办公室公文处理中常见的问题及对策探讨

王园

摘要：公文指的是公务文书，说的是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，单单从它的定义上就能够看出它的重要性，办公室公文的规范程度和处理好坏会直接影响到相关单位的权威性，所以我们要重视起办公室公文的处理。本文将结合办公室公文处理中常见问题的分析，深入的探究提高公文处理质量的具体方法。

关键词：办公室;公文处理;常见问题

一、办公室公文处理中常见的问题分析

（一）下行公文处理中存在的问题分析

对于任何组织机构来说，公文都有着很重要的作用，因此对公文的行文形式都进行了规定，对于不同的公文在下达的时候都需要使用不同的行文形式，但是有的工作人员并没有意识到这一点的重要性，致使在下达公文的时候随意使用公文形式，比如说有的公文需要使用较高规格的形式下达，但工作人员却是用一般的形式下达，这就很容易导致公文内容的落实不到位。部分公文的出台和发布需要多个部门的共同参与，但是在有的部门却存在公文运转时间较长现象，导致公文在短时间内无法签字，最终影响到公文执行和贯彻的时间。部分办公室工作人员在思想上出现了松懈的情况，使得他们在制定相关的公文的时候总是照搬照抄以前的公文，没有自己的思想，工作方式机械死板，对公文的下达造成了不良的影响。在公文下达过程中最容易出现的现象就是公文内容的排版不规范、不统一，这些看似都是公文处理中的一些细节问题，像是标点、注释、标题等等使用不规范，这样容易导致理解错误或是侧重点理解的偏差等问题的出现，容易让下级部门错误的判断公文的重要性。

（二）上行公文处理中存在的问题分析

在公文上行过程中，行文不规范的问题同样存在，大致的情况跟公文下行出现的问题差不多，需要多个部门签字的上行公文却只发给了一个部门，周转时间较长，有的公文是有一定的时间要求的，超过规定时间之后就会变得没有意义，混淆报告与请求的区别等等。其次，相关工作人员的处理效率较低也是存在的主要问题，有的工作人员因为培训时间不足够就被安排上岗工作，对公文处理的一些流程还不太熟悉，自己又碍于面子不去请教他人，根据自己的判断对公文进行处理，却与公文处理的标准要求出现偏差，使得公文处理出现各种问题，不仅影响到了公文的处理效率，严重的甚至会出现大量公文堆积的现象，公文随时面临着丢失的危险。

二、提高公文處理质量的具体措施

既然已经明确了公文在上行和下行中经常容易出现的一些问题，那么我们就可以采取针对性的措施来解决这些问题，逐步的提高公文处理的质量。

（一）提高下行公文处理质量

首先，要做的是加强对办公室公文处理人员的管理，尤其是那些私自改变公文形式和公文停留时间较长的部门。比如说，要制定一些奖惩制度，对于那些在公文处理过程中出现错误的工作人员要对他们进行适当的惩罚，以此来让他们意识到自己所犯的错误同时起到警醒的作用，而对于那些工作认真、表现出色的工作人员要给与他们一定的奖励，让他们多一份积极工作的动力。虽然，现阶段对公文的处理有相关的标准，但是有的规章制度考虑的不充分，没有考虑到实际的可行性，有的规章制度的局限性太小，或是有的规章制度是很久之前制定的，不适合现在的公文形式、要求等等，因此有必要对这些规章制度进行完善和改进，充分的考虑到可能影响到公文处理的方方面面，做到与时俱进。建立相关的监督部门，让他们专门负责公文处理之后的检查工作，一方面可以及时的发现问题，并及时的解决问题;另一方面，则是对公文处理人员的一种监督方式。

（二）提高上行公文处理质量

不仅需要对下行公文进行规范要求，上行公文也是需要进行规范要求的，这样才能够在一定程度上提高公文处理的质量。更重要的是让工作人员们意识到公文处理的重要性，因为只有在思想上重视起来，才能从行为上重视起来，这一点可以从组织机构的高层管理人员做起，让他们起到榜样的作用。在招聘工作人员的时候，要优先考虑那些有公文处理工作经验的人员，因为我们能够更快的融入到工作当中，不仅在处理公文的效率上会高一些，而且在处理公文的出错率上还会低。而对于那些没有这方面工作经验的人员，则需要对他们进行公文处理的培训，直到他们拥有一定的工作能力之后，才能让他们上岗工作。当然，长期的学习也是很有必要的，毕竟公文的形式和要求等等都是在变化，所以工作人员需要通过学习来了解这些情况，在提高个人综合素质的同时让他们学习到更多处理公文的方法。可以定期的组织相关的学习会，请一些经验丰富的工作人员来给其他人传授一些公文处理的技巧等等，促进工作人员之间的相互学习。

三、结语

综上所述，公文处理并不是一件简单的事情，而是一项十分繁琐其重要的工作，因此我们要尽可能的降低公文处理过程中错误问题出现的频率。相关的工作人员在公文处理的过程中，一定要严格遵守办公室公文处理的要求标准，按照相关的流程按部就班的执行，提高公文处理的重视程度，公文处理完之后还要对其进行仔细的审查，如果有必要的话可以指定有关的奖惩制度，起到警醒和督促的作用。有些问题不是在短时间内形成的，而是日积月累长时间所导致的，对于这种问题我们要秉持耐心、细心的态度，一步步的将其改正过来。