，降低了交易成本；通过对供应商实名认证管理和建立信用体系，降低了采购履约风险；通过推行代理机构线上反馈结果，合同在线审批流转和外贸业务动态跟踪等手段，让采购过程透明高效，大幅减少了人力投入。

（2）设备管理方面。建立设备领用实名制，实现了设备使用权利和保管维护义务的统一[9]；通过定期自查和动态核查管理设备现状，全程可追溯，堵住资产流失风险；实现实验室管理处、财务处、资产处的数据对接和业务协同，完成与新的政府会计制度衔接；设备家具软件与国有资产实现“并账管理”、业务联动、实时上报；建立大数据中心，为后续绩效管理、科学配置、辅助决策奠定基础。

3.4 管理与服务应用探索

平台借鉴了业内高校的部分先进做法，并在一些管理和服务领域做出积极的探索。

（1）一站式服务。平台提供一站式服务大厅，师生登录统一入口办理各类业务，能够实时便捷地追踪业务进程动态，将过去用户主动寻找选单（菜单）发起操作的模式，优化成用户被动接受通知，按需驱动业务流转，大幅度降低平台用户的使用载荷，并通过流程再造实现了绝大部分业务“最多跑一次”。

（2）互联网+采购服务[10]。在支持常规采购交 易模式外，平台利用网上比选的优势，实现征集采购项目方案、线上完成评标选标，不仅进一步扩大了市场竞争，缩短了采购执行时间，也减少了供应商现场出席、标书印刷等制度性交易成本，整体性地提高采购效 益[11]。

（3）大数据支持业务创新。科学有效地分析平台数据，为编报设备预算、减少重复购置、预警违规采购、减少设备闲置、提高资源利用率、防范内控风险等工作提供依据和参考。

（4）强化信息公开和内控监督。建立全球公开的设备采购和处置信息平台，加大信息公开和公示力度，优化内部岗位职权关系，实现“不相容岗位”的分权，建立业务分级审批和分段运行机制，优化内部监督，防范风险[12]。

（5）移动办公。通过微信、手机短信或邮件向用户推送业务通知，支持手机办理和审批业务，为师生在移动环境下使用系统提供方便，实现了管理随身、服务随行。

3.5 平台运维模式

平台的建设模式，采用引入高校行业通用软件成熟经验，集合学校管理实际，委托企业专业团队定制开发软件。项目由学校信息化办公室把关论证，由信息化技术中心负责技术运维，2个部门负责监理软件开发企业的项目过程。实验室管理处，信息主管部门全程参与软件企业的系统设计、运维保障、项目进度等关键工作。

项目严格执行软件研发和数据管理分开的原则，由学校信息化技术中心对软件开发企业的技术架构做总体评测，全面扫描软件代码，整改排除代码安全隐患后，交由学校信息化技术中心工作人员部署升级，日常数据管理也由学校工作人员负责，软件研发企业无权限接触正式系统的服务器和数据资源。

这种模式既能充分借鉴行业内成熟信息化资源，让设计和研发工作具备较高起点，又能发挥学校信息主管部门的专业指导、项目监理、方案把关和数据保密方面的专业优势。技术运维全程隔离主管部门和开发团队，很好地实现了数据安全与保密工作。

4 管理与服务效益

我校设备全生命周期管理平台上线运行6个月来，服务师生30余万人次，办理各类业务近4万项，提交采购申请总额9.3亿元，执行采购预算总额约5.3亿元，签订合同2400余份，资产建账增值逾12亿元。通过平台上线后的运行数据分析，从管理能力、服务能力、内控能力、协同能力角度对比平台实施前后，结果如表1所示。

表1 设备全生命周期管理平台实施前后对比

以非政府采购为例，平台上线前完成10~50万元的设备采购一般需耗时数周，平台启用后通过网上比选方式引入市场竞争、教职工无需编写复杂的调研报告，平均3~5 d即可完成采购；此前教职工需要持纸质合同和审批表找多人审核签字后方可盖章签署，要往复多次跑腿，现在申请审批全部线上办结，实现了业务办理最多跑一次；此前设备验收建账所需采集的数据全部由教职工填写，还需登录财务系统重复填写以完成报销，现有平台打通了采购到资产和财务的数据链，一次采集多系统共用，教师无需登录财务系统，实现资产入库和报销“两单合一”，全面提升验收建账报销的服务体验；数据分析表明平台上线前，业务审批平均耗时约2.5 d，现在由于支持手机审批，平均审批办结时长降低到约0.9 d，大幅提升了业务时效。

5 结语

我校设备全生命周期管理平台，是实验室和设备主管部门在“双一流高校建设”背景下提升学校治理能力的一次积极探索，平台顺利上线检验了全生命周期管理设计和建设路径的可行性，运行实效也表明在优化管理和改进为师生服务方面效果显著。平台后续还将持续优化各项服务，并在电商化采购，数字招标，评审专家共享等领域继续探索实践。

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“Tsinghua practice” on life cycle management of equipment in colleges and universities

YANG Liu, HUANG Kaisheng, JIANG Yongheng

(Office of Laboratory Management, Tsinghua University, Beijing 100084, China)

Tsinghua University has constructed the “Equipment life cycle management platform” system with the integration of policy management and business processing, procurement and asset management, and business and finance. By means of information technology, the dynamic whole process closed-loop management of equipment procurement, accounting establishment, and utilization and disposal is realized. The integration of procurement business and utilization management is completed and a new model of the equipment life cycle management in colleges and universities relying on information system is established. This paper analyses the construction idea, system design, technology realization and application innovation of the platform and introduces the management benefits of the platform through the case comparison.

equipment management; life cycle management; information technology; internal control; financial collaboration

G482

A

1002-4956(2019)10-0001-05

10.16791/j.cnki.sjg.2019.10.001

2019-03-06

杨柳（1980—），女，湖南怀化，博士，实验室管理处副处长，主要从事仪器设备招标采购与管理工作。E-mail: yangliuthu@tsinghua.edu.cn

黄开胜（1970—），男，湖北武汉，博士，实验室管理处处长，主要从事实验室建设与资产管理工作及高等教育管理研究。E-mail: huangks@tsinghua.edu.cn