高职院校档案数字化管理探析

董晓玲

摘  要：随着我国信息化发展战略和信息化计算机云计算工程的实施，使我国进入了大数据的电子信息化时代。在此背景下，社会生产和人们生活也因此发生了巨大的变化。高职院校档案作为在高校长期发展中而形成的一种信息化资源，其随着信息化的飞速发展，传统的档案管理方法已经无法满足现代数字化信息的要求，所以其管理必须跟上现代信息潮流，改变管理方法和观念。

关键词：高职院校;档案管理;数字化管理

前  言：

在现代高职院校的档案管理工作中，其建立“数字化校园”是现代高职院校发展的主要方向和重要的建设理念。将数字化技术应用到高职档案管理中，可以有效的提高其档案管理的效率和质量，保证了其档案存储的安全性，对于档案的管理发展起着重要的作用。

一、高职院校档案管理数字化发展中所存在的问题

（一）高职院校中档案数据资源大且种类繁多

高职院校在长期的发展当中保留下了大量的有价值的科研资料和教学资料，同时也保存了具有教育价值和历史价值的文字以及音像等实物信息。这些东西都应该在大数据时代的背景下存储到中央系统中，保证其安全性。但是随着现代高职院校的招生人数增加使教材、科研等一些重要资料也在随之增加，并且一些极其重要的文件和资料需要利用扫描仪来全面的进行扫描，这样给档案的采集以及存储工作造成了很大的麻烦[1]。

另外对于高职院校的发展历程来看，很多学校都是由以前很多个学校组合而成的，最远的可以追溯到几十年之前，所以对于档案的信息数据等会比较繁多，其中包含了很多中院校的各种信息资源，而且随着现代国家经济的发展，对于其科研以及各种重要的研究工作都在加大力度的投入资金，导致其发展具有很大的流动性和更新性，同时根据社会的发展需求，更加需要专业技能型人才，所以这些资料在此背景下会变得更加多元化，使得在数字化信息存储中造成了比较多的麻烦。

（二）档案管理观念跟不上时代的潮流，资源不能达到共享

随着我国大数据时代的到来，对于其高职院校的档案管理工作提供了巨大的机遇与挑战。对于该背景下的档案管理必须要求其管理人员拥有较高的综合信息化素质[2]。很多现代高职院校的档案管理人员对于该工作的观点都是对于新时期的理念理解的不到位，工作要求新型认识度不高以及管理工作的责任心相对不强，这样导致其管理人员对于现代数字化档案管理不够重视，最终使高职院校在开展数字化档案管理时缺乏相关的人力、物力的支持，使其无法开展下去。

同时在每一所高校进行信息化档案管理建设时，都习惯于各种工作的开展都从自身院校实际情况出发，根本没有重视与其他院校的资源进行共享合作，从而缺乏各项工作的有效沟通，加大了各个高职院校发展的整体差异。

（三）档案管理方式较为落后

对于现代高职院校的整体管理而言根本不存在统一性，每个院校的各个部门岗位都各自为政。同时在国家对院校规模的扩大投资力度加大，使高校内部的整体任务较为繁重，这样专门管理档案的管理人员资源缺乏，并且各部门的人员流动较快，很大程度上制约了数字化档案管理的发展。

二、提升高职院校档案数字化管理的有效措施

（一）转变现代数字化管理观念

从上述问题上看，要想真正的实现高职院校有效的数字化管理，必须首先提升档案管理人员的专业素质和转变其管理观念的认识，由于高职院校的培养方式的特点，其主要注重的是技能型的专业人才，但是对于现代院校发展而言，其缺少相关的高端定位。所以要想改变这一点可以具体从下面几方面进行改进。

第一：高职院校中檔案管理人员要结合当前学校的发展情况以及数字化档案管理的具体要求，来创立新型的数字化管理模式和科技化服务意识，并且要求院校各部门应当建立信息资源共享意识，从而提升档案数据管理工作。

第二：在院校中打造一支专业的数字化管理建设队伍，通过各种方式来引进计算机技术与档案管理工作的高端复合型人才，使其院校内的档案管理工作达到现代数字化要求。

第三：院校应当定期组织关于档案管理人员的专业培训，将数字化信息技术与档案管理的信息传递给档案管理工作人员，提升其档案数字化管理意识，使其不断的完善和充实自身的技术能力，提高档案管理专业化水平、

（二）将院校内部各个点面相互结合，真正实现档案数字化管理

首先，数字化基础建设在学校的档案管理工作中的重要性应当受到管理人员重视，其中包括数据库处理系统、档案管理软件以及信息存储设备等，将这些设施建设完善，从而保证数字化档案管理在专业的平台中稳步运转。

其次，高职院校要结合自身发展的实际情况来按照国家的统一标准进行数字化档案管理建设，将专业的管理软件加强其开发的力度和推广的力度，随着院校中档案资源的数量和种类的不断增多，对于其管理的要求应当分类管理，并且对于其管理的模式和格式应当采取统一的标准，进行确保资源的有效共享[3]。

最后，档案管理应当根据院校的实际档案利用率来分类管理，可以将一些利用率较高的档案资源优先进行数字化管理，然互根据自身学校的教学需求，将一些教育教学资料放到首要的管理目录中，并建立专业的文件夹，从而保证其重要资源的利用率。

（三）完善档案数字化管理的相关制度

首先，需要设立相关的档案资源管理制度，在数字化建设与学校自身发展的基础上，确立高职院校的管理体制和各个机构负责的共组内容，将传统的档案管理模式进行创新和改善，使高职院校的档案管理趋于有序化和合理化，从而使管理人员将档案进行统一的数字化、规范化管理。

其次，对档案管理人员应当设立相应的奖罚制度和岗位责任制度，一方面可以提升其工作的积极性和工作热情，使其在工作中明确自身的工作职责;另一方面可以增加管理人员的责任观念，使其能够按照制度来提升自身的工作意识，从而提升自身的工作水平。

最后，应当将数字化与传统的纸质化管理理念相互结合，因为很多数字化档案中在国家法律和真实性的判定上还存在一定的问题，这样的背景下应当保持数字化和纸质版的档案同时进行管理，对于一些法律性质较强或者是具有凭证意义的档案还要实行纸质管理，为高职院校的档案管理提供其整体性和安全性。

结语：

在现代大数据时代背景下，档案的数字化管理是当代档案管理的必然发展趋势，高职院校应当在新时代的背景下顺应时代发展，充分发挥数字化信息技术在档案管理中的作用，从而保证高职院校中档案管理事业的全面发展。

参考文献

[1]  孙晓旭.大数据时代高职院校档案数字化管理研究[J].辽宁高职学报，2019，21（08）：97-100.

[2]  袁静乐.高职院校档案数字化管理路径探究[J].才智，2019（19）：9.

[3]  赵兰凤.推行高职院校档案数字化管理初探[J].林区教学，2017（12）：120-121.