人事档案在干部管理中的作用

杨吉琼 杨扬

摘 要：人事档案管理是中国人事管理中的一项重要组成部分，它是个人身份、学历、能力、经历、薪资水平、社会关系和政治面貌以及个人品质和作风等情况的客观记录和凭证。反映出一个人的德才表现和人们对其过往经历的认定和评价。这些记录和评价具有现实性、客观性和连续性等特点，为事业单位在干部的考察培养、任用和管理方面提供了重要的依据。在事业单位干部管理中有着重要的作用。

关键词：人事档案 干部 管理

人事档案是干部个人身份、学历、经历、能力、薪资水平、政治面貌、思想品德、健康状况及社会关系等情形的原始记录。是一个人德才表现和人们对其过往经历的认定和评价。它是事业单位在干部管理中开展干部转正定级，薪资调整、职务任免、职称评审和退休审核等多方面工作的重要凭据和佐证。在对干部的培养、选拔、任用和管理上有着重要的参考价值和意义。做好干部的档案管理工作，对干部的管理有着重要的作用。具体如下：

一、干部人事档案对干部管理的重要作用和意义

1.人事档案记录的连续性和动态性，有利于对干部的全面了解

人事档案一般是从个人的中学时期开始收集、统计和归档的。内容包含一个人的学籍、学历、健康体检、政治面貌、德才表现和亲属关系等，一直延伸到其退休及至死亡。可以说一个人一生的学习、工作和生活经历都能在其人事档案里找到相关的记录和佐证。干部人事档案是随着干部的活动，其业绩表现、奖惩、工资及社会关系等内容不断在发生变化的，它的记录连续且动态向前发展，完整而动态地发映出了干部的能力、才干、需求和收入水平。使相关部门在查阅人事档案的记录时，对干部的成长轨迹可以有一个明晰的了解，对干部的才能、需求和薪资预期有一个大概的认识，有利于对干部形成一个全面的认识。

2.人事档案的客观性和综合性，有利对干部的正确评价

人事档案记录内容包含了干部在学习和工作中形成的各种考核、审查、评价、奖励和处分等，可以说是对一个人从德、智、体、美、劳各方面表现的全面的、长期的和综合的记录。这种记录是对当事人在当时发生的事情客观的、及时的记录和评价，因此，它是了解干部的第一手的资料，是不掺水的真相，是最能反映干部从思想道德到工作表现的客观的、综合的材料。这些材料有利于帮助相关部门对干部做出正确和客观的评价。

3.人事档案可以为组织对干部的培养和队伍的建设提供依据

干部的培养是队伍建设的基础性工作，培养好人才，建设好队伍是做好工作的基本保障。古话说：十年树木，百年树人，说的就是人才培养的重要作用和深远意义。但人才也不是天生而就的，它是需要在后天的教育和培养下才能一步步长成的。

才根于器，培养人才重在选育人才，选好培养对象，再加上有针对性地因材施教是培养干部事半功倍的好办法。但人才的选育是个艰难的任务，它建立在对人才全面的了解和客观正确地评价的基础上。

人事档案对干部长期的、综合的、全面的和客观的记录给相关部门了解和评价干部提供了一个方便有效的途径。通过这个途径，可以在一定程度上帮助相关部门更好地了解和评价一名干部，从而有方向、有目的地对干部进行培养，避免走弯路，做到用最短的时间，最少的经费，培养出最合适和有用的人才，为单位和国家的建設创造更多的价值。同时，对干部的了解和评价，也有利于选择合适的人组建合适的队伍，团队成员之间的取长补短，配伍得当，可以最大化地发挥出团队的合作效益，取得最大合力。

4.人事档案可以给相关部门对干部的合理任用提供重要的参考

尺有所短，寸有所长。选对的人，干对的事。每个人都有不同的特长或自己所擅长的领域。自古知人善用就被认为是人力资源管理的较高境界和层次。但善用人的前提是知人。知人是一个长期的、综合的和需要去伪存真的过程。人事档案提供给相关部门的是一个人的长期的、综合的和客观的各方面记录，这些记录可以给相关部门在进行干部的了解和甄别上提供重要的参考作用，有利于对干部的公平选拔和合理任用。

5.人事档案可以为相关部门对干部的监督和管理提供帮助

干部的监督管理是一个长期的，多方面多层次的工作。它涉及干部的工作、生活和学习，和干部的成长经历，业务工作、道德品质、生活环境和人际关系等有着一定的联系。人事档案记录了干部的家庭背景、工作经历、学缘关系以及成长历程等。这些有利于在干部的监督管理中开展如下工作：

（1）提前回避，防患于未然。干部的家庭背景、业务背景、学缘、亲缘等社会关系是其社会生活的基本组成部分，也往往是容易被不法分子利用的部分。相关部门在从事和开展一些有可能和工作人员存在或产生利害关系的事项时，可以根据工作人员的上述关系，提前使其回避，防患于未然。这既是对相关工作公平公正开展的保障，也是对干部的一种保护和监督。

（2）提前进行有针对性的思想教育，防病治病。思想教育是对干部监督管理的重要环节和手段。古话说人看从小，三岁看到老。从干部的成长历程、生活环境和人际关系，分析干部的思想倾向、心理欲求，可以有针对性地对干部进行思想教育，事先打预防针，使干部少犯错或者不犯错，防病重于治病，才是对干部最有效的监督和管理。

（3）合理进行人事调配。人事档案是干部在任职期间的各种工作、生活表现的记录，其中，必然涉及到干部的工作部分，对干部所从事的工作方向，所进行的工作内容都有所记录。如果这些记录涉及到单位利益、商业机密或国家秘密的，相关部门在审查人事档案时可以及时发现，在进行人事调配，工作安排，制度保障等方面做出相应的防范，采取必要的监管和保密措施，既防止泄露秘密，保护了国家和单位和利益，也保护了干部不被伤害和犯错。

（4）划清权责，防范和规避不必要的法律风险。人员的流动中，职工的调动是不可避免的现象，职工在入职时，其与原所在单位在工作交接、劳动合同的解除、隶属关系的厘清和成果的归属等方面的问题是否已解决清楚，是在对新入职人员的人事档案审查时必须关注的问题。这些问题的及时发现和解决，有利于划清权责，防止单位和干部本人由于上述问题的处理不当而陷入不必要的法律纠纷中。

（5）去伪存真，防止假学历、假经历影响干部的管理和任用。通过干部人事档案的审查，对干部档案中的材料进行鉴别，去伪存真，杜绝假学历、假经历的存在，给有真才实学的干部以公平，给人事管理和岗位竞争以公正。

二、人事档案管理中存在以下问题

1.对人事档案管理工作的重视程度不够

在大部分人的观念里，人事档案只是一堆无关紧要、可有可无的东西而己，既不影响自己的日常工作，又不影响自己拿工资，有何重要性可言？甚至连一些单位领导也认为人事档案管理只是国家人事管理制度中一的项不得不完成的强制性的工作，与人事管理的其他工作比起来，就是管着一堆纸，并无多大作用和意义。因此，重视程度不够，相关配套设施不完善，管理制度不严格执行，思想松懈。使人事档案管理的工作难以更好地开展。

2.由于历史遗留问题，有些干部的档案不完整、信息混乱

由于人们对人事档案的不重视，一些干部在毕业后到工作单位就业时或者工作调动后，发现人事档案的部分材料不完整而没有及时补充和处理;还有一些干部对自己的档案信息填写不认真，出现档案材料中一些个人信息前后不一致的情况，比如，有的干部在填写出生日期时，在有些档案材料中填写公历，另一些档案材料中却填写农历等情况。造成部分干部的人事档案不完整、不全面和前后不一致等，给干部本人和单位的管理工作都带来了一定的影响和困扰。

3.管理方式陈旧，使人事档案管理工作琐碎繁重而危险

在现在电子化信息化的时代，很多单位的人事档案还是传统的纸质版材料，收集归档要靠手工，查阅要靠人工。这种管理方式使人事档案管理工作淹没在大量重复而琐碎的工作中，工作量繁重而成效不大。同时，纸质材料易霉变、虫蛀和失火，易于造成材料的损毁，并具有一定的危险性。

三、加强人事档案的管理应着重以下措施和手段

1.主管領导应加强重视

人事档案管理是人事管理工作中的重要组成部分，是开展干部转正定级、工作调动、工资调整、职称评审和退休审核等工作的重要依据，因此，人事档案管理并不是人事管理工作中无足轻重的部分，而是人事管理工作的基础和保障，主管领导应提高认识，加强对干部人事档案工作的重视，强化管理制度的建设和落实，保障人员和设施的配备，充分发挥人事档案在干部管理中应有的作用。

2.严格审查，确保干部的人事档案完整规范

人事档案的相关内容对干部自身的工资待遇等切身利益有着重要的凭证作用，对用人单位在干部的管理、提拔和任用等方面有着积极的参考意义，因此，相关部门在审查、接收和管理人事档案时，应严格按标准执行，认真负责，及时发现问题，及时提出问题并妥善解决问题，确保干部的人事档案完整、规范，有利于以它为基础的相关工作顺利开展。

3.跟上时代步伐，实现干部人事档案电子化管理

现代社会是信息化的时代，与纸质材料相比，电子材料有易保存、易搬运、易备份、不易损毁和查询准确全面等特点。实现干部人事档案的电子化管理，有利于档案生成后即时归档，部门之间信息共享;同时，电子档案查询内容全面、快速和准确等特点，对减轻工作人员的负担，规范管理和提高人事档案利用的准确性和高效性都有着极大帮助。

作者简介：杨吉琼（1973-），女，汉族，助理研究员，管理学硕士，海南大学人事处，研究方向：档案管理;杨扬（1983-），女，汉族，讲师，法学硕士，海南大学人事处，研究方向：人事档案管理。