基层人事档案的现状及对策探讨

王云贵

摘要：基层人事档案管理工作是内部管理的核心内容，它实现了人力的合理配置，是人力资源部门的主要工作内容，只有内部配备高质量人才，管理机制不断完善。因此，负责人应当更新自身观念，带动人力资源管理部门与时俱进，结合当下新型的信息化技术，构建新型的人事档案管理模式。

关键词：基层人事档案；现状；对策

引言

人事档案可将历史考察情况作为参照，为更好地开展组织工作、人事工作，并为人事工作提供准确的信息数据。值得一提的是，人事档案管理为人事管理的重点，做好这项管理工作，可有效发挥人事档案资源、人力资源的最大作用，保证信息材料的准确性、可靠性。基层档案管理人员应该加强对档案进行管控，作业人员要注重问题出现，并且制定合理的解决方案，对问题进行解决和处理，保证基层档案工作在发展过程当中顺利进展。

1 基层人事档案管理的重要意义

人力资源管理部门是保证内部稳定的重要部门，通过对人才进行招揽、配置、培训等工作。人事档案管理工作作为人力资源管理部门的主要业务之一，能够合理地对于内部的人力资源进行规划，保证配置的合理性，。同时，完善人事档案管理工作，能有效地提高员工的工作效率。当前我国各项产业迫切地寻求转型，作为我国经济发展的重要支柱，在新时代的要求下，也不断的寻求创新，提高管理水平。人力资源管理部门应当结合数据化的技术手段进行人事档案管理，使每个员工都能在自己合适的岗位上发挥最大的效益，能有效地施展员工工作的积极性。但是，当前基层人事档案管理工作存在着较多不健全的地方，应不断改进与完善。

2基层人事档案的现状

2.1档案管理方式方法较为落后

目前，存在对于人事档案管理工作的重视程度较低，档案管理方式存在落后的现象。目前，在进行档案管理的过程中，仍采取手工操作的手段，简单地将人事资料进行记录，并随意进行放置与保管，并没有提升人力资源管理效率。当前是现代化社会，电子信息技术应當成为内部管理的主要形式，但是内部没有结合现代化的信息管理手段，导致了档案信息陈旧，即使部分建立了人事档案数据库，功能也相对单一，没有发挥出信息化系统的最大作用。

2.2人事档案管理机制问题

当前，我国市场经济机制不断完善、人们的思想发生了较大的变化，在招聘职工时，比较关注职工的个人能力。为约束职工的行为，多会签署劳动合同，不能重视人事档案管理工作。但是，一些单位为维护自身利益，没有及时归还职工的人事档案，而这也是产生人事档案脱节、档案克隆、虚假档案等情况的主要原因。

2.3人事档案材料内容不齐全

人事档案必须要具备完整性，才能了解每个员工的实际情况，从而达到人力资源有效配置的目的。但是当前基层人事档案管理的内容不齐全，导致了在参考过程中信息不足，从而造成了人事信息的不完整和不正确。档案的收集存在滞后性，也是当下造成人事档案不完整的主要因素之一，如个别员工的资格证书已经获得，但是并没有及时地进行回收并统计，在后期进行绩效等分发的过程中，部分职工的福利待遇没有得到保障，导致了内部管理容易出现混乱的现象。

3加强基层人事档案管理的对策

3.1建立数据化基层人事档案管理系统

当前并没有建立专门的信息化人事档案管理系统，这是制约基层人力资源管理水平提升的重要因素之一。人力资源管理部门是基础管理部门，但是对于人力资源管理中的档案管理工作的重视程度不够，只是单纯地过于注重发展过程中获取的经济利润，没有投入丰富的资源结合现代化的技术手段进行档案管理工作。因此，应当做好档案管理数据库内容的扩充工作，扩大数据检索的范围，不断丰富内部的数据信息。在建立人事档案信息库之前，应当根据实际情况做好调查工作，如员工人数、学历水平、工作时间、职称级别、技能证书等，做好档案的收集工作，方便进行信息的录入。

3.2 制定合理的档案管理制度

由于数据化技术是新兴的技术手段，因此目前传统的档案制度难以应对当下的需求，应当跟随新技术的出现而不断地完善，制定出更加合理的档案管理制度，将具体的工作内容进行细化，带动员工水平的不断提高。应当不断提升自身的责任意识，注重内部的管理，认识到人事档案管理工作的重要性，为档案管理工作注入新的活力。

具体而言，在进行制度的规范建设过程中，应当充分立足于我国相关职能部门出台的一系列档案管理法律法规，例如《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等等，首先创设出相应的科学规范的管理环境，渗透正确的管理理念，其后根据实际需求，内部职能组织结构的划分等等，将理论工作与实践工作进行有效的结合，不断提高档案管理工作效率和质量，推动全面科学发展。同时，应当与时俱进，及时更新制度文件，确保档案工作有序进行。

3.3取得领导支持，逐步加大档案基础建设投入

在进行工作的时候，应该加强与领导之间的合作，根据本单位的实际情况以及档案管理工作的发展，需要领导的支撑，按照标准能力以及自我解决行政能力进行档案的管控。在进行工作管理时，应该及时解决档案管理所遇到的问题，注重档案管理使用情况，改善档案管理，加强档案管理的建设，档案部门要对档案管理的资源进行管控，帮助各个单位部门管理工作的规范。因此在进行档案管理的过程当中，应该及时对档案资料整理研究，注重档案管理的资源开发，严格控制档案管理的归档制度，建立健全档案管理的方式，确保档案工作发展的过程当中完整、无损使用。

结束语

大数据已经成为了引领时代潮流的主要技术手段，必须迎合时代需求，为保证自己不被市场所淘汰，重视基层人事档案的管理工作，将档案管理与信息技术手段相结合，提升基层人力资源管理质量。应当认识到人事档案管理的重要性，针对当前管理过程中存在的不足不断地进行整改，做好基层人事档案的建设工作。

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