档案管理之我见

布仁扎日嘎拉

摘 要：档案管理工作繁琐、分散、零乱、质杂、量大，它具有服务性、集中统一性、真实性和保密的特点，对单位的正常工作开展、对整个社会不仅具有当前的现实的意義，也具有长远的、历史意义。当前在不少单位中档案管理工作存在管理意识滞后，管理力量薄弱、管理水平不高，管理手段落后等问题，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。本文分析了档案管理工作中存在的问题并提出对策。

关键词：档案管理;意义;现状;问题;对策

1 档案管理工作的意义

档案管理是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，看似简单却有着非常重要的性质，它是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务，是提高工作效率和工作质量的必然条件，是提高机关工作质量的必要条件。科学规范的管理档案，是衡量一个单位部门工作业绩与管理水平的重要尺度。它为领导了解单位工作开展情况，调整工作思路，重大决策提供支持性的证据，它有利于社会各方准确认定单位取得的成果，为本单位或部门科学发展奠定坚实的基础。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展，不断提升单位部门在经济社会发展中的影响力具有重要意义。

2 档案管理的现状

随着档案管理受重视程度的大大提高，档案管理的设施不断得到完善、更新，在实际工作中，档案管理与社会的进步，要求相比，让然存在一些问题，主要表现在库房设备不全、硬件条件差、领导重视不够、档案意识不强、经费不足、管理模式呆板、宣传不力、群众参与意识薄弱、档案工作人员素质偏低、待遇差和队伍不稳定等方面。

3 档案管理工作中存在的问题

3.1对档案的重视程度不够：长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的工作认识不足，重视不够，没有把档案工作摆在应有的位置。认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

3.2档案管理不够规范：目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

3.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后：有些部门实行定编、定岗，紧缩办公人员，致使档案人员处于地位不高、责任不轻、难度不小的地位，严重影响了档案工作的开展，有些人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，直接影响到档案的完整与安全。

3.4档案检索效率不高：在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

3.5档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

4 档案管理工作的对策

4.1提高档案管理人员素质，加强继续教育。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

4.2健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4.3增强档案管理人员激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

4.4改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

4.5利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好的服务于社会。

4.6做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

参考文献

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