浅谈合同管理如何深度融入企业内控管理

龚佳

摘要：合同管理作为现代企业依法治企的重要手段，应该深度融入企业内控管理。但是，因为合同管理调整的范围比内控管理窄，衡量管理成效的标准和依据不尽相同，两者不完全融合。如果合同管理与内控管理存在不相融合之处，企业将因合同管理的不规范而面临法律风险，甚至经营风险。因此，企业在进行内控管理时，应充分考虑将合同管理的要求和特点体现在内控管理里，从而实现两者的深度融合，其解决途径，一是参照“法理”制定制度，二是用好“法眼”审定制度，三是借助“法力”完善制度。

关键词：合同管理;内控管理;合法;合规;深度融合

签订合同是企业对外发生经济往来的重要法律行为，企业在合同管理过程中往往采取制度约束的方式，以规范管理、防范法律风险。合同管理与企业内控管理之间关系密切、不可分割。企业的合同管理目的是通过合同法律行为对外体现的，企业内控管理制度是企业合同法律行为形成的依据，决定着合同法律行为的合规性。但是，合同管理的合法性特征决定了其不同于企业的内控管理工作，它已超越了企业自身的界限，是受法律规范和调整的一种社会关系。不合法或不合规的管理制度必然导致企业行为的不规范，其结果往往使外化的合同行为存在一定的法律风险，因此，将合同管理深度融入企业内控管理，建立健全企业依法合规的经营体系显得尤为重要。

重庆市城市建设投资（集团）有限公司（以下简称“重庆城投集团”）作为重庆市属重点国有企业，是集城市基础设施建设与运营维护、公租房建设、金融与投资于一体的大型建设投资集团。多年来，为规范企业管理、防范法律风险，建立了一套比较系统完备的内控制度，其中包括专门用来规范合同管理的《合同管理办法》，但是合同管理与内控管理还存在不够融合的地方，导致企业合法性、合规性风险依然存在。因此，识别合同管理与内控管理不够融合之处，规避相关风险，实现合同管理与内控管理的深度融合显得很有必要。

一、合同管理与企业内控管理不够融合

（一）将合同管理混同于企业内控管理

在合同管理过程中，笔者发现，重庆城投集团的许多单位、部门往往把合同管理混同于内控管理，突出表现为将项目部视同为合同法律主体。随着集团规模的日益壮大，集团外部项目部独自开展的大型项目建设和投资越来越多，笔者在对外部项目的合同检查过程中发现，外部项目存在以项目部的名义对外招投标、签订合同的现象，存在诸如未按照集团招标（采购）管理办法规定的方式发包，合同决策程序未严格执行集团“三重一大”决策制度规定，“分拆”合同规避集团审批的问题。以上行为把合同管理与企业内控管理混同，直接导致合同的签约主体不一致、签约主体不适格，存在较大法律风险。

（二）用企业内控管理约束合同管理

重庆城投集团的管理制度不少存在用内控管理制度约束合同管理的情况。例如：

1.集团内控制度规定工程建设类合同价款和结算价款必须经过内部审计部门的审核，并将审核结果作为结算的依据。但是，由于内部审计部门对结算价款的审核属于企业内部的管理行为，并不能直接约束合同相对方。因此，此项管理规定必须取得合同相对方的认可后方能确定为合同的法律行为，可见，合同管理受到了企业内控管理的约束。

2.集团要求在合同文本中加入“廉政协议”或“廉政条款”。虽然反腐倡廉的规定是集团作为国有企业，加强内部员工管理、提高员工廉洁意识的有效手段和制度措施，而集团与合作单位之间所签订的合同是对双方经济往来过程中权利义务的约束，合同的指向是标的，合同签约的双方是企业而非个人。因此，“廉政协议”或“廉政条款”的约定明显与合同主旨不相符，也并非合同管理的必要范畴。

（三）“一刀切”的企业内控管理模式与“切一刀”的合同管理特点不够融合

重庆城投集团往往对某一经营行为采取统一的管理要求，以求达到规范管理，强化控制的目的。而合同管理的重点是合同签订的有效性、合同履行的及时性，因此，“一刀切”的企业内控管理模式与“切一刀”的合同管理特点不能完全融合。例如：

1.集团的内控制度要求开展业务应该标准化、流程化，合同文本尽量做到统一规范。但是集团的业务范围广、业务类型复杂，难以做到合同文本的标准统一，只有对个别模式固定、类型单一的合同类别可以通过标准合同文本的形式来简化工作流程，提高工作效率。

2.企业内控管理要求业务的开展以计划作为前提，合同管理也强调合同签订要有决策依据。但是，当遇到工程紧、项目急时，企业内控管理和合同管理的要求不見得能实现统一。如果完全执行合同管理的要求，可能造成企业工程项目无法及时推进，生产经营遭受一定的损失。同样，如果片面按照企业内控管理来，以业务为先，急工程所急，先施工再补签甚至倒签合同，那么事实行为已经发生，却没有相关合同作为支撑，留下了补签或者倒签合同的法律风险。

二、合同管理与企业内控管理不够融合的法律风险

企业的管理制度是规范和约束企业生产经营行为的重要手段，企业的生产经营活动应以法律为底线，以规章为红线，才代表企业的管理制度符合法律法规的相关规定。同时，企业内控管理行为的外化也才合法合规，合同管理才能与内控管理充分融合。如果合同管理已经明确企业应当如何签订和履行合同，而企业的内控管理却没有按照规定或遵守约定，容易导致企业承担不利的法律后果，加大法律风险。具体对照第一部分所列举的不相融合的地方，笔者认为会存在以下法律风险：

（一）合同签约主体不一致、签约主体不适格的法律风险

合同若签约主体不一致、签约主体不适格，一旦出现法律纠纷时，合同有可能被认定为无效或被撤销的风险。我国《合同法》规定：“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。”同时还规定：“当事人订立合同，应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力。”可见，没有得到总公司授权的分公司、单位的内设部门或外部项目部均无法律上的签约主体资格，因此，其参与的招投标活动或签订的合同，如果未得到有资格主体的追认，可能导致所签订的合同无效或被撤销。

（二）将企业的单方结论作为合同结算依据的法律风险

合同是双方对权利义务共同协商的结果。企业内部审计部门审定的结果是企业单方面认定的行为，如果合同相对方不认可，此项结论将不能作为合同结算的最终依据。因此，只有通过与合同相对方充分协商，双方同意将一方企业的内部制度固化到合同中，方能上升为双方认同的合同法律行为。

（三）将企业内部管理要求强加于合同条款中的法律风险

因企业内控管理的要求而增加合同约定的内容，会直接影响合同内容的真实性、准确性和有效性。因为合同管理的触角不光是企业内部，还触及企业外部，与企业强基固本的内控管理要求有一定的差异，比如在合同文本中加入“廉政协议”或“廉政条款”，将企业内控管理的要求外化为合同条款，可能会增加合同相对方的负担，给合同的履行带来诸多不便，影响合同交易行为的顺利完成。

（四）补签合同、倒签合同的法律风险

合同补签或倒签，是一种特殊的合同成立形式，法律称之为“履行接受”。重庆城投集团补签、倒签合同现象的存在，与承担大量市政建设项目，时间紧、任务重有关，合同补签、倒签容易导致合同双方法律责任无法及时确定。实际履行完的合同，因为没有签订书面合同，双方的权利义务不明确、容易产生法律纠纷，产生纠纷后由于证据不足，解决起来又比较困难，合同也失去了事前、事中控制的作用。我国《合同法》规定了建设工程类合同必须以书面合同作为双方合同成立的依据，已经履行的合同因没有正式的书面合同，可能影响合同预期经济目的的实现。

三、如何实现合同管理与企业内控管理的深度融合

鉴于合同管理与内控管理各有特点、各有侧重，两者存在一些不够融合的地方，也产生了一定法律风险，因此，只有将合同管理深度融入企业内控管理，企业内控管理才能更依法合规，也才能规避更多的法律风险。笔者认为，实现合同管理与企业内控管理的深度融合可从以下三个方面着手：

（一）参照“法理”制定企業内控制度

法律法规是企业一切行为的底线，企业要实现可持续发展，必须依法合规经营，因此，我们可以参照“法理”制定制度。一是把法律法规中的强制性规定、硬性要求固化到企业的内控制度中;二是针对法律法规中虽无强制性规定，但如果采取不同的执行方式可能承担不同的法律责任、存在不同程度法律风险的合同法律行为，在制定内控制度时，可以结合企业自身的实际，分析风险点，从规避风险的角度予以明确规定。

实践中，许多企业已经按照以上标准和规则制定了企业内控制度。例如：鉴于对外担保业务具有高风险性和被动性，集团在进行对外担保管理时采用了严格风险控制的方法：一是严格执行集团公司制定的对外担保业务管理办法，明确授权的范围、审批的程序，以及有关部门和领导的职责权限、违反规定应承担的责任等;二是未经集团公司批准，子公司、项目部不准对外提供任何形式的担保;三是要求被担保单位提供反担保。通过以上手段，可以对潜在的风险进行事前控制，防患于未然。

（二）用好“法眼”审查企业内控制度

既然企业制定内控制度必须建立在合法、合规的基础上，对企业内控制度进行合法性、合规性审查就势在必行。用好“法眼”对内控制度进行审查把关，也是合同管理的表现形式和实质要求。

一是对企业内控制度进行法律审查把关。从合法性、合规性的视角对各项规章制度进行审查，可以从源头上防控制度的法律风险，堵塞制度的法律漏洞。法务合规人员在制度审查过程中，可以着重分析制度建立的决策依据是否合法，制度的内容规定是否合规，若与国家法律法规有相抵触的地方，应该出具法律意见进行提示。二是建立法律风险预警体系。分析企业经营的高风险点、易发风险点、不易控制风险点等，并针对所有风险点提出防范控制措施，从而有效防范法律风险。

（三）借助“法力”完善企业内控制度

我国法律法规的出台往往要经历多轮意见的征询，颁发后的法律法规还会针对实施过程中产生的新情况、新问题做出司法或行政解释。这表明，既定的法律法规与现实社会会有不尽相符之处，只有针对新情况、新问题及时补充和完善，才能确保法律法规的权威有效。同理，企业内控制度也应及时跟进企业生产经营实际的变化和发展。每年应当定期进行梳理汇编，整理出还需补充制定的制度，对与实际情况有偏差的制度进行适应性修订，只有不断结合实际补充完善，企业的内控制度才能严谨完备，也才能实现为企业生产经营实际服务的目的。

每一个企业都追求成为百年企业、基业长青。合同管理的规范化是影响企业经营成效的一个重要因素，内控管理的完备化是决定企业经营成败的关键所在。只有实现合同管理与企业内控管理的深度融合，融合两者各自所长，补充各自所短。通过严谨的合同管理影响内控管理的方式方法，通过完备的内控管理确保合同管理的规范有效，才能增强企业管理能力、提高企业经济效益，保障企业依法合规可持续发展。

参考文献：

[1]周治刚.倒签合同的风险及对策初探[J].内江科技，2011，02 （25）.

[2]赵亚东.企业在经营中的法律风险防范与对策[J].中国市场，2019，03 （08）.