浅析人事档案的数字化建设与管理

李姗姗 于清宝

摘    要：目前，我国的综合国力在不断的发展，我国是信息技术发展的新时期，信息技术的深入发展引起了社会各个单元管理模式的变化，产生了海量的资源信息，人事档案管理也随之迈进了数字化时代。目前，人事档案管理人员需要深刻研究的是：怎样让大数据技术更好的为档案管理服务。本文立足于大数据时代背景，简单分析了数字化人事档案管理的优势，着重探讨了河北省人力资源和社会保障厅人事档案管理的具体措施，以供人事档案管理人员借鉴和参考。

关键词：大数据;人事档案管理;数字化;措施

引言

人事档案资源在人才选择方面发挥着重要作用。现阶段网络化、信息化技术的深入发展和普及，为人事档案管理工作提供了良好条件。推进人事档案管理信息化建设活动有效开展，能够切实保证档案资料的安全性、完整性，能够实现档案信息查询和资源共享，提升人事档案管理工作水平与效率。

一、人事档案数字化建设与管理的必然性分析

构建人事档案数字化建设与管理体系，是以移动交互技术、大数据分析技术为依托，以人事信息共享、人事活动常态化管理、人事信息变动更新为导向的，它是对一个单位内部人事架构的数字化管理活动。可以这样说，人事档案的数字化建设与管理是根据一个单位内部的人力资源分布状况、人事管理结构、人事环境进行的，而移动交互技术、大数据分析技术是对人事信息电子资源、数字资源形成数据分析体系的集中化应用。各企事业单位在履行社会职能的过程中，其人事活动总是处于相对运动、变化中的，在这一过程中便会产生大量的信息内容，面对繁杂的信息内容我们需要足够强大的信息处理技术对其进行选取、优化，进而对选取的内容进行分类、整理、归档。所以，人事档案数字化建设与管理是基于现实的必然选择。

二、加强数字化人事档案管理的具体措施

1建设信息化数据库

首先，通过专业的档案管理人员实时编辑纸质档案详情，明确相关内容字段，逐步实现档案材料的数字化建设。其次，在编辑人事档案信息之前，建设信息化的档案数据库，利用云存储、云计算、信息采集等先进的大数据技术实现信息的采集、导入、整合、分类等工作，真正确保编辑数据与纸质档案的一致性，避免遗漏、错误等状况。最后，建立访问档案材料的具体界面，主要表现为两个方面：第一，前台操作系统，实行信息资料的整理与检索，具备快速简单的特点，提升了查询、检索的整体效率。第二，后台操作系统，专业人员修改并完善人事档案资料，确保存储收录信息的科学性、完整性。综上，通过大数据技术建设信息化数据库，为数字化人事档案管理提供了硬件基础，在人事档案管理中占据重要地位。要想有效的进行数字化人事档案管理，建设数据库是不可或缺的环节，其在存储、载入信息的同时，也能避免数据丢失等问题的出现。同时，建立信息化数据库，也为人事档案管理人员提供便捷，帮助其提升整体运行效率。

2做好数字化过程中档案保密工作

人事档案数字化建设是对传统纸质档案管理工作的一次创新，工作中严格执行国家保密规定，重视档案安全保密工作，健全人防、物防、技防相结合的档案安全保密防范工作体系;充分运用现代科技手段，不断提高化解风险、防范事故和应急处置的能力，确保档案的绝对安全。一是严控操作全程，档案数字化场地与办公室分开，配备单独房间给档案整理、扫描、图像处理等用，在工作区域安装高清无死角监控设备，严禁将碳素笔、手机、摄像及移动储存设备等带入工作场所。指定专职档案管理人员全程参与并监督档案整理扫描等工作，严防纸质档案涂改、撤换，信息录入错误，档案信息泄露等情况的发生。做到交接清楚、登记准确，确保档案在交接过程中不发生遗失等情况。二是签订保密协议，与数字化建设公司及参与人事档案数字化建设项目的所有人员签订三方保密协议和承诺书，明确各自责任。三是严防数据泄露，档案数字化项目现场所有数据接口全部封闭，不能搭建无线网络，统一购买使用国产扫描仪及服务器等设备。撤场的存储设备全部进行消磁处理，并经农发行确认后方可撤场。建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理机制，制定应急预案，有效应对突发事件发生。四是加强数字档案的安全管理，建立数据备份和恢复机制，定期备份数据库数据，将备份介质存放在档案库保险柜内。加强网络的安全管理，通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问的措施加强访问控制，加强数据库管理与维护，确保人事档案安全。

3加大软件和技术开发力度

提升人事档案管理信息化建设工作的整体实施水平，需要注重相关管理技术，持续加大人事档案管理信息化软件和相关技术的研发投资，给科研工作的有效开展提供良好支撑。信息操作平台是开展人事档案管理信息化建设工作的载体，因而要注重对其进行研究，对人事档案管理信息化建设过程中的各项操作软件加以更新和优化，使其适应不断提升的档案管理需求。科学构建人事档案数据管理系统，明确系统多方面的实际应用功能，包含查询、格式管理、交换、信息维护以及代码功能等。开展信息化管理人事档案的过程中，数据系统中存在着大量的人事工作数据，要不断优化和升级信息数据库系统，全面提升数据库系统的实际服务质量和使用效率，同时要开展定期维护工作，科学应用安全技术，做好病毒查杀，使得该项系统具有良好的安全性、统一性。

结语

利用计算机技术对人事档案进行数字化建设与管理，一方面可以提高档案管理的准确度与效率，另一方面也是对无纸化办公这一环保理念的践行。总之，对人事档案进行数字化建设与管理是时代发展的必然。

参考文献：

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河北省人力资源和社会保障厅课题编号JRS-2019-3012。