加强干部人事档案信息化管理的策略

于尼

【摘要】干部人事档案是记录一名干部日常工作表现、个人基本信息的重要凭证，更是一个单位全面了解干部、选拔干部的重要前提。在很长一段时间内，干部人事档案管理主要采用纸质管理的形式，档案材料很容易丢失，不方便信息查询，不方便信息共享。信息技术的不断向前发展，使得人事档案信息化管理成为可能，加强人事档案信息化建设已经成为档案管理的必然趋势。本文主要结合实际工作经验，先分析了干部人事档案信息化管理的重要性，然后论述了干部人事档案管理存在的问题，最后分析了加强干部人事档案信息化管理的具体策略，希望通过本次研究对进一步提高干部人事档案管理质量有一定帮助。

【关键词】干部人事档案;信息化管理;存在问题;策略

进入新世纪以来，我们逐渐步入信息化时代。信息技术对各个领域产生了深刻影响，许多行业已经逐步步入信息化行列。干部人事档案管理过程中，加强档案信息化建设、信息化管理是提高档案管理质量工作效率，实现档案共享的前提保障。在这一背景之下，就需要档案管理人员结合时代发展需求，不断学习先进的管理技术和管理理念，实现档案管理的有效创新。将信息化理念和信息化技术充分融入档案信息管理工作，有利于提高干部人事档案管理质量，更好地为档案管理工作服务，保证人事档案管理工作能够高效高质完成。

一、加强干部人事档案信息化管理的重要性

（一）方便档案信息查询。干部人事檔案管理工作开展过程中，通过将信息化技术充分融入其中，能够使得档案由纸质管理向无纸化管理转变。通过将人事干部的相关档案信息录入到计算机系统中，保存到数据库，能够实现干部档案信息的高效保管，不存在档案资料丢失的情况。通过应用信息化管理模式，可以简便高效地为相关人员提供干部人事档案信息，并进行在线阅读、在线阅览，能够实时保存相关内容。尤其是在现阶段存档人员众多的情况下，通过采用信息化管理模式和查询模式，能够大大降低档案管理人员的工作量和工作时间，节约工作流程，大大提高档案管理工作效率。

（二）规范档案管理模式。在信息化大背景下，干部档案信息管理过程中，必须严格按照相关工作要求，如实登录干部的人事信息，并规范填写档案内容。在信息化档案管理系统当中，对格式字体内容都进行了严格的规范。通过加强干部人事档案信息化建设，能够有效解决传统纸质档案管理过程中字体不统一、字体难以辨认、档案格式不规范、收集内容不全面、容易丢失的问题。在信息化大背景下，还能够对档案管理人员的工作行为做出进一步规范，使得档案管理人员能够根据相关技术标准，随时对干部的档案信息及时进行更新、数据迁移和共享，从而使相关档案信息得到最大程度的利用，提高资源利用效率。

（三）档案保存更加安全。传统纸质档案在保存过程中，由于纸质档案的特殊性质，在保存过程中一旦操作不当，档案的性质就会发生改变，严重的会导致档案腐蚀、虫蛀、丢失、磺化、硬化，纸质档案破损到一定程度之后很容易破碎，难以进行妥善有效的保存，并且在纸质档案不断地翻阅、查询利用过程中还很容易丢失。在信息化背景下，通过对干部人事档案进行信息化处理、数字化转换，将干部的纸质档案转变成数字档案和电子档案保存在计算机的数据库中，只要硬盘存在，干部的人事档案就不会丢失，就会一直保存下去。同时针对某些具有秘密性质的干部人事档案，还可以进行加密处理。随着信息化技术的不断发展，信息化档案只需要进行定期的升级和维护，就能够保证整个档案信息的完整性、可靠性和可用性。而且最近几年云计算的进一步发展，为信息档案云储存提供了依据，它能够确保档案更加安全可靠不受影响。

二、传统干部人事档案管理存在的问题

（一）档案管理人员的素质有待提高。传统档案管理模式下，档案管理人员认为档案管理工作是一个十分轻松的事情，不需要有太多的技术要求。档案管理部门在人员选择上对档案管理人员的专业要求不高，在上岗之前并不能进行严格的档案方面的专业培训，专业素质低下，造成档案管理人员在对干部人事档案信息进行保存、收集、整理过程中存在很大的随意性，使得干部人事档案经常出现丢失损坏、遗忘，不能够及时更新现象。随着时代不断向前发展，人事档案的管理工作要求越来越高，相应的对档案管理人员的专业技能提出了更高要求。现阶段，传统人事档案管理队伍专业素质较低，已经不能够很好地适应信息化时代的发展要求。

（二）档案管理人员缺乏管理创新。传统干部人事档案管理过程中，很多档案管理人员因为习惯了纸质档案管理模式，在档案工作中存在等、靠、要思想，很难实现档案管理的有效创新，还有一大部分工作人员保守、固执己见，不习惯创新和改变，不能够适应新环境和新方法，在处理人员众多的干部档案信息时，他们由于自身知识欠缺，很容易导致档案在收集、整理、保存、保管过程中存在差错，工作效率低下，严重的还会导致干部人事档案不能够及时更新，甚至会造成档案信息管理工作效率低下，影响到干部人事档案信息的有效利用。

三、加强干部人事档案信息化管理的策略

（一）强化信息基础建设。加强干部人事档案信息化建设、信息化管理就需要有充足的信息化设备作为支撑，所以在实施人事档案信息化管理过程中，单位应该给予档案管理部门相应的信息设备支持，完善硬件设备，强化资金投入，保障档案部门有充足的资金用于购置先进的仪器设备，如计算机、扫描仪、复印机、打印机、储存器等，确保干部（下转第137页）

（上接第135页）档案信息化管理能够高效开展，真正提高档案管理工作效率。在购置信息化设备的同时，还应该注重对档案管理工作人员进行培训教育，为每一名档案管理人员提供培训教育的机会。在培训教育工作开展过程中，应该以提高档案管理人员信息化操作意识为出发点，让他们知道信息化设备的具体操作方法，为他们更好地适应信息化时代档案管理工作奠定坚实基础。

（二）加强人才建设。干部人事档案管理工作是一项专业要求很高的系统化工作，尤其是对一些重点企业和重点事业单位来说，档案管理人员的专业素质、学历层次直接影响到档案管理工作质量和管理效率。单位在进行干部人事档案管理人员选拔时要严格把控，要以档案管理人员专业素质为选拔依据，确保所选择的人员专业素质过硬，业务达标。在具体实施过程中，单位应该逐步加大对高素质人才的选拔和培养力度，在较短时间内培养一支专业素质过硬，能够适应信息化发展的高素质档案管理人才队伍。针对现阶段档案管理部门人员老龄化严重、专业层次较低、素质低下的局面，应该对现有的工作队伍进行严格考核，按照能者上的原则逐步更新档案管理队伍。另外还应该引导档案管理人员在日常工作中加强自主学习，不断更新专业知识，更好地紧跟信息化发展进程。

（三）完善信息化档案管理体系。要使干部人事档案信息化管理工作高效开展，就需要构建一套完善的信息化档案管理体系。一方面应该注重完善干部人事档案信息化管理标准体系。利用信息化技术对档案管理的具体工作内容、档案的具体格、具体字体进行明确，实现档案管理的统一化规范化，便于后期对相关内容进行查阅和利用。同时，还需要对调阅干部人事档案信息的相关人员的权限进行明确，只要确保在规定的权限范围之内，相关人员能够从数据库中调阅干部的人事档案信息，这样能够确保干部人事档案中某些保密性的档案信息不泄露。另外还应该构建档案审核的真实性标准。近年来虽然信息化技术已经渗透到我们生活的方方面面，但是在信息技术利用过程中所带来的安全问题也十分突出。为此，在干部人事档案信息化管理工作中，相应的管理人员一定要提高自我警惕性，要具备一定的防范意识，以此来保证档案凭证的真实性。另外就是要构建完善的信息化监管机制，保证干部人事档案的完整性、真实性、安全性，避免干部的保密材料被泄露。对于违反档案相关规定的工作人员，要按照国家法律法规追究其相应责任，确保档案信息的安全性不受威胁。

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