电子文件归档与数字档案共享服务

姜兆玉

摘   要：计算机技术与网络的快速发展对传统档案管理造成了极强的冲击，为了方便人们查阅数据，档案管理需要结合计算机和网络。电子文件的出现和传统档案的数字化让档案的使用不再受时间和空间限制。为了方便人们查阅和档案的保护，需要我们进行电子文件归档和数字档案共享。本文浅谈了电子文件归档和数字档案共享服务的意义和保护措施。

关键词：电子文件归档  数字档案  共享服务

中图分类号：G273                                   文献标识码：A                       文章编号：1674-098X（2019）05（b）-0170-02

电子文件归档和数字档案共享服务带来了无纸办公和自动化办公时代，档案信息数字化通过智能化管理技术为人们提供了方便、高效和安全的服务。本文介绍了电子文件归档目的与保护措施和数字档案共享服务的意义与安全措施。

1  电子文件

电子文件是数字化信息形态，计算机是产生和处理电子文件的载体，因此电子文件对于设备有很强的依赖性。电子文件通常由五个部分构成：数字编码、软件、硬件、技术设备和加密方式，这些构成部分保障了电子文件的安全性和私密性。数字编码是计算机内部程序决定，磁性载体上物质内部的性质肉眼无法观测。数字信息经过压缩编码和加密，不进行解密也无法窥探电子文件的内容。这些都进一步说明了电子文件非常值得信赖。

電子文件的形式多种多样，有通过计算机处理产生的文字文件和表格文件，有通过照相机、扫描机产生的静态图片文件;有通过绘图工具产生的图形文件;有通过摄像机或其他具有录制功能的数码设备产生的视频文件;也有通过录音设备产生的声音文件……文件的形式多种多样，因此在进行归档时需要根据不同类型用不同方法，这样才会使各个文件更加容易保存和更加方便查阅。

现在的电子文件管理依然存在着很多的不足，比较突出的情况就是电子文件的不完整性。例如，草稿类的电子文件无人整理和分类，导致这类电子文件长时间被搁置，需要使用和查阅时无法下手，整个文档也显得十分拥挤和凌乱;辅助类的电子文件管理状况和草稿类电子文件的管理没有太大差别，只是进行了简单整理然后就被搁置在一旁，无人问津;就算是比较正式的电子文件也只是进行了简单的归档，对储存载体的安全性没有做好检查，也没有做好登记，导致一些相关参数被遗失。

在进行电子文件收集时，我们需要对电子文件的参考价值和利用价值进行评估，需要对重要电子文件的修改过程做好详细记录，并且做好分类和归档;如果正式文件是被传统纸张记载，则需要将纸质文件转化成电子文件，在进行整理归档时需要建立好两种文件形式的联系，做好标识工作。搜集到电子文件后，需要对电子文件采取安全措施，确保文件内容不会被非正常手段修改，并且还应当在脱机载体上做好备份，具有重要价值的电子文件还应当打印出来，做好纸质文件的保留工作。

电子文件的收集方法目前有两种：（1）在计算机网络系统设置自动记录功能，该功能需要对电子文件的产生、修改、入库时间和责任人做好详细记录，在入库前对内容价值和类型进行鉴定，做好整理归档工作;（2）通过载体搜集的电子文件需要做好登记、签署和修改的记录工作，根据相关审核流程通过后做好备份。一部分电子文件需要补充档案和增加档案，所以也要搜集未被列入归档清单的电子文件。

2  电子文件的归档

电子归档要求：电子文件的归档需要有“前端控制”的思想，归档是档案部门管理电子文件的第一步，但是实际情况是在归档之前就需要控制电子文件，在电子文件可能会出现差错的环节或步骤提前进行纠正，保障电子文件在形成过程中的安全性、可读性、可靠性和完整性。电子文件归档时需要有《归档电子文件移交检验表》，这是负责电子文件形成部门的工作。档案管理部门需要对电子文档的内容进行检测，对相关的软件、纸质文件和相关材料的完整度进行检查，最后进行归档登记，填写《电子文件接收检验登记表》。

电子文件的整理：归档电子文件的整理工作一直遵循着整理简化、检索深化的指导思想。整理文档是档案管理工作的基础，检索是档案管理的价值，只有将基础打好，才会使档案管理更加富有价值。现在的电子文件检索功能都是一步到位，与传统的层层检索有本质的区别，所以传统的检索方法不适用与现代电子文件的检索。因此现在的档案整理需要将各个流程简化，通过计算机系统电子文件管理，只需要确定是否归档，就能将电子文件按类目、年份、期限进行划分。去掉人工逐个著录的流程，大量节约时间和财力，极大地提高效率，有效避免了人为操作下档案的不完整性。

3  数字档案共享服务

将传统纸质档案变成数字档案，也就是将纸质档案进行数字化操作，将存储载体从纸质变成计算机。电子文件与数字档案关系紧密，它们在信息的处理、传递和储存上互为一体。随着“工业4.0”时代的到来，大数据与物联网的数字档案将是大趋势。为了实现弯道超车并与国际先进水平接轨，利用网络与数字档案共享是实现目标的重要途径之一。一方面网络的全国构架能够实现信息资源统一管理，有利于规范元数据与资源，解决了因信息规范不标准造成资源难以共享的障碍，升级了整个档案业务;另一方面数字档案的共享能够规避全国技术发展差距带来的管理混乱现状，能够使数字类档案管理方式变得高度集中化和类别分明，这样海量的档案数据能够更加快速整合。不仅节约了资源又方便了客户的操控，而且档案管理单位的服务水平和能力也会有巨大提升。传统档案的单一服务和被动服务变成了主动服务和多层次服务。

数字档案的共享虽然有着重大意义，不过也需要解决相当多的伴随问题。首先就是数据库的安全问题，网络的成熟使数据库得到了快速发展，网络的开放性和共享性让信息更加容易获取和交流方式更加便利，同时也意味着整个系统更加容易遭到破坏。为了确保档案信息的完整性和安全性，避免病毒和黑客攻击，不仅需要建立一套标准体系，更要做好安全防护技术。防护措施最先考虑的就是设置防火墙，通过检测和控制局域网与互联网的通信，阻止非法访问，确保档案信息进行共享和交换时有个安全的环境;然后需要做好身份认证，在客户访问数据库时，需要登录用户名和口令，在确认用户身份后检验用户访问权限，让其对数据库进行指定操作;接下来就是进行授权，这需要对档案赋予一定访问级别，不同访问者需要根据其级别进行访问，让机密文件不被暴露;紧接着就是进行数据加密，数字档案决定了它的不完全公开性，因此进行数据加密是保护档案安全的重要途径。每个用户都能够对自己的数据进行加密，密钥的保护让管理员也无法窥探加密信息，增加了用户信息的安全性;然后就是通过审计追踪记录访客的重要信息，这样可以及时发现非法操作并快速解决。审计功能主要用来监视和记录访客对数据库的操作，在系统被破坏时能够追查到责任人，是解决系统安全漏洞的重要措施;然后便是病毒防治技术，主机防病毒能将档案和病毒的特征进行对比，通过删除相同特征实现解毒，确保主机不被侵害。网关防病毒会在病毒传播的途径上查杀，也是网络安全的必要措施;最后需要做好数据库的备份与恢复工作，保证计算机出现各种故障导致数据丢失后，能够及时恢复。

4  结语

电子文件归档和数字档案共享都是为了更好地服务于人民，通过对数字档案的开发利用，让人民的生活质量得到提高，让城市变得更加智慧化。

参考文献

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