“互联网+”时代事业单位档案管理的创新研究

王海燕

摘要：“互联网+”逐渐开始应用到社会的各个领域，并且取得了非常显著的应用效果。尤其是在事业单位档案管理中，这本身就是一项复杂且系统的工作，随着信息化进程的不断加快，如何对单位中电子文件进行高效的管理，成为档案管理人员需要着重考虑的主要问题。因此，相关人员应该充分利用信息化的技术手段，加强事业单位档案管理的数字化建设，做好相应的安全防范工作，进而推动档案管理工作的顺利进行。

关键词：“互联网+”；事业单位；档案管理；创新策略

一、档案管理工作信息化的基本概况

档案信息化实际上就是档案管理模式开始由实体转向信息化的过程，一般都是由国家的档案行政管理部门进行统一的组织和归纳。将现代化的信息技术合理地应用到档案管理活动中，可以实现对档案信息的有效处理，在提高管理效率的同时，也能加快信息化进程。同传统的纸质管理模式相比，信息化管理则是将一些高科技的手段应用到其中，如数字技术等，进而实现管理的高效化。

二、“互联网+”时代下事业单位档案管理的创新策略

（一）优化管理模式

1.应当保证电子档文件的完整性

在收集电子文件的过程中，需要核对档案内容的真实性及完善性，还要明确档案的基本信息，并做好标注，比如，档案的检索条目、建档背景以及关联信息等。以此为基础，方可使电子档案符合检索及应用要求。为了进一步保证档案搜集的完整性，还要设立专门的档案生成部门，及时上报档案，对档案进行存储、归类。

2.积极引入先进的技术手段，提高文化管理水准

必须严谨参照档案管理的规章机制，加大执行力度，为档案管理工作的开展提供制度保障，营造安全的网络环境，提高档案管理的网络化水平。要求档案管理人员在档案数据库接口位置设置防火墙，还应当设置独立的权限，确保档案信息存储过程的安全性及可靠性。在保证信息完整及真实的前提下实施全面共享，发挥档案信息的应用价值，以供相关人员应用。在此过程中，要求档案管理人员积极引进先进的技术手段，并将档案资料设置为只读模式，避免不法分子利用计算机批量处理功能，对档案信息私自篡改或删减，最大限度地确保档案信息的完整性与真实性。

3.提高对于非结构性数据的重视

必须首先重视档案管理工作的地位，而后再提高对于非结构性数据的关注，非结构性数据对于企业经营及管理均具有重要的作用。尤其是在“互联网+”理念不断推行的社会背景下，领导人员必须重视非结构数据的应用价值，从而为事业单位的发展注入源源不断的动力。

（二）更新技术

在“互联网+”的大环境下，有必要利用云计算，发掘档案信息中极具价值的信息，并完善信息资源服务，提高服务质量。每个单位的数据库都可作为独立的存储单元，而后再结合数据档案的应用需求，实施集成化管理。云计算技术的应用只要借助各类的软件，连接数据库接口，再设置相应的检索功能，并在云端建立信息处理平台，将数据库与云端有效连接，成为统一入口。另外，还要对检索功能实施一站式处理，将传统的检索功能与咨询功能全面转移，使之在云端均匀分布，相应地提高档案信息管理质量。在云计算的环境下，必然会降低本地信息的处理能力，用户在应用档案文件时只需利用移动终端或移动网络即可完成全部操作，这就会一定程度地减少信息处理环节的资金投入。

（三）转变观念，优育人才

第一，促进单位领导和管理人员转变观念，树立优化实施档案管理的正确认识，明确了解档案信息化管理的内涵、优势、不足和重要意义，增强信息化应用意识。第二，加大档案管理人才的培养与引进。在管理工作实践中，事业单位可以利用内部竞聘、对外人才招聘、邀请专家讲座指导等有效形式，建立较为合理的管理人才队伍，让更多具有良好责任心、具备档案专业素养、综合素质较强的人才充实加入档案管理的行列。第三，加強轮训学习，更新管理知识，熟练掌握信息化管理方法和技能，不断提高管理人员的能力和素质。事业单位必须对管理人员的计算机专业知识、应用技能、综合素质等进行有针对性培训，注重考核管理业务能力，提高他们对档案管理的思想认识，培养出高素质的、热心致力于档案管理事业的人才队伍。第四，激励管理人员善于运用先进科学知识开展档案管理工作。档案管理实质就是知识管理。事业单位要鼓励管理人员在日常工作中多坚持学习，灵活利用掌握的新知识、新技术和新方法来开展档案信息化管理活动。

（四）加大档案管理的安全保障

随着信息时代的不断发展，人们的安全意识也不断提高。因此，事业单位必须加强档案管理的安全保障工作，加大安全保障的投资力度，建立专业的防火墙。同时，由于电子档案对于计算机的依赖性，事业单位还必须加强电子档案运行环境及存贮规格的标准化管理，规范档管理案操作系统和应用软件的版本，并规范电子文件的存储格式和存储载体，如选用光盘，以方便档案数据的传输与管理。此外，对于信息的安全保障还包括积极修复受损档案信息。因此，事业单位的档案管理部门需要引进和完善相关修复技术，如计算机杀毒软件、数据库修复技术、电子信息存储载体的修复技术等。同时注意档案的备份，从而为档案数据的恢复提供必要的保证。

三、结语

总之，“互联网+”背景下，事业单位档案管理创新工作实际上是社会发展的必然趋势，从整体的角度来看，互联网不仅会给档案管理工作注入更多全新的机会，同时也会给这项工作提供一些新的思路。基于现阶段档案管理中存在的一些问题，相关人员应该充分利用互联网的优势，从多角度出发改进档案管理的工作，完善档案管理网络，提高资源的共享率，为事业单位发展提供保障。

参考文献：

[1]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015 （12）：74–75.

[2]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务，2015 （7）：37–38.