新时期人事档案管理信息化建设研究

黄琳娜

【摘要】随着社会经济的不断发展，人才逐渐涌现，不仅人与人之间出现竞争关系，各单位之间也在相互竞争，而随着高科技智能化的推广，信息技术和人类的工作、生活有着密不可分的关系，且信息化也推动了各公司的发展。人事档案的管理也离不开信息化的建设，为满足当今社会的发展，信息化技术在人事档案的管理中需依靠人员和技术的共同努力，使人事档案管理的工作得以顺利开展。

【关键词】人事;信息化;档案管理

在全球经济化的背景下，我国不断加快经济建设，各行各业的公司不断成立，人才的加入大大提高了经济建设，但随着人员的逐渐增加，人事档案的信息资料也随之增多，且各方对档案管理的要求也在不断提高，传统的人事档案管理方法不能满足目前需求，在信息技术的运用下，应提高人员管理技术和信息化的建设。

一、信息化建设对人事档案管理的意义

伴随着知识型经济和信息化时代的来临，我国从社会建设、政治和经济发展等，都发生了积极的改变，各职业也有了新的机会。以此为背景，人事管理作为管理过程中的重要环节之一，也做出了转变，由传统的人员手工管理方式融入了科技信息化技术，这样的发展对公司的发展也有着推进作用。

（一）有利于实现人事档案管理信息的資源共享。信息化时代人类需要不断进步，在顺应时代潮流的同时，信息化的人事档案管理是企业发展现代化必不可少的条件，也是提高管理工作效率的重要因素。并且信息化有着相互关联的特点，以合理且科学运用管理方法对人事工作相关信息加以保密为前提，资源的共享通过信息传播、相互的交叉运用也会产生积极的作用，转化为不同机遇，所以信息的资源利用也逐渐成为经济发展中的战略资源，在展现个人价值的同时也有利于现代化的经济建设。

（二）便于公司管理和档案信息的查询和利用。对于较传统的人事档案信息管理，其是以人工管理为主，在查询时耗费时间且环节较复杂，而信息化的档案管理技术通过数字和电子化的方式，较大程度上简化了档案信息管理的复杂程度。并且在传统方式中，档案大多为纸质，需较大空间进行放置，而信息化的档案管理将实物以虚拟的形式存储，既方便公司人事档案的存储，也能迅速地从中提取想查阅的信息，使档案的价值得以发挥。而通过对档案管理相关的软件开发运用，使人事信息以多层次、多方面、多立体的模式集中，在促进转变人事信息管理方式的同时，提高了资源的利用率，为社会经济建设服务，从而推动社会发展。

二、人事档案管理中信息化建设普遍存在的问题

人事档案管理的信息化对企业的发展起着促进性的作用，在社会的发展下，信息化建设也不断推进，而对于人事档案的管理需要多方的共同努力，在建设的过程中大致存在以下几点问题：

（一）未设定统一的信息化管理标准。在企业数量和类型的不断增加下，各企业也出现追求个性化的现象，例如，部分单位较排斥公开信息，并没有公布人员的信息，有的单位仅在局域网上小范围公开，讲究内部管理，任何管理机制的高效施行都以科学化、合理化为前提，设定统一的信息管理标准，才能保证档案信息的高质量，从而发挥其作用，也可保证档案信息网络的通畅，让信息的共享更有效地开展。除此之外，也应注意认识档案信息的安全性，从管理部门到各员工提高安全意识，在保证完整且真实的前提下，及时做好备份、加密、设置权限等措施。

（二）基础设备不够完善，管理人员综合素质待提高。我国人口众多且分部地区广泛，这也使得人事档案的信息化管理普及的时间较长，部分偏远地区和小型企业接受科技化、电子信息管理方式较慢，仍保持以人工的方式管理档案信息，或是设备不积极搭配齐全，例如缺少较为基础的扫描仪、网络等条件，另一些地区虽普及了计算机信息管理，却不能保证联网。在档案信息管理的人员选择方面，应同时具备专业技术和综合素质，个别中小企业因节约成本或不重视管理，在岗的管理人员因专业水平较低或个人不重视，导致信息录错、使用不灵活等，这些原因都使人事档案信息的发展和传输发展较缓慢，不利于社会的建设。

三、优化创新信息化建设的方法，提高人事档案管理的效率

（一）提高管理工作的重视程度和人员的综合能力。人事档案的信息化管理虽凭借网络平台开展提高管理的水准，但主体依旧是人员自身，信息化管理的有效开展离不开管理人员的重视，这是一个较为漫长且需长期努力的过程，作为管理人员应将信息化管理工作置为重要位置，在日常工作中加深管理，结合企业的实际情况改善管理方式，有问题产生也应快速解决，不出现堆置、延期的现象。在人员方面，因信息化的管理依旧需要依靠人为录入信息和审核数据，所以企业应给予学习机会，定期举行业务培训，保证随社会发展更新使用方法，此外定期的人员选拔也是促进成长的方法，不仅要求对系统的熟练操作，更应学习相应的图像、文字等后台操作方法，这样不仅提高了工作效率，也有利于企业发展。

（二）确保设备的更新和软件的开发。如果想高效地开展档案信息化的管理实施，除提高人员的综合素质以外，硬件设施和软件的更新十分重要，这也是各环节开展的基础，通过及时更新设备，不断完善网络信息管理的系统，作为信息传输和资源共享的工具之一，硬件设备的配置对人事档案信息的管理有很大推进作用，也是日常工作的保障。

四、结束语

关于人事档案在单位工作的重要意义，主要在于人事档案中对个人的学习能力、工作经验、个人修养、综合素质等方面进行了详细的记录，是单位在招聘工作人员时经常会调查的资料。在“互联网+”的大数据时代，将档案以信息化的方式进行管理，可以使资源进行实时共享，以更好地利用。重视其人事档案管理工作的改进，有利于提高工作效率，使得人事档案的价值获得充分的体现。

【参考文献】

[1]覃珏.浅析新时期事业单位人事档案信息化建设[J].卷宗，2015（4）：40.

[2]赵冰.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].现代企业文化，2016（29）：124.