如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化浅谈

丁妍

摘   要：在机关事业单位的内部管理工作中，档案管理是需要高度重视的内容。在具体的档案管理中，由于机关事业单位所具备的特点，在档案管理中就需要注重保密性，还要发挥其公共服务性的作用。目前，在中国的机关事业单位在行政体制上进行了调整，人事制度也大幅度改革。在这样的社会背景下，对机关事业单位的档案管理工作提出更高的要求。为了保证机关事业单位的各种工作稳定有序地展开，就要实现档案管理工作规范化，还要按照相关的标准实施，提高管理效能，保证档案管理更好地发挥服务作用。本论文针对如何推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化、展开研究。

关键词：推进  机关事业单位  档案管理工作  规范化  标准化

中图分类号：G271                                   文献标识码：A                       文章编号：1674-098X（2019）08（b）-0161-02

虽然机关事业单位在长期以来都非常重视档案管理工作，但由于档案数量的增加，加之档案管理时间的延长，使得档案管理工作的内容更多，任务更多。近年来机关事业单位的档案管理工作过程中暴露出许多问题。这些问题的存在，就意味着管理方法没有创新，机关事业单位的档案管理人员对本职工作没有正确认识，对于所存在的问题不能从根本上解决。为推进机关事业单位档案管理标准化、规范化展开，就要对相关的问题进行研究。

1  当前机关事业单位档案管理工作中所存在的问题

1.1 当前档案管理中实施规范化、标准化建设中没有体现价值高度

在机关事业单位档案管理工作中，加强标准化、标准化建设是优化档案管理工作，同时落实安全管理，确保档案信息完整。然而，从目前信息化管理的现状来看，由于管理者在档案管理中没有充分认识到风险因素，必然导致标准化建设工作无法积极实施[1]。在档案管理标准化、标准化的实施过程中，有些管理者并不重视档案服务的价值。他们认为档案管理中要提高管理效率，就要简化了管理过程，没有意识到规范化、标准化建设可以提高档案服务质量。在档案资料收集、整理、分类和归档的过程中，档案管理人员没有严格按照相关的规范执行，导致档案管理不符合机关事业单位的档案管理要求。

1.2 当前档案管理中没有建立完善的规范化、标准化建设体系

当前的机关事业单位档案管理工作中，虽然一些规范和标准已经出台，但是没有切实地落实，没有完善的标准化和标准化建设体系，这使得档案管理工作在技术上存在滞后性。例如，在档案管理中实施标准化、规范化管理中，需要按照相关的规范和标准整理档案数据、存储信息，用户可以根据需要查询档案资料[2]。在当前的档案管理中，每个管理环节都是独立运行的，没有形成一个系统，在管理运行过程中，不能实现档案信息的价值。如果仅仅依靠档案管理人员的经验来实施管理是不够的，按照规范标准实施管理的过程中，还要结合使用信息技术进行信息输入和存储是，做好档案信息的备份，避免档案信息丢失，对机关事业单位的管理造成不良影响。

1.3 当前档案管理中管理人员的规范化、标准化建设能力不够

机关事业单位的档案管理工作中，将规范化、标准化的内容作为指导思想实施档案管理，但是，由于管理人员对这项业务不是很熟悉，没有认真学习规范和标准的内容，在具体的档案管理工作中，没有发挥规范、标准的指导意义，档案管理的安全度也受到影响。

有些管理者往往忽视了档案管理的重要性，没有认识到档案管理不当对整个的机关事业单位造成的影响，因此对其工作质量要求不高。在当前的档案管理工作中，档案管理人员往往认为标准化、规范化建设是一项额外的工作，不会认真开展[3]。此外，一些单位还存在着档案管理非专业化的问题，这将导致档案管理缺乏安全意识，专业化水平低，影响档案管理的安全。

2  解决机关事业单位档案管理工作问题的有效策略

2.1 档案管理中从规范化、标准化的角度提高档案管理意识

在机关事业单位的档案管理中，要实施规范化、标准化建设，必须采用规范化、标准化管理模式，将相关的应用于档案管理。它不仅仅是扮演一个工具角色，而是实现两者的融合。应用档案管理软件实施使档案管理更加方便，还可以实现实时监控。规范化、标准化档案管理建设可以贯彻到档案管理的各个环节。在档案管理规范化、标准化建设中，要掌握管理经验，合理利用，完善档案服务材料。尤其是在档案数据信息的提取和应用中，应用了档案管理软件是比较便利的。所有的业务在软件中运行，还可以发挥网络技术的作用，合理利用档案数据信息，充分发挥档案服务的价值。从规范化、标准化的角度来看，提高安全建设意识是档案管理者所需要具备的素质[4]。它可以降低档案管理的运行成本，对促进档案管理标准化、规范化的发展起到一定的作用。对档案管理人员而言，要认识到规范化化、标准化的重要性，强化建设工作。准确认识档案管理的价值，从观念上上树立规范化、标准化管理思维，提高档案管理效能。

2.2 档案管理中从规范化、标准化的角度完善管理体系

为了在档案管理中实现规范化、标准化，档案管理应发挥规范和标准的指导作用，并根据实际情况实行档案管理的系统化管理，使档案管理按照相关的制度展开。在档案管理工作中，要将管理体系构建起来，发挥互联网技术的作用，收集资料，优化档案信息。必要时，可以利用大数据技术对档案信息进行筛选，发挥管理体系实施动态化管理，实现档案信息的统一管理，确保档案管理的规范化。在档案信息管理中，系统化管理模式的实施要求档案管理者提高自身的管理质量，合理利用互联网技术，提高档案管理质量。

2.3 档案管理中从规范化、标准化的角度提高档案管理人员的能力

档案管理要从规范化、标准化的角度进行。做好档案管理工作，就要发挥档案管理人员的作用，结合管理培训，充分发挥档案管理技术的价值。定期开展档案管理知识培训活动，以专业的档案管理技术和信息技术为主要的培训内容，帮助档案管理人员提高管理意识，认识到在档案管理的重要性，树立安全意识的，这不仅有助于档案管理人员提高业务操作水平，也有助于提高其安全管理能力。在档案管理人员的培训工作中，要切实提高档案管理人员的管理能力，就要从档案管理的实际出发，把日常工作中的各种问题作为案例引入培训工作中，使档案管理人员的培训满足档案管理人员的需求，引导档案管理人员解决技术层面问题。

3  结语

综上所述，处于当前的进一步深化改革背景下，重视事业单位档案管理工作是非常必要的。任何的单位中，档案管理都是非常重要的工作，也是长期性的工作，但是，往往被忽视。中国的机关事业单位在档案管理工作中，由于没有切实地实现规范化、标准化管理，导致一些问题存在。这就需要在当前的形势下对档案管理工作进行技术方面的改进和管理方面的创新，推进机关事业单位的档案管理工作顺利展开，提高单位管理效率。

参考文献

[1] 陳芳.关于推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化探究[J].办公室业务，2017（5）：92.

[2] 乔艳.机关事业单位档案规范化管理工作强化策略的分析[J].山西农经，2017（14）：106.

[3] 王阁.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].劳动保障世界，2018，502（18）：53.

[4] 杨爱云，宋莹，朱明慧，等.实施目标管理和绩效考核，建立基建企业工程项目文件归档工作标准化监督指导体系——基建企业工程项目档案监督指导标准化实践[J].办公室业务，2019，306（1）：14，16.