事业单位人事档案管理信息化建设初探

宋云矫

【摘要】人事档案中包含着工作人员的工作年限、主要经历、主要业绩以及奖罚等信息，是事业单位的人力资源基础，只有保证人事档案长久、有效保存才能够保证事业单位人才梯队建设得当，为管理层进行人才的使用提供重要依据。随着中国经济的快速发展和社会的不断进步，相关的机关事业单位的人员也有很大的变动，若想保证人事档案的完整，就要求相关的机关事业单位做好档案的信息化管理工作。但是，目前我国在档案管理中还存在着很多问题，导致信息化管理没有办法顺利地进行，所以，我们要找出其中所存在的问题，并且对此制定出相应的解决措施，以此来使档案管理的信息化建设可以顺利地进行。

【关键词】新时期  机关事业单位  人事档案管理  信息化

一、加强事业单位人事档案管理信息化建设的必要性

事业单位人事档案管理工作是依照国家法律法规所履行的社会管理职能，它具有一定的社会价值。我国公民的档案大多数都交由事业单位相关人事档案管理部门进行保存和备案，以便在需要时可以更方便地找到档案所在地。同时，事业单位对于人事档案的管理也可以看作是对社会人力资源的整合。对于国家而言，人才战略的实现是推动国家发展的关键所在，事业单位在进行档案管理的过程也是对人力资源进行整合的过程，可以帮助和其他单位为今后的人力资源管理提供一定的便捷，这样一来就会大大提升整合人力资源的效率，帮助事业单位高效发展。

二、人事档案信息化管理中所存在的问题

（一）管理方式落后、认知不足

因为部分机关事业单位在档案信息化建设方面的意识不强，因此导致其档案管理工作过程中仍然是手工或者半手工的状态，造成档案管理工作的效率十分低。不仅仅是这样，因为一些档案的记录和整理是非常细腻的，而对其进行手工操作就很容易发生错误，并且这些错误不容易被发现，即便是在日后被发现也很难对其进行修复，这样一来就导致了错误的档案信息被积压，从而对正常的人事调动和安排产生影响。除此之外，利用手工修改虽然可以挽回由于工作的失误而导致的损失，但是在进行修改的时候要花费大量的时间，这样就会对档案管理的日常安排产生影响。在进行档案整理的过程中，手工整理还存在着一些问题，比如说会消耗大量的时间、工作量很大并且很繁琐，还会使工作失误的发生概率增加，然而一旦发生失误就会给后续整理档案的工作带来麻烦，从而阻碍了机关事业单位的人员调动。

（二）信息化建设地区差异

人事档案的信息化建设进度之所以不尽相同，是因为其工作单位不同，实质上就是省会城市或者经济水平高的城市在信息化建设的程度上远远高于其他周边地区，导致两地之间没有办法进行有效的沟通，对人事档案的流动和變迁产生阻碍，这几种特点表现在硬件的设备上。在实际中，很多地区的人事档案信息化管理都存在着很大的问题，其中包括硬件设备不齐全和设备落后等等，这样一来就会对档案信息化建设的推动产生严重的影响。在很多事业机关单位中，都存在着硬件差异的问题，这样不仅对人事档案的工作规划带来限制，还会对岗位的变动和人事变迁产生影响。

三、加强机关事业单位人事档案信息化管理策略

（一）完善人事档案信息化建设制度

人事档案进行信息化建设与管理的制度与传统人事档案管理有较大不同，事业单位管理层要正视这一点，针对信息化档案管理平台的建设和运维建立相应的工作制度，对人事档案的日常维护、关键事件添加管理、信息平台运维、数据交流共享等人事档案信息化管理方面进行统一要求，防止人事档案在管理过程中因新运营方式出现问题、影响档案管理效率。在人事档案信息化管理过程中，要落实管理制度，对数据进行必要的保存和维护，防范不法分子入侵，降低资料泄露和丢失的可能性。

（二）提升信息化档案管理系统水平

实现人事档案管理信息化建设，自然少不了相配套的信息化管理系统的支持。完善的信息化管理系统可以帮助从业人员快速整理和调取相关人事档案信息，并能在最短的时间内完成信息整合。首先，要完善系统的基础性配置，全面完善相关系统的硬件和软件，促进电子信息化，同时规范化操作模式，全面实现模式整合化，最大限度地提升从业人员的工作质量和效率。对于纸质的人事档案而言，也要尽快将其转成电子版妥善保存。借助系统最终实现录入、储存、调取、查阅一体化。另外，在大数据时代，要尽量减少纸质档案，可以通过电子扫描仪将纸质档案直接转换成电子版，并放在信息管理库中以便查阅。对于部分涉及个人隐私的信息应当加以权限设置，其他的内容可以在不损害他人利益的前提下公开查阅。

（三）促进档案信息的资源共享

事业单位档案管理信息化建设的最终目标是使人事档案更好地服务于单位发展，因此，有效利用人事档案至关重要。第一，事业单位应建立信息系统，实现各部门互相连接、共享信息服务，并根据实际情况进行数据共享。第二，建立一个全面的数据管理信息化服务网站，围绕有效的综合平台，积极拓展人事档案管理信息化网站建设，进一步提高人事档案信息化建设的服务水平。管理人员可以引入存储大量数据的云计算，使用集中存储，克服设备和平台限制，有效提高数据资源利用效率。无论是硬件支持还是软件支持，都需要根据单位的实际情况进行相应管理。因此，在构建系统、开发和利用系统功能以及设置权限的过程中，工作人员必须遵循单位自身的实际情况，提高系统软件操作之间的兼容性。

四、结语

目前，随着我国事业单位改革进程的推进，事业单位人事档案管理面临着新的挑战。人事信息快速增加，信息数据复杂程度前所未有，事业单位要想从容面对这些情况，必须进行人事档案管理信息化建设。各事业单位都要认识到档案信息化对于本单位的意义，注重提高管理人员的素质，完善人事档案信息化管理制度，不断完善硬件设施，促进档案信息资源共享，做好人事档案管理信息化的数据库建设与安全防护，推进本单位工作快速跟上时代发展的步伐。

参考文献：

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