企业办公室行政管理中存在的问题及改进

郝晶晶

摘 要：随着时代的进步，企业办公室行政管理工作涉及的工作内容越加复杂，为公司发展带来了较大的挑战。基于这种现状，文章深入探索了当前办公室行政管理工作中面临的工作与实际分离、缺少规范体系及个人水平不足问题，并提出相应的解决方法，为公司发展提供指示意义，进而提升办公室行政管理工作效率，促进企业更快发展。

关键词：新背景；公司管理；行政管理

当前背景下，办公室行政管理工作越加复杂化，工作量也有较大提升，因此对行政管理工作提出了全新的要求，同时也面临着全新的问题。需要快速地提升办公事务管理及行政事务管理的工作效率。本文对企业办公室行政管理工作提出了全新的发展要求及改进措施，进而適应新背景。

一、企业办公室行政管理中存在的问题

1、不具备规范的管理体系

办公室工作较为繁琐、复杂，并且随着公司不断扩展规模，办公室工作复杂度及工作量也显著提升，相应地出现了很多问题。由于不具备规范的体系来规定工作行为，造成工作授权凌乱、分工混乱的情况，引起不能顺利开展最后的工作。另外，办公室的压力较大，如果不明确划分工作职责，常常是很多人都可以从事相同的工作，很多工作人员的工作热情不高涨。在某些缺乏办公室行政管理工作规定的公司，会给部分工作人员懈怠工作的机会，不能严格根据规定开展实际工作，引起行政管理工作没有头绪和效率低。因此，当今的某些公司行政管理工作不具备规范性及科学性的指导，引起行政管理质量较差，进而制约了公司的全面发展。

2、行政管理脱离工作实际

与实际分离是行政管理工作的形式主义主要表现方式。在平时的管理工作中，因领导人员的能力问题导致的决策失误有很多，正是由于这些失误，才使得办公人员在完成工作并执行管理人员命令时只关注形式主义，形成一种只为工作而工作的情况。很多办公室人员对相关资料及实际工作状况不太了解，不具备丰富的实践经验，在执行行政管理过程中，只根据规章制度办事，引起部门之间缺乏配合交流，不利于公司效益的提升。

3、办公室工作人员的整体水平有待提高

从对实际情况的了解及资料调查结果来看，很多公司的办公人员存在能力不够的情况，这种情况分成以下几点：（1）缺乏专业人才指导帮助，办公室行政管理工作缺乏专业人才，很多都是其他专业或者别的部门的兼职人员。（2）办公室人员缺乏工作经验，这种现象大多是由于很多办公室人员都是缺乏工作经验，工作年限较短的职场新人，在进行工作实践时，不具备综合的全方面考虑能力。（3）很多具备能力的行政管理人员不作为，或是由于不满意当前的工资待遇及工作环境等等，引起其工作积极性不高，即使有能力也不愿意投身其中发挥核心作用。

二、新形势下改进企业办公室行政管理的措施

1、遵循先进的管理理念

现代公司管理倡导使用合理有效的组织、思想、手段及方法展开有效管理，

在这种思想指引下，公司办公室管理应向流程化、精细化、效益化及协同化发展，这是满足行政科目划分愈加复杂和细化办公室工作特征的。公司办公室管理模式一直较为模糊化，无法切实保障管理工作的延续性及实效性，而定量化地精细管理可以很好地防止出现这一问题。精细化管理的概念，是根据一定逻辑性进一步细化各项行政事务，既满足整体考核，又能对每一步骤加以控制，确保各项行政事务的有效落实实行。将流程化思想融入到公司办公室中去，对各种工作任务进行分解，完善已有的工作步骤，进而提高行政管理工作效率。

2、健全办公室行政工作管理体制

由于缺乏健全的制度及规范制约导致出现工作的失误，办公室行政管理工作也是这样的。所以，需要有针对性地做好下面几项工作：（1）完善相关体系制度。可借鉴学习其他先进公司的做法与经验，也可以针对自己已有的积累和经验进行制定，确保工作执行依靠于体系规范，而不是某些领导人员的个人想法。（2）要了解工作人员的职责，确保他们在执行工作过程中不会出现权利重叠的情况，避免出现工作热情度不高的情况。（3）构建办公物资管理制度，明确规范制定工作中需要存放、采购及使用的办公物资，避免利用职务便利私拿办公物资或使用不当情况。

3、注重培养办公室行政管理人才

办公室行政管理工作中提高个人水平是非常关键的，也是应对复杂而零碎的办公室事务的核心。在提高个人水平方面，应做到：（1）吸引外来人才，要重金聘用具有丰富专业知识的行政管理人才。（2）对工作人员进行工作技能及基本知识的培训，提高其实际工作的水平及能力。（3）提高职工的工作积极性，可以采用评级制度的形式考察工作，并加以奖惩制度，从而激发工作人员的热情。

4、培养团队精神，提高公司内部合作力度

只靠办公室一个部门不能有效提升行政管理工作效率，需要建立企业内部的团队精神，使得各机构可以建立健全的沟通制度，共同配合办公室展开行政管理工作。公司发展与合作密不可分，每一个公司的正常运转都不可能只靠几个部门独立工作实现的。行政管理工作是贯穿全部部门的一项工作，需要各部门共同合作参与进来。

结语：总而言之，本文对新背景下办公室行政管理工作承担的角色、内容及面临的挑战进行了深入探索，并提出了相应的改进措施，以期能够促进公司进步并提升办公室行政效率。

参考文献：

[1]提升企业办公室行政管理质量的重要作用[J]. 徐文. 现代国企研究. 2018（16）

[2]新形势下办公室行政管理工作的思考[J]. 史俊. 办公室业务. 2018（10）

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[4]新形势下做好办公室行政管理工作的几点思考[J]. 赵文忠. 办公室业务. 2012（23）

[5]浅谈如何在新形势下做好办公室行政管理工作[J]. 刘翠贤. 办公室业务. 2012（19）