浅谈对企业合同档案管理工作的认识

晏彩霞

随着市场经济的不断发展壮大以及企业在生产和经营工作中的发展需要，合同档案在企业生产工作和经济活动中的地位越来越重要，它是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，是维护企业合法权益的最基本依据，对企业的发展具有十分重要的意义。

一、企业合同档案工作的重要作用

企业合同档案是记录和反映企业合同的签订、履行以及合同变更、转让、终止等活动全过程的真实记录和客观反映。企业合同一经签订，就拥有了法律效力，其条款中明确规定了双方所拥有的权利、应尽的义务、应履行的责任及其相互关系，这种关系是建立在法律范畴内，为法律所制约的。从合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约责任等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果。由于具有这一特殊作用，在市场经济体制下，合同档案是维护企业合法权益的最直接、最有效的方法和手段。在公司日常项目执行过程中，通过完善合同档案的签订，可以在合同执行中明晰责任、规避风险。在出现纠纷时，合同档案可提供法律依据，从而避免或减少企业的经济损失，为企业创新发展、提高经营服务水平起到重要作用。

二、企业合同档案管理工作中存在的问题

（一）企业合同档案难以及时归档。

1.合同承办流程周期长。企业合同分为工程类合同、生产类合同、设备类合同、经营类合同以及服务类合同等。不同类合同由不同业务部门承办，各业务人员对业务熟悉程度不同，所拟定和承办的合同时间有所不同，而且合同在起草、审核、审批及签订时，需要经过一系列复杂的环节，有些合同甚至要送交到对方单位去签订，办理流程复杂、形成周期长，形成的合同受内外因素的影响，容易出现“中途截流”和分散保管的现象，从而不能按期移交归档，给档案部门的收集工作带来一定困难。

2.合同长期滞留业务部门。有些合同由于业务人员对档案工作重要性认识不足，归档意识不强，还有些是业务人员觉得移交档案室自己用起来不方便，为了自己工作上利用便利而不愿意移交，而档案人员又不清楚这些合同是否办理完毕，甚至不知道业务部门形成了哪些合同，这些合同长时间滞留在业务人员手上，有的甚至拖至一年或一年以上不移交，业务人员一更换，造成了合同档案中途丢失的现象。

3.档案人员不熟悉业务。有些企业在各部门均设置兼职档案人员，合同由这些兼职档案人员负责收集归档，而兼职档案人员都有自己的业务工作，他们对自己的业务很上心，而对归档工作却是意识淡薄，总是拖拖拉拉，档案人员不主动去催交，他们就不会主动来归档，致使合同不能按档案管理规定的时间移交归档。

（二）企业合同档案归档缺乏规范性。合同档案的归档包括双方从合同签订到终止整个过程中形成的具有保存价值的全部文字材料，如合同承办情况、合同过程执行情况、合同最终履行情况等等都要归档保存。但在实际归档工作中，业务部门往往只将合同的文本或补充协议送交档案部门，一些合同会签文件、合同谈判记录、纪要、相关资质文件以及合同变更索赔等相关文件都未归档。有些合同不是企业法人亲自签订，而是委托代理签订的，但法人授权委托书及身份证复印件都未归档，一些企业由于合同承办人员缺乏合同业务相关的基础知识，造成合同内容缺乏完整性，合同格式不规范，合同中出现错字，错误编号等现象，使合同文本不规范，给合同执行过程中带来不必要的麻烦，影响了合同归档的质量。

（三）企业合同档案得不到重视。一些企业的领导对档案工作重视不够，认为档案工作不是企业主要工作，不能给企业带来一定的经济效益。因此，档案人员多配备为兼职人员，这些兼职人员把档案工作作为辅助工作，对档案工作投入精力不足，又没有经过合同及档案专业知识的培训，对合同档案的归档要求，归档范围、合同档案的分类等业务不熟悉，业务人员交什么档案人员收什么，全不全，规范不规范均提不出明确要求，同时由于档案人员不懂合同業务的相关知识，把与合同有关的文件材料没有作为合同的一个整体组在一起，既没有进行系统的、科学的分类，也没有按照档案管理要求进行排序、编号，编目等，造成合同档案在使用过程中查找困难，不能有效提供利用。

三、对企业合同档案管理工作的建议

（一）建立规范的合同管理程序，确保有序归档

1.建立合同管理台帐。企业合同承办部门应按照档案管理的规定，建立规范的合同管理台帐，将每一份合同的名称、合同编号、签订日期、合同金额、付款情况、履行情况以及合同变更、终止、索赔等有关信息逐一记录在合同台帐上，并及时做好台帐内容的更新工作。档案人员根据台帐记录的相关内容，一方面清楚业务部门形成了哪些合同，另一方面根据台帐记载的相关信息收集应归档的合同文件，既保证合同档案的齐全完整性，又便于同一合同形成的相关文件组在相同的案卷中。

2.统一合同盖章工作。合同经双方法定人签字并加盖印章后即为完成。因此，抓好合同盖章工作是收集合同档案的重要环节。企业可以规定各业务部门所形成的合同全部由企业文书人员统一盖章，文书人员在对合同盖章时将合同名称和承办部门进行编号登记，档案人员把登记盖章的情况作为跟踪合同档案的依据，收集应归档的合同文件，能够确保企业合同档案收集的齐全完整性和准确系统性。

3.定期办理移交工作。企业应规定合同承办部门自合同签订生效后，一个星期内将合同文本向档案部门移交归档，对于合同在履行过程中所形成的文件材料，由合同业务部门随时收集并保存，于年底前归档，档案人员在接收合同档案时，要认真检查合同档案内容是否真实、齐全、完整，应归档文件上有关单位或负责人的签字、盖章手续是否齐全，合同文件资料是否与实际合同内容相一致。对于不真实、不准确的文件资料一律退回，补充完善后再接收，以确保归档合同的质量。

（二）健全完善的合同档案制度，确保归档规范

没有规矩，不成方圆。要使合同档案规范化和科学化，就要建立完善的合同档案管理制度，使合同归档工作有章可循。因此企业要根据自身业务内容所产生的合同种类，制订《合同档案归档制度》，将合同归档职责、归档时间、归档范围、移交手续、借阅利用程序以及检查考核等内容制定在归档制度中，并将制度执行情况纳入有关部门及人员年度考核中。做到各业务部门及档案人员分工明确，职责清晰，交接规范有序，才能保证合同档案收集齐全，有效归档。

参考文献：

1.企业合同档案管理浅析（周卓颖）兰台世界2014.

2.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性（李莹）公共管理2015.