新形势下做好档案管理工作的几点思考

徐逢举

摘要：档案包括的内容和种类很多，其特点在于其资料性，且具有重要的保存价值，主要是指各单位参与各项社会活动中形成的各类资料，并以文字、图表以及音像等不同形式存在。无论是哪个企业事业单位的档案，都是一种重要的信息资源，具有不可替代性和重要的应用性。本文主要以机关档案管理工作为例，分析其主要存在哪些不足，并对如何进一步改进其管理加以阐述。

关键词：档案管理;组织建设;制度建设;信息化

在当前社会经济快速发展之下，各行各业都在与时俱进。以档案管理工作为例，同样也面临着许多新问题、新压力和新挑战。那么，作为档案管理工作者，应该如何更好地承担起档案管理工作的职责，是应该深入思考的问题。

1、在档案管理工作方面主要不足

1.1亟需建设高素质人才队伍

虽然我国在档案管理方面已经逐步走上正轨，但对于建立专业化档案管理人才队伍来说，主要存在的不足之处仍然很多。其表现在以下方面。一是高校在档案管理这一专业化设置方面，时间较短，其结果是使专业化档案管理人才数量相对不足，造成人才在供给方面受到数量和质量方面的限制。二是日常培养培训不够。以各机关单位为例，从事档案管理工作的人员多数在档案管理方面属于半路出家，未经过专业化培训和学习，加上培训和再教育方面的机制欠缺，使机关档案管理人员存在着老、少、低现象。即，年纪偏大;少，即专业人员数量少;低，即，专业素质较低，能力不足，而且，从其结构组成来看，其科学性不足。三是需要提升对档案管理工作重要性的认识。主要表现在因重视程度不足，使档案管理部门未能获得足够的专项经费，这也直接影响到科学化配置档案管理工作专业人才及其有序培训，对加强档案管理工作造成一定制約和不良影响。

1.2规章制度亟需要进一步完善及执行缺位

目前来看，相当部分机关在档案管理工作方面，属于粗放式的，其主要表现在管理制度亟需要进一步完善，而且岗位职责不够明确，未能做到很好地责任到人。其结果是导致各类档案资料未能在归档时做到严格审查，材料很大程度上存在着不完整性，而且，造假现象也属于常见现象，在相当程度上影响到其真实性和完整性。而且，即便是有完善的制度，其在执行方面，缺位现象也较为普遍。

1.3管理模式较为落后亟需提升信息化水平

目前来看，大多数的机关各单位进行档案管理时，仍以传统管理模式为主，纸质档案是档案管理的主流，在档案管理方面，信息化水平仍然较低。对于纸质档案来说，其主要在以往的工作中发挥和重要的凭证作用和记录作用，仍然有其生命力，但当前已经进入信息化时代，纸质档案在管理方面的不足已经十分明显，如重复利用性，在归档时工作量较大，保管不便等，这些弊端已经显现，数字化管理和建立电子档案已经是一种不可取代的必然性趋势，需要引起重视和注意。

2、加强机关各项档案管理工作应采取的具体策略

2.1加强专业化档案管理队伍建设

在时代不断快速发展之下，机关在档案管理工作也应该勇于面对新的形势，迎接新挑战，满足新要求。这些，都要求机关在档案管理工作方面做到队伍建设的专业化，以满足社会发展方面需要。因此，对于新时期从事档案工作的人员来说，更应该不断提升自身综合素质，以适应管理形势的需要。档案工作属于技术性强、专业性强的工作，在理论和技术方面均有其规范，因此，机关单位要在录用档案管理工作人员时，把牢入口关，坚持以专业化、正规化为标准，确保这些人员具有专业化档案背景，有档案理论和实践经验为基本要求，使他们能在进入工作岗位后，迅速胜任工作，提升档案管理的质量和效率。此外，还应该坚持用好现有人才，采用多种手段和渠道，加强他们的再培训和再教育，使他们通过学习，实现管理理念的快速转变，加快自身知识结构的快速更新，使档案管理方法更具现代性，手段更具先进性，提升档案管理工作的整体水平。

2.2严格抓好管理制度的完善和执行

在新的历史时期，机关在档案管理方面，更应该大胆打破原有思路的制约和束缚，不断在提升管理方面实现新的突破，以实现其科学性和有序性发展。要做到这一点，必须要做到一手抓好各项制度的制定和完善，一手抓好各项管理制度的落实，做到用制度说话，用制度去管人和管事，实现档案工作科学化和规范化。在抓好制度落实方面，主要应该做到：一是将制度管理落实到人，用制度实现当前机关工作人员在档案管理方面的懒、散、乱现象的改变;二是完善竞争上岗的各项制度，实现专业的事专业的人做，选拔优秀的专业人才，充实到相应的工作岗位上;三是要从经费方面给予有效保证，提升档案管理工作的软件和硬件水平。

2.3用信息化建设促进档案管理模式创新

信息技术近年来实现了快速发展，档案管理工作也应该与时俱进，引进信息化手段。这对提升档案管理工作效率，提升服务质量是一条十分重要的途径。要做到这一点，主要应该从拓展管理平台，积极构建机关在档案管理方面的数据库系统等方面来抓好具体工作。如，要加快实现档案信息的数字化，实现档案信息及时转化为计算机可以识别的数字信息;要将这些信息及时录入数据库专门管理平台，将其转化为各种机读数据，并确保其准确性和可读性;要从内部，对档案管理业务的各个环节做好调整，主要是简化整理流程，深化数字检索，严格做好各类数据的保管和保护。这方面，主要应该加强硬件及软件方面的投入，确保各项数据的安全。

3、结束语

综合以上所述，当前，在新的历史时期，各行各业都在与时俱进。对于档案管理工作来说，更应该勇于面对信息化时代的挑战，不断自我加压，大胆脱离传统的档案管理模式，坚持用现代化手段和新的管理理念，切实提升档案工作水平，实现与时俱进。重点应该从强化专业人员队伍建设，强化制度的完善以及制度的落实等方面，切实提升机关档案管理工作水平，使其更好地达到规范化、制度化和信息化三个方面标准，以更好地适应时代要求。

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