浅谈互联网时代社保档案管理面临的挑战与对策

马先孝

摘 要：在网络技术和信息技术飞速发展的今天，社保档案管理工作的重要性日益突出。传统的社保档案管理工作已经开始趋于数字化、信息化、和数据化的潮流中。但是互联网时代带来机遇的同时也带来了诸多挑战，本文以门源县社会保险服务局档案管理工作为例，阐述互联网背景下社保档案管理面临的挑战以及解决的对策，我们应该对其带来的挑战进行思考和研究，为今后的档案管理工作做好充足的准备。

关键词：互联网;社保档案管理;挑战;对策

引言

社会保险档案是社会保障管理的重要对象，可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况。数据时代的全面来临，意味着各级社保单位必须紧跟步伐开展信息化建设，加快档案管理工作数据化、信息化。但目前依托互联网技术进行档案管理还面临很多的挑战，本文将以门源县社会保险服务局档案管理工作为例，浅谈互联网时代社保档案管理面临的挑战和解决的对策。

一、互联网背景下门源县社会保险服务局档案管理面临的挑战

（一） 对档案管理方式的挑战

门源县社保局对社保档案保管采取了诸多措施：一是设立专项档案室，由专人保管钥匙。二是制定了一系列社保档案管理的规章制度，例如在借档和还档的过程中必须有档案管理人员的签字。三是为了避免社保档案的遗失和破损，未在社保管理单位报备的档案不能随意流传。在档案的管理方面更加注重档案的详细分类和归档工作，这种管理方式在大数据时代显得比较单一，虽然经过不断地改进已经趋于成熟，对于个人保险关系转移和基金的转入转出手续、离退休人员的社会化服务与管理等这些详细的个人档案，在一定程度上有效的确保了档案的完整性、安全性和真实性。但是档案残缺、丢失的情况也常有发生，对于长期保管来说不现实。另外纸质档案的查阅方式比较繁琐，尤其是社保档案体量大、时间跨度大、内容多，多次查阅容易造成原件的受损。

（二） 对档案管理思维的挑战

门源县人力资源和社会保障局社保档案管理方式单一的原因还在于档案管理人员思维陈旧，在传统档案管理思维的影响下，一方面对社保档案管理工作的重视程度不够，认为传统的管理方式已经满足了日常工作需要。另一方面思维过于狭隘，长期形成的思维定式使得社保档案管理人员缺乏对市场和社会发展状况的了解，过于追求档案资料的完整性和保管性从而忽略了档案的利用性和服务性，大量的档案资料无法得到规范化的管理和充分有效的利用，满足不了社会大众对个人档案资料的需求 。

随着互联网浪潮的席卷，传统以档案实体为对象的管理方式不断受到冲击也面临着极大的挑战，社保档案电子化是社保档案实现“信息导向”的重要途径。

（三） 对档案管理人员职业素养的挑战

传统的社保档案管理方式对管理人员的专业素养要求不高，导致管理人员对现代化管理知识的匮乏。门源县社会保险服务局由于工作的特殊性和重要性，使得社保档案信息化领域的人才比较紧缺，专业人员的储备也比较困难。大量的社保档案数字化工作必须依靠熟悉社会保险工作各项业务的专业人员，而目前的档案管理人员多缺乏管理经验。其次由于编制限制、社保档案管理人员常常身兼数职。沉重的工作任务之下根本没有多余的时间和精力去加强自己的专业素养。

（四） 互聯网时代下的网络安全挑战

门源县社保局档案数字化管理时对于网络安全问题只依赖于网络防火墙。主要原因是硬件设施比较落后，网络建设不完善，由于计算机网络具有很高的开放性，易造到网络病毒的入侵，导致档案资料的泄露，还有档案管理人员的安全意识薄弱，严重威胁到部分具有保密性的电子文件的安全。使用电子文件对档案的真实性和完整性具有挑战。不同于传统的纸质档案，电子档案进行删改是不留痕迹的，极易给别有用心之人留下可乘之机。另外电子文件对系统的依赖性强 ，但是现有设备老旧，后期的维护和系统升级跟不上，常常出现计算机及其应用软件的不兼容给文件的交换使用造成很大的困难，需要通过保留不同的计算机软硬件系统来适应新系统的转换及迁移工作，才能保持文件的可读性。

二、互联网背景下门源县社会保险服务局局社保档案工作的对策分析

（一）摆脱思维定式，培养创新意识

在前文中我们已经分析了对社保档案管理思维存在的弊端，想要打破这种局面，首先社保档案管理人员要加强对档案管理工作的重视，必须清楚的认识到社保档案作为个人历史活动的真实记录，具有其他各种信息资源所不能替代的特殊价值与作用，所以必须重视社保档案管理工作。其次要培养创新意识，服务意识。敢于摆脱思维定式将互联网与自身工作相结合，转变角色以用户思维开展工作，主动参与到档案资料的准备工作中，做好社保档案服务，破除传统的以“藏”为主，以“用” 为辅的思想观念。

（二）“传统 +现代”双轨制，多种手段综合管理

要想社保档案管理工作实现现代化就必须寻求多种有效科学的管理手段，电子文件相比较于纸质文件在载体、储存空间、检索利用等方面都具有质的优越性。其虚拟化的特征，可以在不同的载体之间进行转换。存储高密度性的特点对于大数据，可以建立数据库来存储海量文件，大大的减少了纸质文件占用空间的问题。电子文件在信息检索技术上更加便利快捷，档案内容也可以随时的添加和修改，减少了管理人员的工作负担提高了工作效率。现代化的档案管理方式尽管来势凶猛，但普及度还不高，就目前来说，在相当长的一段时间里传统档案管理方式仍然占据主导地位，但随着互联网普及度的提高社保档案管理工作会呈现出“传统+现代”两种管理方式，二者取长补短，相互融合使社保档案管理事业更加科学严谨。

（三）建设高质量的档案管理人才队伍

为了不在时代的浪潮中被淘汰，首先社保档案管理人员要认清档案管理工作已经由档案实体管理向档案信息管理转变的事实，要拓宽视野，及时了解自己工作领域的最新动态，充实理论知识，通过不断地学习强化自身的专业素养，其次各级社保单位要引进人才，壮大队伍，采取专人专用的方式，让社保档案管理方面的专业人才学有所用。对于原有的管理人员，各级社保单位统一组织通过培训、讲座、实习、研讨等方式进行时间短、效率高、针对性强、形式灵活的继续教育。最后，还可学习、借鉴国内外档案管理工作的先进经验，结合自身特点，走一条具有特色的个性化管路之路。