浅析现代档案管理的先进性和必然性

钟智

摘 要：21世纪是一个信息时代，互联网时代，信息技术的飞速发展与应用的时代，不仅深刻地影响着人类的生活方式和工作方式，也影响着现代档案管理的方式，而且深刻地改变人类的知识和信息交流，信息化和知识管理已经成为现代档案管理的一个重要发展趋势。企业档案管理是知识管理系统的重要基础，信息化是档案管理现代化的标志。故本文将就现代档案管理的先进性和必然性做出论述。

关键词：现代档案管理;信息化;知识管理

一、前言

信息化、知识管理已经成为21世纪现代档案管理的一个重要举措和重要内容。档案管理是知识管理系统的重要基础。然而，许多单位各种档案均处于手工原始管理，甚至分类不科学，标准不规范，收集归档不及时，归档混乱，查找困难，丢失等等，在现代化档案管理工作方面急需导入信息化管理与知识管理新思维，新原理，通过对档案管理观念创新和信息化档案管理的工具方法论、流程和操作实务的全面学习，提升档案管理人员的专业化和职业化素养和档案管理工作效能，为人事工作档案建立信息化、规范化、标准化、流程化的全面档案管理系统打造基础。

二、关于现代档案管理的先进性和必然性的分析

如果一个相关的单位想要提升档案管理的工作效率，并且为其他部门的工作提供一定的支持，就必须要完善和提升档案管理体系，就必须针对档案管理的现代化和信息化做出改革提升[1]。

系统学习掌握基于信息化和知识管理的档案管理系统的研修实务，学习掌握知识管理与档案信息化原理，建立信息化的知识与档案管理的新思维;提高对现代档案管理的重要性和创新意义的认知，全面掌握档案管理信息化管理的科学规划和信息化档案管理职能设计、落实的科学方法，建立高效管理和与时俱进的基础;掌握基于信息化的档案管理科学分类方法、精益细操作流程与实务，提高企业档案的信息化规范和系统化水平和规范应用基础;掌握人事档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁、总结改进的全流程和全国的规范方法，提高人事档案管理的规范水平和管理效率;掌握档案的保护、查阅、使用等操作标准和技巧，提升档案调阅查找准确度和速度与应用效率;为相关单位建立规范化、科学化、信息化的档案管理系统，建立相关知识管理暨信息化档案管理体系[2]。

（一）现代档案管理存在的问题及危害

档案管理分为很多个种类，不同的单位有不同的专业性的档案管理，比如说人事档案管理、医院病历档案管理、财务档案管理等等。以人事档案为例，很多人都认为人事档案很神秘，因为它是涉密文件，按照规定，本人是不能查阅本人及直系亲属档案的，人们少有机会接触到它。当然，如果不是档案从业者，也难有机会查看其他人的档案，故人事档案的管理就具有非常强必要性。

随着信息技术的发展，现在各个工作单位的档案一般都会录入电脑系统，但是仍然存在一些资料是纯人工的记录保存管理的，没有建立一定的管理体系没有将这些资料进行信息化的处理。那么就意味着这些资料不易被备份，并且经不住时间的考验。并且也不方便以后的查找，在很大程度上降低了相关工作的效率。在一些录入电脑系统的信息档案管理上也存在一些问题，很多的信息被重复录入，甚至是没有被归类整理，没有进行科学化、知识化的管理。依然存在，查找困难相关性不足，工作效率也没有被提高。

特别的在人事档案管理方面讨论，如果人事档案如果人事档案不能够好好的管理，收档不及时归档混乱丢失等情况出现，就会带来一系列的问题[3]。比如说，毕业生档案。毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况的文字记载材料，是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。在校时叫学籍档案，毕业后叫人事档案。它是个人经历的记录，也是人事管理和服务的依据。档案里主要有高校毕业生登记表、学习成绩单、在校期间的一切奖惩材料、入团入党志愿书、毕业离校前的体检表以及毕业生报到通知书等材料。如果一个毕业生的人事档案丢失的话，那将会影响转正定级，获取干部身份、考研、考公务员过政审关、评职称、考资格证、办理准生证、出国审查过政审关、计算工龄、办理居住在、进国企、事业单位工作、住房补贴发放、入团、入党等一系列的事情，简而言之，就是这个丢失档案的毕业生在毕业后的工作、学习、政治生活等方面都将没有保障。

那么根据以上的论述，现代的档案管理要进行先进性改革是十分必要的。

（二）现代档案管理先进性的解释

我们都知道，文书工作是档案工作的基础，文书过程的好、坏直接着档案的内在质量[4]。为新下的工作需求，把每天收到的文件用计算机登记，批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅和催办。若传阅文件未返回，催办程序会发出信息，提醒承办人阅文，并对完毕的文件随时预立卷整理，以以往档案人员年终整理档案工作量大的。发文过程也可网络，由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签发—办公室修改、缮印、盖章、分发—信息中心归档原来需要几小时、几天、几十天办完的事情，现在几分钟、几钟、几小时就可以，大大了文书的工作量，减轻了档案人员的负担。

比如針对人事档案管理，迅速地人事档案信息尤为重要，人事档案的特点，运用现代化手段，和人事档案网络化管理，从实体管理向网络管理转变，人事档案的管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，查阅统计、档案变更、报表、系统等多种功能的管理。再有针对热热。人事部门及相关单位的现代档案管理，档案知识的结晶和的信息资源越来越被人们所和。对在工作中的经验和认识在各个环节中自然和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来，档案，并网络传递来知识交流，共享知识，将隐性知识转化为显性知识，最大限度地档案信息隐性知识的价值。类比与图书馆档案管理，对图书档案的再整合，为读者更快捷、更有价值的信息[5]。

（三）现代档案管理先进性方法手段

行进性的档案管理几个步骤方法：

第一点，档案载体多样化。档案在网络化管理中的多样化，现代档案工作的发展和办公自动化的普及，档案以文字的，而且更多的是以人们在办理公务和事物或交流信息过程中产生的电子文件档案，如文本、图像、声音或影像等，档案管理工作主要计算机来做，解放了人力。

第二点，档案收集的信息化。收集是档案管理工作的起点和开端，是整个档案管理工作的基础，在进行人事档案管理时，要特别的注意收集档案的全面性和真实性，并妥善整理成电子信息，根据“信息网络技术的发展，电子档案有许多不同于纸质档案的特点”，它可以施行前端控制，逻辑收集归档是实时的;在档案正式和收到的，都可以网络来传输，为档案收集工作开辟了一条新途径;网络技术，采集站点的数据信息，节约了，而且在尽大的范围内了档案的内容。

第三点，档案服务多样化。档案内容及载体的、档案信息量的骤增、档案信息服务的等，传统的档案信息服务已不新时期档案事业的发展[6]。档案信息资源社会信息资源一的地位和作用越来越显露。互联网的了信息资源的共享，计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务、公共信息网服务及视听传播服务，服务可多途径地获取档案信息，节省了大量的人力物力。

第四点，档案管理人员专业化。工作的变革给人事档案管理人员带来了前所未挑战，仅是对知识和技能要求的，更的是观念上的更新。计算机网络环境要求档案人员转变传统的管理理念，的管理学理论和的管理经验。工作的特殊性，档案管理人员是档案信息的拥有者，着珍贵的信息资源，并且承担着信息资源开发、加工和的任务。其日常的工作已越来越依赖于自动化的人事档案系统，档案工作不再是滞后、被动的，而关系的，在知识经济时代，全新的计算机网络下的档案工作，档案管理人员创新意识，培养信息能力和开发能力。计算机技术的发展，是网络技术的应用着传统的档案管理模式，要求档案人员在收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作[7]。现代化人事档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备的计算机网络知识及运用操作能力。而医院现档案专业人员知识结构较为单一，是计算机网络技术的应用能力较低，知识面较窄，档案专业人才的培养显得了。学习和培训，档案干部队伍的综合素质，才能计算机技术、信息技术发展的需要，才能档案计算机管理的优势，这当今档案管理现代化发展解决的问题。

三、结语

综上所述，通过各种控制措施保证档案的准确、系统和完整，合理化、信息化、规范化、科学化的现代档案管理工作，能够避免在工作中遇到的很多问题，尤其在人事档案方面，能够为工作者提供很多的保障。因此现代人事档案管理是必要的且必须具有先进性。

参考文献

[1]张莹.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].商品与质量，2017，20（16）：560-560.

[2]方宏.试论新世纪档案管理现代化的现状与发展方向[J].民生周刊：学术版，2014，34（16）：213-213.

[3]李冬梅.现代档案管理体系发展趋势分析[J].小品文选刊：下，2016，19（2）：280-280.

[4]尚晓丽.對档案信息化建设与技术档案管理的若干思考[J].现代经济信息，2017，30（11）：81-81.

[5]郭俊英.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].中国科技投资，2016，22（13）：578-578.

[6]马丽莎.信息资源管理档案的先进性、安全性[J].价值工程，2013，21（19）：191-192.

[7]王皓.信息技术与高校档案管理工作创新的研究[J].魅力中国，2016，25（30）：860-860.

（作者单位：临高县人力资源和社会保障局）