事业单位干部人事档案管理现状及对策研究

摘 要：干部人事档案是组织全面考察了解和选拔使用干部的重要依据。本文通过分析事业单位干部人事档案管理现状，找出干部人事档案管理存在的问题，提出相应对策，以完善事业单位干部人事档案管理，充分发挥干部档案的重要作用。

关键词：人事档案;事业单位;干部;管理;对策

近年来，我国越来越注重事业单位人才队伍建设，加强事业单位人事管理。随着事业单位人事制度改革的不断深化，传统的档案管理模式和方法必然面临着新的挑战，事业单位干部人事档案管理存在的问题也日益突出。

一、事业单位干部人事档案管理的重要性

事业单位是经济社会发展中提供公益服务的主体，是社会主义现代化建设的重要力量。我国目前有着110多万个事业单位，3000多万事业单位工作人员，广泛分布在教育、科技、文化、卫生等各个领域。事业单位干部是在事业单位改革和发展中充当着领导者和实施者的角色，在推动公益事业发展、提高人民生活水平、全面建成小康社会等方面有重要作用。人事档案记载了干部个人经历、政治思想、业务能力、工作业绩等内容，是干部历史和现实表现的具体反映，是组织全面考察了解和正确选拔干部的重要依据。因此，完善干部人事档案管理，对于事业单位的人才培养、干部选拔和队伍建设，促进事业单位人力资源开发有着重要作用。

二、事业单位干部人事档案管理存在的问题

1.事业单位对人事档案工作重视不足

（1）領导层档案管理意识薄弱。在一些事业单位，领导层对于人事档案的认识不够全面。他们认为人事档案只是简单记录员工的基本信息、收集员工的简历材料，并没有多大的作用，对单位和社会创造不了什么价值，没有单位的其他工作和业务重要，因此对人事档案管理工作并不重视。

（2）档案管理硬件设施不完善。由于领导不够重视，单位投入到档案管理方面的经费少，一些事业单位无法配备必要的基础设施，甚至没有设立独立的人事档案室，档案管理工作形式化，严重制约了干部档案管理工作的开展。有的单位虽然建立了专门的档案室，但不具备湿度控制和防尘条件，堆放混乱，缺乏防火防盗设施，存在安全隐患。

（3）档案管理人员缺乏专业培训。有些事业单位人员规模较小，不太重视档案工作，人事档案管理人员没有接受过专业培训和业务学习，还有些事业单位的人事档案管理人员由兼职人员担任，常忙于应付部门日常工作，没有足够的时间与精力来管理档案。此外，部分档案管理人员把人事档案管理工作看成简单的“收、放、补、装”，忽略了档案的科学管理和开发利用，工作积极性和创新性不强。

2.事业单位干部人事档案质量不高

（1）档案内容不全面。干部档案材料普遍“厚古薄今”，旧材料较多，新材料未及时补充，干部的现实面貌没有得到体现。此外，关于干部个人经历、家庭社会关系方面的历史材料多，体现近期工作实绩、专业能力、个人特长的材料较少，导致干部档案未能真实、全面地反映干部的才能和业绩成果。

（2）档案材料不规范。首先，档案材料填写不够规范。由于有些干部不了解档案材料的重要性，填写时较随意。有的未按要求正确填写，有的填写过程中字迹潦草甚至有涂改，导致重要信息填写错误。填写“三龄两历一身份”信息时不一致，导致档案核查时出现前后日期不一致、信息不相符现象。或者填写家庭成员时未按要求填写完整，都会造成干部档案信息真实性和完整性受影响，给人事管理工作带来隐患。

其次，档案材料装订不够规范。目前，大部分事业单位的干部人事档案还没有达到分类有序、目录清晰、装订整齐的要求，导致审核档案和资料查找不便，档案资源利用效率低。

（3）归档材料审查不严格。档案审查是档案的“入口”关，档案审查不严格，审查手续不完备，如规定需组织盖章的未盖章，需要本人签名的未签名便归档，材料未经过仔细鉴别便归档，都会导致档案材料张冠李戴、同名异人，重复归档或不属于干部档案内容的多余材料归档。

3.事业单位干部人事档案管理手段落后

目前，大部分事业单位的人事档案管理手段落后，服务方式单一，信息化程度低。档案管理人员还停留在传统的手工操作，重复进行组卷、装订、剪裁等手工归档程序，过于注重人事档案的保存而忽略了信息利用的服务功能。还有一些事业单位考虑到人力、物力有限，加上人事档案信息机密性较强，因此虽已引进信息化档案管理系统，但也没有充分利用，只是简单应用计算机建立档案目录和索引。人事电子档案和无纸化阅读都较少，基本仍是手工管理和查阅利用干部档案，没能充分发挥干部档案应有的考察依据功效。传统纸质档案管理查询难度大，占用空间大，内容单一。同时，由于反复调用原件，干部档案材料容易磨损，不利于长期、永久保存档案。

三、完善事业单位干部人事档案管理的对策

1.转变人事档案管理观念

增强认识，有针性地组织领导者和管理组学习档案相关法律法规、制度，促使他们转变观念，充分认识到干部人事档案管理在整个事业单位发展和人才培养使用中的重要作用，真正重视起档案工作。在保障事业单位正常运转的基础上，加大对干部人事档案管理的资金支持和投入力度，按需配备人事档案管理基础设施和人员，促进干部人事档案管理的制度化和规范化。

2..加强档案人才队伍建设

档案工作人员是干部人事档案管理和服务工作的主体，需要固定、专业的人才队伍来支撑。在档案管理工作的选人用人方面，事业单位要注重挑选政治素质高、业务能力强、责任意识强的人员从事干部人事档案管理工作，建立一支高素质、专业化的干部人事档案管理队伍。将人事档案工作人员的培养列入单位的人才培养规划中，全面系统地培训档案管理工作的新知识、新技术，提高业务素质和政策水平。同时，注重培养和引进计算机专业人员，辅助做好档案资源开发利用，掌握好电子档案处理技术，进一步提升事业单位干部人事档案管理水平。

3.完善人事档案管理制度

干部人事档案管理政策性、专业性和操作性很强，若单位的档案管理制度不健全规范，监管机制不完善，将无法保证干部人事档案工作的顺利开展。鉴定审核工作不到位，易导致虚假材料、不规范材料流入档案，使干部人事档案案卷质量受到影响，为档案鉴定工作增加难度，严重时甚至会干扰到组织人事工作。因此，要完善人事档案管理制度，建立鉴别审核归档制度，加强责任监管机制。作为档案管理者，要认真把好材料关，按照人事档案管理要求制定严格的审核标准，规范归档流程，明确干部档案十大类内容的鉴别要点，使鉴别归档工作更加严谨、科学。在鉴别归档过程中真正做到分清主次、掌握重点、去冗存精、去伪存真。如在鉴定审核干部档案中的学历、经历、职称职务晋升、培训考核材料时，要注重材料的连贯性、完整性和一致性。鉴定过程遇到干部档案内容缺失时，及时查缺补漏。遇到不属于归档范围的材料清理出来妥善处理，把填写有误、手续不全的材料退回补充完善、修改更正信息再放入档案，以保障干部人事档案的权威性、准确性和真实性。

4.加强人事档案信息化建设

目前，信息化、现代化管理和电子技术的应用已经成为档案管理的趋势。事业单位要积极利用信息化现代科学技术管理手段，建立好干部人事档案信息平台和数据库。首先，档案管理者要树立档案利用与服务目标，更新硬件设备，引入专业档案管理应用软件，将人事档案的纸质信息转换为相应的数据信息，逐渐实现传统纸质与新兴电子两种档案材料相辅使用的双套管理。其次，加强干部档案内容建设，对一些查询、使用频率高的档案信息，如“三龄两历一身份”等重要、常用的干部信息，经审核无误后录入信息数据库。及时收集补充纸质档案材料，根据新形势下干部管理相关规定，定期补充更新干部信息，充实档案内容。可根据组织人事需求情况，在原有基础上细化干部的工作业绩、廉政、鉴定、奖罚等方面信息项目，让组织可以从档案中清晰识别干部特长、工作能力和业绩水平，实现对干部人事档案信息的动态管理，为事业单位进行干部储备、人才培养、选拔任用提供有力帮助。此外，注意做好保密工作保护档案信息，对所有的人事信息数据进行加密处理，划分机密等级，设置好使用权限，根据不同需求细化检索，精准快速地传输档案信息，实现检索利用便捷化，信息查询精准化，从而为单位提供高质、高效的干部人事档案信息。同时又避免了由于手工翻阅频繁使用材料而造成破损毁坏，利于纸质案卷的长期保存，档案管理水平得以进一步提升。

四、结语

干部人事档案管理是一项集科学性、服务性、政治性于一体的工作。事业单位人事档案管理者不仅要低头做事，努力钻研档案管理方法，更要抬头望远，在借鉴文书档案管理理念的基础上敢于创新，为干部档案管理工作开阔思路，以促进干部档案管理工作规范高效，提高人事档案的利用服务价值。

参考文献：

[1]冯 凯.事业单位干部人事档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2018

[2]李 薇，王 琳，等.浅析事業单位干部人事档案管理现状及对策[J].中国卫生人才，2017

[3]周 菲.浅析事业单位人事档案规范化管理的重要性[J].档案管理，2017

作者简介：苏蔚迎（1988-），女，广西玉林人，汉族，现任单位：玉林市第一人民医院，硕士研究生，经济师，研究方向：人力资源、档案管理。