关于高校仪器设备档案管理信息化的思考

摘要：随着高效的扩建，仪器设备档案管理工作显得尤为重要，在网络时代，仪器设备档案管理信息化是一种趋势，本文根据时代要求，分析了仪器设备档案管理信息化的作用，探讨了实现档案管理信息化的措施。

关键词：档案管理;信息化;措施

一、仪器设备信息化的现状及客观需求

仪器设备档案管理是高校资产管理的重点工作，因为仪器设备是教学科研的基本条件，为使学校教学科研的顺利进行，仪器设备的档案管理显得非常重要。

随着“211”工程、“985”工程的进行，大批高等院校都进行了扩建，相应的仪器设备增加了不少，给仪器设备的管理带来了不少困难和压力，如果还是按照老办法（手工）管理档案，势必费时费力，关键是效果还不好，不能及时反映每一台仪器设备的现状，如存放地点、厂家型号、领用人等信息，给档案查找带来诸多不便，同时，也给仪器设备的使用带来很多困难，基于这样的现状，档案管理信息化势在必行，是改变现行档案管理方式的迫切需求。

二、仪器设备管理信息化的作用

现在是网络时代，计算机代替了人们的很多工作，给我们的工作带来很多便捷，提高了工作效率，档案管理工作也不例外，档案管理信息化在档案管理中起着举足轻重的作用，因此，档案管理信息化是不可扭转的趋势。档案管理信息化的作用具体表现在：

1、为仪器设备的管理提供重要的参考依据。方便领导管理层根据信息化平台提供的数据进行整体的宏观把握和分析决策，因为信息化平台直观化、系统化、智能化，数据分析一目了然，可以根据实际需要进行检索、查询、分类鉴别等。

2、资源共享。因为现在是互联网时代，仪器设备信息化平台的建立，方便一般使用者查询仪器设备的具体信息，提高工作效率，而不像以前一样查询档案需要手工一页一页地翻找，可以节省大量的时间和精力，充分发挥了仪器设备信息化平台方便快捷的优点。

从以上两个方面来看，仪器设备档案信息化突破资源分散、时空和环境等因素的限制，可以随时进行仪器设备的信息查询，节约时间的同时，推进了仪器设备信息资源的共享，提高了仪器设备的使用率。

三、做好仪器设备管理信息化的有效措施

1、软硬件是基础。

仪器设备的档案管理是一项比较复杂的系统工程，而软硬件的配置是做好这样工作的前提条件，首先软件要成熟完善，随着电子技术的发展，软件不断升级更新，满足仪器设备管理所需的各项技术要求，保证数据能及时更新修改、批量上传、下载，能实现资源共享等。

2、建立健全仪器设备档案规章制度。

档案的信息化管理需要制度的保障，因此，建立健全仪器设备档案管理规章制度非常有必要，仪器设备档案管理规章制度的制定应贯彻执行国家有关仪器设备管理的政策、法规：一是明确设备档案的归档范畴，正确地划分设备档案的归档范围;二、通过制度的建立，明确部门的职责范围，使工作开展起来有据可依;三是建立相应的考核制度，把档案资料保存的完整性和准确性作为考核档案管理人员的依据之一，这样可以提高管理人员工作的自觉性和积极性，从而保证工作质量。

2、管理人员的专业素质不可缺少。

仪器设备档案管理信息化是与网络、计算机打交道，专业人才不可或缺，管理人员计算机水平与仪器设备信息化管理的有效性和效益发挥有密切的关系，所以，提高管理人员的水平是做好信息化工作的关键，首先，负责全校资产管理信息化的人员必须是专职的，而不是兼职，要加强对他们的定期培训，我校是一年培训一次，除了校内培训，应该积极给他们提供去校外培训的机会，多学习其他院校仪器设备信息化管理先进的经验，借鉴到我校工作中不断改进，使在工作中的信息技术、专业知识和资产档案管理办法都得到提高，掌握数据库、计算机设备、各个软件系统的操作方法、技巧，强化资产信息的管理，提高工作效率，管理工作不断优化完善。

3、收集档案资料的完整性。

做好仪器设备的管理工作，完整地收集档案资料是基础工作，首先要资产管理人员要有档案资料的收集和归档意识，在工作中，有意识地加强档案资料收集意识地培养，哪些是需要收集的，哪些不需要，要有明确的分辨意识，做到这些还有赖于档案管理制度的建立健全、普及和档案知识的掌握。在对档案收集过程中，注意要把资料收集完整，一是工作中要细心，不要遗漏每一件仪器设备的信息收集，尤其是新买的仪器设备，在验收完毕后，尽快地把仪器设备的相关信息录入系统;二是每一件仪器设备的信息要求收集齐全、完整，如厂家、型号、领用人、存放地点、使用人、购买日期等等，方便以后资产的清查和使用查询，如果这一步没有做好，势必给以后的管理工作带来不必要的麻烦;三是在资产出现调拨、维修、报废等异动情况时，要及时根据资产的实际异动情况在管理系統上更改相应的内容，以免以后遗忘或者更改错误，尤其是在学校换届的时候，领导和工作人员变动比较大，涉及的部门多，人数多，相应的仪器设备变动也比较大，仪器设备和家具调拨、报废的数量多，这个时候我们的资产管理人员更是不能松懈，要更加细心、及时地清点资产和处理好资产异动。

作者简介：

刘艳（1982-01）女，汉族，四川，硕士研究生，职员初级，研究方向：教育学原理

（作者单位：长江师范学院国有资产管理处）