A公司合同审核流程的优化研究

张辉

[摘 要]快速的订单交付是一个企业的核心竞争能力，不仅可以提高公司周转速度，提高公司投资回报率，同时也能给客户良好的购买体验，从而提升客户份额和市场份额，为企业带来更高的收入和利润。缩短订单交付周期，涉及供应链的各个环节，本文从合同审核流程出发，通过审核周期分析、隐含利用率分析以及合同错误分类分析方面研究问题出现的原因，为企业流程优化决策提供借鉴。

[关键词]合同审核;瓶颈资源;流程

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.055

[中图分类号]F275;F326.25[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）18-0-02

1     公司历史与挑战

A公司成立于20世纪90年代初，总部位于香港，是一个提供欧美厂商生产的生命科学仪器设备的专业生物贸易公司，代理的产品主要针对科研院所、各大高校以及一些行业公司的研究机构，部分产品还销售到医院的一些研究机构或者一些临床医学研究所，为他们提供诸如癌症研究、遗传病研究等技术平台。表1为A公司近年来的销售数据，从表中可以看出，从2013年开始，公司增长速度放慢，2014年不增反降，到了2014年和2015年，虽然有了增长，但是依然没有达到2013财季的销售额，而且人均销售额从2011财季的93万元，逐年走低，到2015财季下降到63万元，在行业增长每年保持25%的趋势背景下，A公司的营收和人均营收双下降，这是一种不正常的现象。

表2为A公司近3年库存数据，从中可以看出，除了公司的销售额没有逐年增加，库存金额每年递增。此外，年周转次数从2013年的5.2次，下降到2015年的4次，存货周转次数有逐年恶化的情况，同时伴随的还有净利润逐年下降，从2013年的192.3（10万美元单位）下降到2015年的132.79。

2     合同审核流程存在的问题

A公司成立了几个项目小组，对各个问题进行了更加深入的运营与数据分析，以便为企业制定切实可行的策略。但在合同审核流程方面，发现的具体问题主要包括以下几方面。

2.1   合同审核的流程时间长

A公司1年的合同大约有3 300个，一天的平均处理量大约有15个，按照这个合同量，公司在分区、事业部、香港总部配备了合同和申请处理人员，但实际情况是审核期限长，有些重要的合同（例如订单额大、客户比较重要或者到货期要求非常严格）得不到及时处理，在分区经理的销售会议上面，后勤支持部门的速度和效率、后勤部门的处理态度，是合同交货期关注的焦点。为了了解问题，笔者抽取了2015年冬天处于高峰期中某天的合同处理数据作为样本，进行详细剖析，如表3所示。如表3可知，这批合同处理时间需要22.644天，这对于公司合同一般签订的合同期2个月相比，占用时间少（意味着其中某个合同从进入队列开始，到最后处理完毕，需要花费3周多的时间）。

2.2   合同错误多

经过合同错误的归类和分析可以发现，目前在分区处理合同时，销售员递交的合同错误很多，需要花费大量的时间校正，从某一个月的数据可以得出合同存在的问题，如表4所示。

统计数据表明，该月总共处理了308个合同，其中，62个合同有错误，具体的错误分布参见表4，大约20%的合同错误率是分区合同审核期较长。数据分析表明，因为错误而修改的合同在分区要耽误长达近3天的时间。

3     结 语

合同订单审核的主要问题是资源不平衡，造成下游工序等待，影响整个流程的处理速度，要想加快整个流程的处理速度，需要解决合同错误率的问题以及分区秘书的处理能力问题，解决了这两个问题，整个流程速度就会大大加快。当合同审核流程处理加快后，能够实现客户高度体驗以及快速交货，不仅能提升公司的销售收入，也能降低因此带来的库存成本和机会成本，从而进一步提升公司绩效。

主要参考文献

[1][美]杰拉德·卡桑，克里斯蒂安·特维施.运营管理——供需匹配的视角[M].任建标，译.北京：中国财政经济出版社，2006.

[2]任建标.21世纪工商管理MBA系列新编教材——战略运营管理[M].北京：清华大学出版社，2004.