政府机关档案管理存在的问题与对策探析

程大尉

摘 要：近年来，伴随着机关事务职权的逐步清晰，机关事务档案管理正朝着信息化、标准化、信息化方向发展。笔者结合长期从机关事务工作的经验，就当前下机关事务的档案管理进行探析研究，以资借鉴。

关键词：机关事务；档案管理；措施

当前，伴随经济社会的发展，机关事务办公条件和设备与时俱进，档案门类逐步齐全，有文书档案、业务档案、财务档案、实物档案等，虽然机关事务档案管理工作逐步得到重视，现代化管理逐步实行，但由于种种原因，其信息化还有待提高。

一、当前机关事务档案管理现状

（一）机关事务档案管理机制不够健全

由于档案工作的效用不能在短期内充分体现，许多机关事务领导对档案工作的重要基础性作用缺乏清晰的认识，因此对机关事务档案管理缺乏合理的重视。没有将机关事务档案管理规范化建设提上议事日程，对机关事务档案管理的投入也缺乏有效的保障机制，机关事务档案管理开展的外部条件保障相对欠缺。与此同时，机关事务档案管理的制度建设也不够完善，存在有制度不执行或执行不严格等问题。

（二）机关事务档案人员素质不能满足工作需要

机关事务档案管理人员一般都是兼职，档案工作只不过是其众多工作任务中的一小部分，档案管理人员很难把工作重心放到档案管理上来。在日常工作中，许多机关事务单位都不太重视此工作，不能适应现代化行政管理工作的要求，导致了机关事务档案工作整体滑坡。另外，机关事务单位档案工作人员很多都没有经过正规的、系统的档案培训，缺少档案专业知识。这也是机关事务档案管理成效不显著的一个重要原因。

（三）机关事务档案管理信息化水平不高

在机关事务中，对红头文件的收集有较为固定的渠道，有比较完善的管理制度，而“账外档案”的管理是一個薄弱环节；对机关事务形成的应归档电子文件缺乏规范的管理；工作中，存在只注重结果性材料的收集，而忽视有保存价值的过程性、依据性资料的收集，归档意识淡薄，使机关事务档案资料的完整性、齐全性有一定的影响。同时，基层机关档案工作由于硬件条件相对简陋，机关整体信息化水平不高，导致档案管理的信息化水平也相对滞后。

二、创新机关事务档案管理的措施

机关事务档案反映了基层各项工作的客观进程，也反映了机关事务单位整体管理水平，是实践中的第一手材料。随着社会发展，法制建设加强，机关事务职能权责明确，机关事务档案管理越来越体现它不可或缺的重要一面。

（一）健全机关事务档案管理制度

要真正做好机关事务档案管理，必须提高全员档案意识。首先要加强领导、明确责任，健全机关事务档案管理制度。一是实行档案领导小组例会制，每年至少两次，研究分析本单位档案管理及其发展问题，从而从制度上保障就干事务档案工作的开展。二是完善机关事务档案管理制度，逐步实现档案管理的规范化、标准化。如档案立卷、

归档制度、档案保管制度、档案安全、保密制度、档案借阅制度、档案移交、销毁制度、岗位管理责任制等。同时，根据本单位职能及权力清单、责任清单，科学编制以科室或部门为责任主体的归档范围，依法落实每个人员的归档责任，档案材料的收集实行责任人负责制，真正做到应归尽归。

（二）加强事务档案队伍建设

档案工作人员的自身素质是搞好机关事务档案工作的一个重要条件。机关事务档案工作人员在工作中要不断钻研业务，取长补短，精心操作，加强自身建设，不断提高工作能力。一是加强学习，机关事务档案管理是一门学科，有许多专业化的要求。各机关事务档案管理人员缺少档案专业知识，工作中碰到问题、有疑惑的时候要多问、多请教，相互探讨，不断积累工作经验。既要学习先进的管理制度、工作方式、专业知识，又要学习现代化管理手段，更要学习勤奋、严谨的工作作风和奉献、服务的精神风貌。二是积极创新。机关事务档案管理者不能做一名简单的“档案保管者”，而应是一位探索者和创造者，一方面要主动打破过去的陈规陋习，设计新的管理目标、管理制度、管理内容、管理方法和管理风格，推动机关事务档案管理事业的发展；另一方面要研究机关事务档案的规律和特点，并对它们进行总结和归纳，编研出有利于机关事务发展的系列性的有价值的参考资料，以达到档案利用价值的最大化。

（三）加快信息化管理

随着无纸化办公的推行，网络技术的广泛应用，智慧城市的建设，必然要求机关事务档案管理实行信息化。机关事务档案管理信息化首先是物质条件的现代化，主要包括档案工作设备与技术的现代化，体现为档案管理软件在档案管理中的广泛应用，以提高档案管理工作存储、处理、开发档案信息的效率；其次是管理思想、观念和目标的现代化，只有以现代化的管理方式和管理手段来提高档案工作的效率和质量，机关事务档案工作才能获得应有的地位，发挥应有的作用。一是推进机关事务办公无纸化建设和信息公开。在机关事务办公数字系统中将机关事务档案管理纳入建设范畴，进一步满足社会的需要和依法管理。同时，在系统网站建设时将有关政策文件、行政职能执行情况等档案信息及时公开，便于社会知悉和监督。二是创建机关数字化档案室。有序开展室藏档案全文数字化加工，全面实行机关事务档案信息化管理，积极做好涉各类档案的登记备份工作，便于快捷有效地开展档案利用服务。

三、结束语

机关事务的档案管理，只有扎实做好各项档案基础业务建设，在实践中积极探索，深化档案信息开发利用，才能适应新形势下机关事务档案工作的新常态，才能实现走向现代化的时代要求，为机关事务管理的发展服务。

参考文献

[1]王宪：《浅谈基层机关事务管理中心的档案管理》，黑龙江档案，2017年第4期

[2]李伟旭：《新形势下提升机关事务管理档案价值的思考》，中国机关后勤，2016年第7期

（作者单位：成武县民政局低保办公室）