高校本科生学籍档案管理现状及对策

祝伟伟

【摘要】学籍档案的管理在高校中越来越被重视，学籍档案的管理是各个学院、每个学校都很重视的一个参考依据，通过学籍档案可以了解到学生的在校表现情况。本文主要分析了本科生学籍档案的管理现状，针对状况和问题提出一些建议和对策。

【关键词】学籍管理;学籍档案;对策

近年来，随着高校学籍档案管理内容和方向的改革，对学籍档案的管理需要重新规划。现在学籍档案存在材料内容增多，内容也更加详尽。比如说学分制材料、延长双学籍材料、专转本学生材料和选修材料、转专业材料等等各样的材料。这些材料都需要记录在学籍档案中，作为资料保存下去。这些材料对于学生们来说非常重要，这都是他们的基础材料，关系到以后的转学和就业。影响着他们的学习深造、出国留学、找工作等等。所以，随着招生的增多、教學模式的转变，对学籍材料的保存成了许多高校面临的困难。高校的各个部门都在为此寻找解决办法。

一、本科生学籍档案的特点

（一）学籍档案形成的规律性，往复的特殊性。学籍档案的形成具有规律性和往复的特殊性，大学本科生的学籍档案主要记录着学生们从进校那一刻到离校这一段时间学生的全部的资料。学籍档案的形成规律根据教学活动的规律形成的。学习档案的整理过程，一般从材料的形成到积累，到完全的整理完成，这个过程有着很强的规律性和往复的特殊性。

（二）学籍档案数量的可观性，内容的复杂性。随着教育的改革，本科生招生人数的扩大，毕业生在几年后会相应地增加。学籍档案的案卷数也成倍地增加。学习档案本来涉及的内容就比较多，而且复杂，学籍档案案卷的增多给相关部门的整理人员增加了很多的压力。又因为它内容的复杂多变性，使得整理起来更加困难。

（三）学籍档案存贮方式的多种性，表现形式的多样性。学籍档案的组织方式一般是纸质材料，做成案卷存放起来。由于这种方式已经延续了很长时间，而且被人们熟知，用的比较广泛，所以即使出现了电子档的文件，还是会被打印成纸质的存储下来。比如说在记录本科生的学习成绩的时候，想要记录在档案上。由各个学院把学生的成绩记录成电子档。记录完毕之后，再打成表格的形式打印出来，发给教务部门，再由教务部门统一进行管理。各院系收集完学生信息之后，要在统一的学生学籍管理系统中，输入信息，在学生学业结束之后。统一把网上的信息下载打印出来，交给教育部门。另一个协助档案储存的方式就是光盘储存。光盘储存有着鲜明的特点，体积小、容量大、易保管。它能够快速地让信息集中起来。用的时候也非常方便。给管理部门带来很大的便利。比如说计算机管理的电子注册和学生学籍信息的采集，这些图像都可以存储在光盘中。所以光盘也可以作为学生档案存档的一个介质。

二、本科生学籍档案管理工作的发展趋势

学籍档案管理的规范化和现代化使学生们的学籍档案朝着更加有秩序的方向运行是人们正在做出的努力。规范化管理学籍档案能够确保学籍档案材料的真实性、准确性和完整性。这也避免了学生的学籍档案被一些不法分子利用，造成难以挽回的损失。这就要求学籍档案的管理人员必须用非常高的标准来要求他们。档案管理人员应该把档案材料按照一定的类型分类。档案管理人员一定要把档案整理成方便实用的样式。以便于使用的时候，能够及时地检索出所使用的信息。

三、本科生学籍档案管理的现状及对策

（一）学籍档案管理方法的传统性、信息显现的时续性。在学习档案管理的方法上面，这个传统的方法已经不太适用于学籍档案的管理。但是现在大部分学校用传统的方法来管理学籍档案。所谓传统的方法就是把档案打印成纸制，按照一定的顺序年份排列在类似于图书馆的收藏室里的书架上，需要管理人员手动地进行归档检索查找和归还。由于纸质档的学籍每个学生的情况都不一样，学籍材料的内容也不同，而且数量繁多复杂，有点力不从心，受到很大的限制。在查找的时候显得非常困难，不仅浪费时间，效率也大大降低。学生档案信息的工作如果做得好就可以为社会服务，因为学生档案在本科学生毕业找工作时要用到，而且牵扯到学生的出国深造等各个方面的问题。

（二）学生档案管理的高科技。比如说计算机技术和电子化应用在档案中。可以建立本科生学籍档案的专属系统。信息能够更快地融合，信息的检索速度提高，查询效率也得到提高。这在一定程度上减轻了档案管理工作人员的工作压力和工作量。把信息化带入学生的学籍档案的管理过程中，可以使学生学籍档案的管理更加轻松，在查询学习信息的时候，能够通过简单的网络就可以知道学生们所有校内校外的信息，提高工作效率。

四、结语

本科生的学籍管理工作是非常繁重而且复杂的一项工作。但是运用了科学的管理方法之后，就会使管理工作变得非常便利，有利于工作人员和学生们的查询与利用，运用信息化的管理方法，让学生学籍档案管理更加合理化，满足高校的管理要求和社会发展的需求。

【参考文献】

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