数字化《出生医学证明》档案管理对策探讨

边琳琳

摘要：《出生医学证明》档案是一种很重要的医学资料，对其进行数字化的过程管理，可以在一定程度上减少信息的孤岛问题，并且可以进一步提升档案的影响范围。这样的做法有利于对《出生医学证明》档案进行多次的开发与利用，从而使得信息的利用效率得到进一步的提升，以适应用户多元化的使用需求。数字化的《出生医学证明》档案管理，增加了信息的共享力度，它既可以促进工作人员工作效率的提升，还可以给社会大众提供更加优质的服务。

关键词：数字化;《出生医学证明》;档案管理;对策

对于出生医学证明档案来说，它是一种具有着法律效力的医学类文书，它可以对出生人口的登记情况起到一个规范化的作用，另外，它对母婴的保健工作也具有加强的作用。从目前来看，出生医学证明档案在人们的社会生活中所起到的作用越来越广泛，它涉及到大众的入学以及出国等多方面的内容。所以说，对其进行信息化的管理，实现其重要的纪实作用，是现阶段关键的工作要义。

一、实现数字化《出生医学证明》档案管理的意义

（一）对档案的安全管理具有促进作用

在日常的《出生医学证明》档案管理工作当中，纸质的档案是交由各自的单位来分散保管的，但是诸如库房换址或者是房屋的改迁情况，都极易引起档案的损坏或者是丢失。因此，对档案施行数字化管理，可以有效保证档案的安全性。另外，在数字化管理档案的情况下，需要查阅者先出示自己的身份证件，这在一定程度上加强了档案的保密工作。此外，还需要指定专门的人员来对数字档案进行日常的管理与维护，尤其是在一段时间之内要定期对系统进行检查，进而确保数字化档案的安全管理。

（二）可以加强档案资源的共享

在当今社会信息化高速发展的环境背景下，实现资源的共享与利用，可以从侧面降低出生档案信息的孤岛问题，它在减少档案的丢失与损坏方面具有重要的意义。这样的信息化管理方式，可以改变原有的档案封闭管理的传统模式，从而使其向着更加开放化和便民化的方向发展。这样的管理方式，打破了档案管理的空间限制，也改变了时间局限，有利于充分发挥出档案的信息化特征。

（三）有利于办公效率的提高

对于《出生医学证明》档案管理来说，信息化的管理方式是将保管着的实体文件向着数据信息的一种转化。它可以加快对所需信息资料的查询速度，大大地节省了信息查询的时间。在进行档案信息化管理的进程中，它的检索工作效率有了相当程度的提升，而且检索的范围也得到进一步拓宽。档案的信息化实现，使得关键信息的搜索和查阅实现了网络互联化，能够使得地域之间实现信息的沟通和借阅，大大地方便了彼此间的交流。另外，这样的做法也缩减了对信息资源的二次编著时间，大大地节省了工作时间，也提升了工作效率。

（四）有利于实现对档案原件的保护

对于数字化《出生医学证明》档案信息管理来说，它具有更高程度的安全系数，而且减少了对档案原件的反复查阅以及复印过程。特别是对于一些年代较为久远的档案资料来说，数字化的管理过程能够起到很好的保护作用，可以降低对档案的磨损程度。此外，这样的数字化管理方式，可以有效防止档案被篡改的可能，对信息的安全性具有重要的保障。

二、数字化《出生医学证明》档案管理对策研究

《出生医学证明》档案的数字化管理工作涉及到多方面的内容，首先是需要建立起一个档案的数据库，其次是对纸质的文件内容进行数字化的处理，再次就是对数据信息进行安全管理的工作。从目前来看，《出生医学证明》档案数字化建设主要包括高速扫描以及平板扫描这两种主要的形式。其具体的管理策略如下：

（一）档案扫描

对档案进行扫描以后，可以将影像资料存储为jpg和pdf两种格式。jpg格式的文件的主要作用是对纸质的档案起到一个备份的作用。需要注意的是，在进行存储工作之前，要先对文件进行处理，达到纠篇和去灰的目的。而pdf格式的文件，是用来进行日后的网络查询用途的。它是由jpg文件合并和转换而来的，因此为了减少它的大小，需要采取多页储存的格式。而且这两种格式的文件，都是用一定的档案号码来进行命名的。

（二）条目输入和补录

对于条目的输入和补录来说，首先需要采取的就是双机校对的方式。它可以实现对数据库的质量进行进一步的检查，进而保障条目是比较完整的。而且还可以及时发现被遗漏的条目，从而进行补录，并对错误的内容进行修改。再次就是根据目录数据库建立的相关规定要求，做好数据庫的校对工作。

（三）数字化处理

《出生医学证明》档案的数字化处理工作需要遵循一定的原则来展开工作，并且要按照一定的方法来进行操作：第一，要把用来扫描的纸张摆正，确保它的边角没有压边的现象，并且不要错扫以及漏扫，进而使得扫描后的图像质量得到保证。第二，要检查扫面后图像的清晰度、偏斜度和失真度。第三，纠正处理出现偏斜的图像。第四，处理对图像质量产生影响的杂质。第五，分区扫描大幅面档案之后，要对其进行拼接合并处理，从而形成一个完整的图像。

（四）严格执行相关法律法规

以《档案法》《档案法实施办法》等为基础，参照《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》等规范和标准来进行《出生医学证明》档案的数字化建设。

三、结语

综上所述，作为重要的医学凭证，《出生医学证明》档案包含了多种出生相关信息，对于公民日后获取公民身份证号码具有重要的作用。另外，它也是户籍登记、保健服务和入学等活动内容的重要依据。而对《出生医学证明》档案进行数字化的管理，可以确保档案的安全性和真实性，在未来也将发挥重要的作用。

参考文献：

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