当前形势下高校招生档案管理策略

孟令黛

摘要：当前，高校对档案管理工作越发重视。高校教育管理工作的信息化程度逐渐加深，管理方式不断优化，档案管理工作处于快速发展中。针对当前档案管理中存在的问题，相关人员必须加强对当前形势下高校招生档案管理策略的研究，为工作的有序开展奠定坚实的基础。

关键词：高校 招生 档案管理

中图分类号：G647  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2019）15-0114-02

高校招生档案直接影响高校的招生及其后续工作的开展，因此，必须对其给予重视。如今已经是信息化时代，信息化技术越来越多地渗透到高校工作当中，档案管理工作也需要因此而改变。由于高校招生档案涉及的信息较多、范围较广，因此，传统的招生档案管理方式已经很难满足现实需求。只有对招生档案管理的工作过程进行优化，融入信息化因素，创新管理手段，优化管理过程，简化管理范围，精化管理体制，才能够促进高校招生工作的有效开展。在当前形势下，究竟该采取何种方式对高校招生档案进行管理呢？

一、高校招生档案管理中存在的问题

1.学生档案内容不完整

只有先明确当前形势下高校招生档案管理中存在的问题，才能够根据问题以及目前的条件，提出适合高校采用的招生档案管理策略。当前高校招生档案管理中主要存在的问题是学生档案不完整。一些学校虽然使用的是电子档案，但由于缺乏有效的管理制度，导致电子档案管理方式不合理、不科学。同时在管理过程中，电子档案分类和备份工作也不完善。

2.学校管理制度不完善

在当前形势下，高校招生档案管理中还存在学校的管理制度不完善的问题。出现这种情况主要是因为很多学校都将工作重点放在了教学、校园建设等问题上，忽视档案管理工作。一般只是在学生入学时归纳整理档案，之后便将学生档案分配到学院，缺少专门的管理人员来管理招生档案。

档案管理的意义在于记录学生的具体信息和成长情况。由于没有人管理档案，一些学生的信息发生变更却得不到更新，所谓的招生档案管理变成了档案保管。还有一些学校会在学生毕业前集中更新档案信息，但学生毕业前一般比较繁忙，这在一定程度上加重了学生的负担，影响档案管理的质量。[1]

3.档案管理标准不统一

当前高校招生档案管理还存在档案标准不统一的问题。高校的招生档案主要包括登记表、体检表、报名登记表三项内容，除此之外，还有招生志愿表。但是，我国地区较多，地域跨度大，一些省市还会有特殊要求，对于跨省高考的学生来说，面对特殊要求，档案信息的补充就存在一定难度。[2]

二、高校招生档案管理策略

1.完善档案管理系统

在当前形势下，高校招生档案管理工作的转型已势在必行，而要想做到这一点，必须持续完善档案管理系统，采取电子档案管理模式。

需要注意的是，改变传统的纸质档案存储形式，不代表纸质档案就应该被淘汰。相较于电子档案，纸质档案具有一定的安全性，信息很难泄露。但是，时代在发展，社会在进步，技术在创新，纸质档案在如今已经不能满足新时期高校招生档案管理工作的要求。尤其是在招生信息越来越多、越来越复杂的前提下，想要适应当前形势下的教育模式，就必须借助现代化的电子信息技术。[3]

当前学校接收的招生录取档案主要是电子档案。正如前文所说，当前，还有很多档案是以纸质材料为主要的载体与形式，但是电子档案才是未来的趋势与主流。一些仍然以纸质为档案主要存储形式的高校，必须加强学生档案管理工作的信息化建设，以便及时更新学生档案信息，也有利于学生档案管理和转移。[4]

最后需要说明的一点是，虽然电子档案是学生档案管理工作未来发展的趋势与主流，但是，电子档案存在存储安全问题。因此，在实际管理和应用中，要尽量避免信息泄露的问题，要重视信息的备份和安全防护。这也需要相关人士的深入研究，以进一步完善当前的电子档案管理制度和体系。

2.提高对招生档案管理的重视程度

正如前文所說，目前全国范围内的高校普遍将工作重心放在教学、校园建设、校园文化的建设等问题上，比较忽视招生档案管理工作。学校必须提高对高校招生档案管理工作的重视程度，尤其是相关部门的管理人员，必须强化对招生档案管理工作重要性的认知，在主观上要有对招生档案的保护意识，保证学生档案的完整性。[5]

另外，高校还要优化招生档案的派送渠道，减少档案损毁、遗失的概率，保证学生招生档案的安全。

3. 规范管理招生档案

招生档案的利用、保密、分类、总结、归纳、存档等项工作是环环相扣的。在实际工作中需要进一步提升部分招生档案的保密级别。随着档案工作内容的逐渐增多，实施规范化的管理是非常必要的。比如，《招生办公室档案工作人员职责》《立卷归档制度》等规章制度对档案的利用、保存、归档和立卷进行了规范，为招生档案管理工作的有效开展提供了依据。

编研档案检索工具不仅给工作带来便捷，还提高了档案查找的准确率。具体的检索工具有：索引、文号目录、专题目录、全引目录、编制档案检索、等等。同时，相关的人员需要提高自己的业务水平，全心全意为档案使用者提供服务，强化自身的服务意识，在工作中创新工作方式和方法，进而促进档案管理工作的科学化发展。

4.建立招生档案管理标准

建立统一的高校招生档案管理标准较为必要。之所以如此，主要是因为我国地区地域辽阔，而各个省市对学生档案材料要求不一，材料的添加涉及人员较多，又可能跨省、跨市，不容易解决。这就增加了学生的负担，也影响招生档案管理工作的开展，甚至会造成档案管理的混乱。[6]

相关工作人员需要针对招生档案管理的实际情况，制定与之相应的管理标准，这一标准应该符合全国各个地区的档案管理要求。另外，还要合理精简档案材料，剔除不具有存储价值的信息。

三、结语

在当前的信息化时代，信息化技术渗透到了社会的各个行业当中，档案管理工作也需要与时俱进。由于高校招生档案涉及的信息较多，范围较广，因此，传统的招生档案管理模式已经很难满足现实需求。只有对招生档案管理的工作过程进行优化，才能解决此问题。

参考文献：

[1]张明.高校招生考试录取档案的管理与利用探析[J].才智，2018（30）：216+218.

[2]左永艳.强化高校教学档案建设与管理的思考[J].产业与科技论坛，2018，17（15）：235-236.

[3]卢岩红.高校招生考试录取档案的管理与利用[J].现代教育，2016（4）：47.

[4]王学戏.高校招生考试录取档案的管理与利用探析[J].无线互联科技，2017（22）：135-136.

[5]谷丽华.建设与完善高校教学档案管理工作的研究与思考[J].赤峰学院学报（自然科学版），2017（20）：146-148.

[6]池金华.强化高校档案管理信息化建设的若干思考[J].黑龙江科技信息，2013（01）：116.

责任编辑：张蕊