浅谈档案管理工作的重要性

张馨

摘  要：无论对企业还是员工，档案管理工作都是必要和重要的。目前，国内众多企业档案管理工作不尽人意，存在许多现实问题，不利于企业健康科学发展。本文论述了企业档案管理工作的重要性，指出了工作中还存在的不足和缺陷，并提出了解决问题的参考建议。

关键词：档案管理;重要性;持续发展;思考和建议;责任制

档案管理，是指特定实体对工作或经营中相关的文字、图片、声音等资料进行收集、整理和保管的活动。从广义讲，小至个人、家庭，档案管理是工作与生活的必备内容，大至政府、国家，档案管理能够记录历史、传承文化。在现代社会，做好档案管理工作对于企业具有重大的意义，可以说，现代化的企业要想科学持续发展，就时刻离不开档案管理。因此，目前企业管理学已把档案管理作为其中重要的一项内容，越来越多现代的企业也日益重视档案管理工作，不断提高档案管理的效率与质量。

一、档案管理工作对于企业的重要性

在档案管理工作中有这样一个共识，那就是从对档案资料的收集保管水平上，就可以看出一个企业的管理层次和工作绩效。企业在成长壮大发展过程中，必定产生过许多研究成果，获得过骄人的生产业绩。档案管理工作就是忠实地记录、保存这些信息、数据和资料，为企业沿着良性轨道持续健康地发展提供借鉴和参考，为企业保持正确的发展方向和不断进取的发展势头提供详细真实的资料。实践证明，在市场经濟条件下，档案管理工作的数据和信息，能够有效指导企业综合发展，参与企业投资和生产方向的决策，甚至对企业整体布局、长远战略都能产生深刻的影响、发挥积极的作用。特别是在我国改革开放不断深入的背景下，企业高质量地做好档案管理工作，不仅能够为将来的历史记录其真实的发展历程和成绩，也能为中国后继企业尝试和探索新的档案管理思想和手段，总结档案管理的经验和教训。所以，提高档案管理工作的质量，不仅能够促进企业经济效益的提升，还能推动我国经济社会整体发展。

二、当前企业档案管理工作普遍存在的问题

（一）档案管理工作人员业务素质及能力水平不高。这方面的问题主要有以下两种表现：一是档案管理人员工作主动性不够，普遍缺乏自觉收集整理保管的意识：二是档案管理人员的工作质量意识比较淡薄，工作中敷衍了事、差不多就行，不能严格落实相关的规定对资料进行细致整理、区分类别造册，致使档案管理日益混乱。实践证明，如果不具备相关的专业知识和一定的工作经验，就不能很好地完成档案管理工作;如果不严格落实档案管理相关规定，档案管理工作混乱的问题就无法避免。此外，档案管理工作人员必须做到定岗定位，不能频繁换人。

（二）档案资料的收集工作不规范。这方面的问题当然有档案管理工作人员的责任，但更主要的原因在于企业员工。许多员工为便于工作，置企业利益和国家安全于不顾，私自占有、隐匿企业信息数据资料，致使企业在档案资料收集时不完整，具体有以下两种表现：一是外来学习或培训人员将企业档案资料带走，导致企业数据资料不完整;二是本企业人员在首次使用重要器械或设备特别是国外进口设施时，未将该器械或设备数据信息资料交由档案管理人员，致使重要资料丢失。

（三）档案整理工作中落实规定不严格。这方面的问题主要有以下三表现：一是档案资料的格式不一致，例如资料的内容和封皮纸张大小、颜色等均不同，导致档案资料五花八门、样式不一，影响了资料的整理装订和归档。二是资料分类的标准不一致，导致整理后的资料组合混乱、交叉存放，为后期档案使用增加了困难。三是汇总整理不及时，很多档案管理人员都认为，档案管理就是收集资料，没有进行及时的分类、汇总和整理，导致最后形成的档案不科学、不合理、不可用，直接限制了收集资料应有作用的有效发挥。

（四）档案鉴定识别工作把关不严。将收集的档案资料汇总整理后，在归入档案之前，还需要对资料进行一次识别鉴定，以确保将档案资料既完整齐全，又质量较高，方便后续管理使用。目前，档案鉴定识别工作中把关不严的问题较为突出，主要表现为：一是有的档案管理工作人员害怕承担责任，在鉴定识别时过于谨慎，对所有资料不管有用与否一概收入档案中，导致原本很多没有价值的东西也被归档;二是有的档案管理人员对档案资料的价值和意义理解不充分，或一概追求档案资料的精简，致使很多有用的资料被当做无用舍弃掉，对档案资料的完整性造成巨大损害。

三、对企业档案管理工作的思考与建议

（一）企业要高度重视档案管理工作。档案管理不仅是企业发展的实证，也是员工工作生活的记录，同时也是企业发现人才、培养人才的依据。所以，企业主要领导一定要有档案管理工作无比重要的意识，深入研究管理工作中出现的新问题，不断提高企业档案管理的水平。要加强对档案管理部门管控，督促各项规章政策落到实处，真正通过规范档案管理促进企业规范管理，推动企业不断向前发展。

（二）采取有效措施不断提高档案管理工作的质量。要强化档案管理工作人员的业务能力，抓好该项工作相关规章制度的落实，使档案管理实现既定目标、发挥有效作用。要在全体员工中开展相关教育，使每名员工经手的资料都做到真实、细致和完整，确保档案收集、整理的质量。要不断完善企业档案管理工作体制，下大力抓好硬件与软件设施建设，明确档案管理责任制，实现档案管理工作的科学化规范化。

总之，档案管理工作对于企业意义重大、不容忽视。实践中，对档案管理出现的新情况新问题要认真对待、深入研究、及时解决，并尝试探索创新工作方法，不断提升企业档案管理工作的质量。

参考文献

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