事业单位档案数字化建设路径研究

李明洋

摘 要：事业单位档案数字化建设普遍存在着资金和设备不足、管理制度不健全、相关工作人员专业素质较低等诸多问题，导致档案数字化建设遇到了诸多的阻碍，严重影响到了档案管理工作效果，事业单位各项工作的开展效果也会呈现不佳状态。希望本文的研究可以给事业单位档案数字化建设提供参考和借鉴，从而推进相关工作的稳定高效开展，确保档案资料得到最大程度的开发和利用，促使事业单位档案信息化管理得以早日实现。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对事业单位档案数字化建设路径研究提出了一些建议，仅供参考。

關键词：事业单位档案数字化;存在的问题;建设措施

引言

数字化背景下，档案信息资源建设、档案标准规范建设以及档案信息化应用系统建设是事业单位档案管理工作的核心，是事业单位档案管理工作应当把握的重点。当前，部分事业单位对于档案数字化建设存在认识误区，无法最大限度发挥数字化技术的优势，制约了单位档案管理模式的创新步伐，降低了档案的价值。为此，事业单位档案数字化建设具有多条路径，可以从不同层面加以展开。但总体而言，提升档案管理工作的规范性，确保档案的安全性，是档案数字化建设中不变的原则。相信在档案管理人员努力下，档案所创造的经济效益以及社会效益也会随之提升。

1、档案数字化建设的概念

数字信息化背景下的档案管理在学界上被称为档案数字化建设，即将数字信息化技术融入到档案管理的各个环节，改变档案载体、档案形式的同时，提升档案管理实效。档案数字化建设具体又可以包括两方面的内容。一方面，档案数字化建设是数字信息化技术与档案管理工作融合的产物，这就意味着档案将会以数据化的形式表现出来。例如，当前我们现实生活中常见的电子档案，就是档案数字化建设工作的成果体现。另一方面，档案数字化建设包含纸质档案转化以及电子档案录入等两项工作。档案管理专责既需要对原有重要的纸质档案进行集中扫描，将其转化为相应的电子档案，也要对现阶段产生的电子文件进行归档，最终实现集成化管理以及一体化管理。

2、事业单位档案数字化建设存在的主要问题

2.1资金和设备不足

要想保证事业单位档案数字化建设的顺利进行，必须要有充足的资金和完善的设备设施作为有力支撑，否则很多工作都会因资金的匮乏或者是设备的短缺而无法开展。目前部分领导认为档案的数字化建设是没有必要的，不能投入充足的资金用于购买硬件设备和功能软件，给相关工作人员发放的薪酬也不多，致使设备型号落后，性能不佳，人员工作积极性较差等问题屡见不鲜，严重制约了事业单位档案数字化建设步伐。

2.2档案管理人员的素质有待提高

数字化的档案管理，对管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要懂管理业务，又要将其与数字化技术结合起来，共同作用于档案管理中，但是就事业单位的情况来看，在配置管理人员方面还存在一定的不足，主要表现在很多档案管理人员对传统档案管理工作流程十分熟悉，但是对数字化技术了解地不够深入，对于档案数字化管理模式还无法做到完全掌握，这就会降低事业单位档案数字化管理的工作效率和工作质量，阻碍档案数字化管理的进步。

3、事业单位档案数字化建设措施

3.1将管理中涉及到的预算进行适当的增加

数字化档案管理是需要一定的投入，特别是资金的投入。资金作为工作的基础，所以事业单位在编制工作预算时，要按照工作以及有关规定的要求，对单位的档案管理方面进行必要的资金投入，其主要着眼点聚焦于数字化技术的开发以及应用，给档案管理提供科学的工作设备。在预算上，事业单位也要认真听取财务人员特别是上级财务部门的意见和建议，根据实际情况进行适当的调整和投入，确保在增加预算方面做到依法依规。

3.2进一步增强管理人员的素质和水平

在数字化技术的引导下，档案管理人员的业务素质特别是应用数字化的能力非常重要。所以事业单位要认真培养专业的管理人员，并不断提升管理人员的素质。具体表现在以下方面，首先，要给管理人员进行科学的培训。通过不同的培训形式，让管理人员学习最新的档案管理业务以及信息技术，并对管理人员掌握技能的情况开展科学、全面地考核，使得管理人员能够将培训收获的知识有效应用到管理中。

3.3完善档案管理安全保密制度

在事业单位档案数字化的应用给工作人员带来方便的同时，也要注意到档案数字化的安全工作。数字档案主要利用网络和计算机设备进行存储，因此，其安全必须要得到保证，否则一旦遭到黑客、病毒的攻击与入侵，就会给事业单位的各项工作造成不利的影响。因此，必须要结合实际情况，加强系统和网络入口的安全，安装杀毒软件，设置防火墙，或者限制访问权限;定期更新数据库与病毒库，做好文件、档案的备份工作，一旦发生意外，也不会导致数据资料丢失。档案管理人员应具备档案保密意识和安全意识，只有在切实需要时才能够打开所需要的信息，使用完毕应当及时关闭，防止信息外泄。事业单位还要定期对软硬件进行维护和检查，了解其是否存在问题，及时更新，提高档案的利用率与使用安全。

3.4积极运用现代信息技术

事业单位档案数字化建设可以归结为数字化总体规划设计、数字化设备选型、软件开发、查询管理、安全保障等多项工作。任何一项工作都不是无的放矢的，而是需要与事业单位的运营情况及档案管理工作需求紧密结合起来，建立档案管理信息系统。该系统应具有较强的可扩展性和在线扩容性，以满足事业单位的职能变化需求。系统还应具有较高的可靠性，例如，采用磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全冗余设计，确保不会出现单点故障，从而保证档案管理信息系统的安全运行;采用光纤磁盘阵列产品，使档案软件系统实现在线实时升级，采用基于Web Browser图形管理界面，让维护变得更加简便化。

结束语

在事业单位中，要对档案管理的新特点进行有效研究，并对档案管理中呈现出的新的发展趋势进行认真研究部署。随着档案管理数字化的加剧，要进一步强化创新的工作理念，认真研究并部署档案管理的有效对策，实现数字化的发展方向。

参考文献

[1]付亚萍.事业单位档案数字化现状及路径探索[J].办公室业务，2018（23）：76.

[2]邢萌.事业单位档案数字化建设的路径选择分析[J].办公室业务，2018（20）：179.

[3]崔强.事业单位档案数字化现状及路径研究[J].兰台内外，2018（02）：31-32.