浅谈信息数字化在妇幼保健机构档案管理中的作用

秦邱立

摘 要：现代化技术正在飞速的发展中，数字化信息也已经在全国普及，妇幼保健机构作为我国一个重要的服务机构，如何提升其服务水平，保证其档案材料的完整性和精确性已经成为了时下一个非常重要的课题。一些传统单一的档案管理方式工作量太大，效率太低，那么由此看来信息数字化在妇幼保健机构的档案管理过程中变得尤为重要。

关键词：信息数字化；妇幼保健机构；档案管理

一、檔案管理信息数字化对于妇幼保健机构的重要性

妇幼保健机构作为我国的一个非常重要的服务性机构，它是一个集中了教学，医疗还有科研，以及妇幼保健四大职责的平台。作为妇幼保健机构的重要组成部分之一的档案管理，它支撑和保障了妇幼保健机构其下各个部门能够顺利的开展工作，由此，档案管理对于妇幼保健机构的重要性不言而喻。因为我们有必要对于妇幼保健机构档案管理工作进行进一步的提高，在现有的管理方式上，加强档案管理的信息数字化建设，可以缩短工作时间，还能让服务水平得到进一步的提高。尤其是在信息数字化如此普及的社会背景之下，将其运用到妇幼保健机构的档案管理中来，使得档案管理日趋专业，精简，高效，这更有利于妇幼保健机构开展其他的工作。另一方面，妇幼保健机构档案管理信息数字化能够让传统的档案管理方式逐渐开放，可以节约很多的人力，将档案管理变得简单化，透明化，规范化，以此可以推进妇幼保健机构其他部门的工作也逐渐走向系统化。

二、当下妇幼保健机构档案管理信息数字化中面临的难题

（一）忽略了档案管理在妇幼保健机构中的重要程度

由档案管理的信息数字化实在是不能对妇幼保健机构产生带来一些实质性的经济利益，所以在一部分的高层和管理人员的思想中，他们并不将档案管理信息数字化放在一个重要的位置，甚至认为这是一件可有可无的事情。但是事实上。这种片面的认知对于妇幼保健机构的工作开展非常不利，对于妇幼保健机构来说，为群众带来高质量的医疗服务才是第一位，那么档案管理的信息数字化就显得不那么重要了，只有在面对领导的检查的时候，档案管理才能派上用场，而当这时候，只需要用简单的纸质档案就能交差，就是因为这个思想的存在，才使得妇幼保健机构档案管理的信息数字化建设变得非常困难，工作难以展开。

（二）传统的档案管理人员综合素质普遍不高

随着当今社会的信息数字化的普及，一些较为先进的办公软件和技术的运用对于传统的档案管理人员就变得相对于比较困难。特别是对于妇幼保健机构的档案管理人员来说，能够熟练掌握这些先进技术的人士就变得很稀缺，由于专业的局限性，使得妇幼保健机构档案管理的信息数字化的推广和普及变得比较艰难。因此，当下我们需要解决的最大难题就是提高妇幼保健机构档案管理人员的综合素质，确保他们有一定的信息数字化的基础和对计算机运用的能力，提高他们的职业素养，这对于妇幼保健机构档案管理和发展都是一件非常有意义的重大进展。

（三）档案管理机制的不健全

在妇幼保健机构现有的档案管理中，电子文件是作为信息存储的载体，我们可以通过文件的形式对信息进行收集和管理，还可以随时的对信息进行更新。但是电子文件毕竟只是一种数字信息，它也存在很大的弊端，比如容易发生信息的丢失和篡改，文件一旦被破坏，想要恢复就变得尤为的困难，这一定程度上对妇幼保健机构的档案管理信息数字化的发展产生了一定的约束。

三、妇幼保健机构档案管理信息数字化的相关对策

（一）制定信息标准，建立电子档案

为了确保档案管理信息数字化工作的进行，首先妇幼保健机构档案管理信息数字化工作的开展，首先就要结合当下档案管理的实际情况来考虑，在原有的管理模式之下，将信息数字化与其相结合，制定一个严格的标准。那么信息数字化工作的开展过程中，第一件事就是要对信息进行整合，再将其按照标准记录在系统中，不仅要保证页面的美观，更要保证信息的准确性。同时，通过区域网的联系能够更好在后期的维护工作中更新个人资料信息，保证了信息的及时性。

（二）让档案管理信息数字化的保密性得到提高

在档案管理信息数字化的过程当中，最受关心的问题就是信息的保密性。毕竟现在的网络信息都面临的一个最大的隐患，那就是个人信息的泄露，一旦这些个人信息被泄露，那么面临的可能就是一系列的，麻烦。那么如何保障这些私人信息的安全就成了一个难题。在进行档案管理信息数字化的过程中，妇幼保健机构需要加强对管理人员的安全意识的培养，首先要做到的是能够自觉地对档案信息进行保密，其次还要有能够及时发现安全隐患的意识，发现问题，立刻解决。同时对管理系统设定强有力的防护系统，必要时还需要对一些更为重要的文件进行加密的处理，如指纹识别等等方式，以提高信息的安全，确保档案管理信息数字化工作安全有效地进行。

（三）展开对档案管理信息数字化人才的培养工作

虽说信息数字化的发展是为我们人类工作带来了很多的便利，同时也为人类的工作节约了很多的时间，但是这并不代表信息数字化可以完全脱离人类自行工作。在档案管理信息数字化的过程中，有了人类的参与才能让一系列的工作正常展开。由此看来，档案管理信息数字化专业人员的培养变得至关重要。他们不仅需要对计算机有很好的操作能力，还要懂得相关的档案管理知识，除此之外，他们还需要有良好的职业素养，要树立真正的安全管理意识，用他们的专业知识做更好的服务，让妇幼保健机构档案管理信息数字化的工作更加系统化。

在计算机技术迅速发展的今天，我们从各个行业里都能看到信息数字化的身影，由此可见，妇幼保健机构档案管理信息数字化已经是社会发展的一个趋势了，这不仅仅是为了追逐社会发展的脚步，更重要的是档案管理信息数字化可以有效地促进妇幼保健机构下各个部门工作的展开。但是这并不代表这我们当下的信息数字化已经非常完美无懈可击了，它仍有不完美的地方，需要我们对它进行完善。但这只能通过在日常工作的运用中来找到问题，解决问题，由此构建一个更加合理的妇幼保健机构档案管理平台。

参考文献

[1]姚凤娟.浅谈信息数字化在妇幼保健机构档案管理中的作用[J].长江丛刊，2016（9）：115-115.

[2]蒋冬梅.浅谈信息数字化在妇幼保健机构档案管理中的作用[J].临床医药文献电子杂志，2018.

[3]杜娟.浅析数字档案在档案信息化建设中的重要性[J].治黄科技信息，2016（4）：26-28.

（作者单位：菏泽市定陶区妇幼保健计划生育服务中心）