浅谈企业人事档案管理存在的问题以及对策

郑丽霞

摘要：人事档案由人力资源、人事、劳工和其他人力资源管理部门制定。描述和反映个人道德，商业技能，工作绩效，健康和其他人才信息的重要信息工具是人才共享最重要的信息来源。 了解良好的员工责任，人才选拔以及员工审核和管理的重要工具。随着中国市场经济的不断发展和人才流动性的进一步加快，人事档案管理变得越来越重要。在人事档案管理方面存在一些新的不一致和问题，需要业务和人事档案管理专业人员的关注。

关键词：企业；人事档案；管理；问题；对策

一、人事档案在人力资源管理中的重要性。

1、良好的人事档案管理可以促进公司的人事管理

1）个人记录是审查和理解员工的重要依据。人事档案包括个人经历，人才，商业，政治思想等。这是了解员工最直观，最系统的参考。它是发现人才，发挥人才，管理人才的重要基础。他们的重要性和必要性

2）人事档案是尊重员工合法权益的可靠保证。存储或存储在个人文件中的内容是人类成长最真实可靠的历史记录。这是具有法律效力的原始证据。管理良好，运作良好的文件有助于保护和保护员工的利益。

3）它是研究组织工作规律的重要材料。人事档案是人才信息的缩影，是道德，能力，勤奋和绩效方面人才的综合反映。它帮助雇主从档案中找出人才增长规律，建立公司的人才，并为更好的组织和人力资源工作提供必要的支持。

2、人力资源管理不善对人力资源的负面影响

1）如果文件数据导致错误的行为，这将严重影响文件的值。真实性是档案的基本特征和要求。如果个人文件管理不完整且沒有真实性，则人事档案无用。由于信息缺乏对称性，文档经常被扭曲。这意味着人力资源部门没有正确评估和误解公司的员工。计划招聘，安置，解雇和解雇公司员工。

2）人事档案的内容相似且分散，导致人力资源的有效性降低。公司的人事档案必须反映员工真实“面子”的历史，全面和客观反映。但是，许多当前的人事档案都是不完整的，只有一个维度和简单的信息不能反映个性化的质量。缺乏人才选拔参考对正常晋升和选拔员工有直接影响。说实话，这不仅会削弱员工的积极性，还会导致直接的业务损失。

3）缺乏时间关键的档案材料管理阻碍了人力资源管理的效率。旧的人事档案材料是记录当事人发展历史的重要依据。在正常情况下，人事档案管理部门不会对个人档案中包含的相关员工信息以及员工工作的最后档案进行第二次检查。诸如过时归档等管理问题使人力资源部门难以从人事记录中获取有价值的信息，这使人力资源管理的效率变得复杂。

二、是人事档案管理存在的问题

1、不要注意人事档案的管理

随着公司的不断进步和发展，随着公司的发展，人事档案管理逐渐建立起来。无论公司如何发展，文件管理都会对业务产生不同的影响。企业发展与人事档案管理密不可分。但是，许多公司目前还不知道这一点，并没有处理人事档案的管理。

2、人事档案管理不足

目前，管理公司人事档案仍存在许多问题。最重要的一点是，文档管理中的专业文档管理人员不是很高，管理方法不规范甚至人事档案都不够。公司员工的人力资源管理通常是兼职，没有足够的时间和精力来执行人力资源管理任务。因此，不可能在实际工作中承担人事档案管理的实际作用。企业人事变动存在一定的程序性问题。除了人事档案管理人员的专业性低之外，还有人力资源安全管理人员的安全意识不强的原因。

3、收集个人文件而不是按时收集

在整个个人文件管理过程中，及时收集和组织人事档案非常重要。但是，由于商业机会不足和文件管理员缺乏问责制，许多公司没有收集和组织人事记录。

4、个人档案已被搁置很长时间。

在当今社会，竞争是艰难的，人才的素质对整个公司都有很大的影响。因此，人才是整个公司的核心。只有正确使用人才才能促进整个公司的发展。人事档案的删除会影响人才的使用效率，进而影响企业的快速发展。因此，有必要加强人事档案的管理。但是，一些公司早已暂停其个人档案。即使公司拥有完整的管理系统，也无法有效地利用人事档案发挥其应有的作用。

三、完善企业人事档案管理工作建议

1.加强文件管理意识

限制公司人事档案管理的关键是目前存档意识。因此，企业领导者应该加强自身的文件信心，特点，了解人事档案正常工作的地位和作用，加大资金投入，加强文件管理功能，并定期和控制检查文件管理。文件管理文件部门应了解他们的工作的重要性完全，产生强烈的责任意识，确保档案收集的准确性和完整性，保证了人事档案的质量。正式员工还必须有良好的记录并清楚地识别文件。致力于您自己的兴趣，请注意文件管理系统。

2.建立和完善科学合理的个人档案管理系统

在人事档案管理，既要改革那些不符合新形势新情况，新任务相一致，并建立一个新的，更科学的人事档案管理系统的规章制度，使档案的一个方向。标准化和制度发展。有必要及时，完整地收集文件，并根据“取证，充足”原则充分识别文件。严格和科学地记录文件，贷款文件在某些？？情况下进行分析，并区分人力资源部门和其他部门。确保文件的安全性，及时，准确，完整地更新文件，并特别注意文件新内容的额外收集。

3.加强个人档案管理的数字化和网络改革

在这个阶段，由于许多功能来管理个人信息共同重复重叠各种人事档案信息，以及一些整合和分级管理系统需要知道的信息共享。首先是日常管理自动化。通过使用微型计算机来完成编码，检索和发送工作不仅在案件管理工作的手动操作可避免，而且精度和工作文件效率显着提高。

4.提高档案管理人员的专业素质

文件管理的效率直接受文件管理器的专业质量的影响。为此，公司必须提高有关人员的专业资格。首先，企业可以通过定期的培训和模拟演练各种培训班提高档案管理人员的意识，不断提高自己的业务水平，包括法律知识，计算机技能和管理技能。培训评级可确保文件管理员的有效性。培训促进整个档案管理人员的整体素质。对于这样的不当行为，工作不良等企业的激励和惩罚机制，以执行，使用调整工资、转让人等、一些员工、以激励他们和鼓励他们的工作满意度，有效地提高了公司的不良现象，人事档案管理的效率。

四、结束语

人事档案管理是一项复杂而艰巨的任务，需要我们不断研究，探索和发现。只有这样，才能更好地为企业服务，更好地为社会服务。

参考文献：

[1]郑文夙.企业人事档案管理工作中的问题及对策研究[J].企业技术开发，2017.

[2]赵学武.人事档案管理工作之我见[J].攀登，2018.

[3]冯小蓉.新时期企业人事档案管理重要性及策略研究[J].兰台世界，2015.

（作者单位：兴安盟鼎诚路桥工程有限公司 ）