数字时代交通运输人事档案管理对策

李宣良

摘 要：数字时代人们需要发觉生活中各种各样的数据信息，传统的人事档案管理主要以人工收集为主。科技水平逐年提高，数据量的增加，人工收集方式已不适用。计算机的兴起，为档案数字化管理提供了基础。目前，各单位档案管理存在非常严重问题，急需重新建立数字管理平台，解决目前所存在的问题。数字化平台建立将会面临诸多问题，文中对数字化时代交通运输人事档案管理提出了一些新的办法，这些办法已在单位开始试点实施，在各位员工的积极配合下已取得良好的反映。

关键词：数字时代；数据信息；档案管理

1 档案管理必要性

（1）工作人员人事管理。工作人员人事档案是在今后工作中考察、培养、升职的重要依据，也是在团队建设，党政管理方面具有很大意义。[1]平时工作表现，业绩都需要进行记录，若选用手工方式，实际中不可取。进行工作人员数字化平台建设势在必行。数字化可以将员工信息及时录入计算机管理系统，通过设置数据分析软件，就可以自动將员工业绩等信息进行整理。在年终考核时可以快速设置评选条件，系统就会推荐出符合要求的人员。（2）人事管理效率有效增加。人工收集档案，在大型运输企业需非常多的收集人员，一方面费时费力，另一方面出错率比较高，同时也存在信息更新不及时等情况。采用数字化管理平台后，一个工作人员可管理公司的一个部门，这样不仅节省人力物力，还降低了信息错误率，各种人员的变动信息也可以得到及时更新。这样实现了企业人事档案管理数字化。[2]

2 单位人事管理现状

（1）人事管理缺乏。单位对人事管理的力度不足，使得运输部门档案管理工作无法及时开展，导致了许多管理比较混乱的现象。①人事管理领导在思想上重视人事工作，但实际中执行力不足，造成许多人对此事不重视；②员工个人对自己的信息汇报时存在不完善、虚假等情况，造成人事管理混乱现象，极大地阻碍了工作的开展；③单位工作人员的快速增加，个人信息不能及时得到完善。人事管理工作人员的压力逐渐增减，资金投入不合理等因素，使得部分人事档案存在丢失、损坏。（2）档案存在造假。实际工作中，许多工作人员档案存在一些个人信息造假等情况。人事档案是单位考察个人的基础依据，若造假这种行为不及时加以制止，这将会影响到整个企业的发展和企业信誉。在法律上，虽有各种法律法规对这种行为有约束，但实际中是没有办法杜绝的。目前，人事答案主要内容包括年龄、工龄、党龄、学历、工作经历等方面。有许多员工的信息大部分是无法查证的。这些乱象极大的阻碍了工作的开展。（3）管理模式单调。现在，人事档案管理工作虽开始使用数字化技术，但还无法建立完整的管理体系，但却没能建设统一的人事管理系统。大多数部门存在管理方式单调，档案管理比较分散，没有明确的负责人，责任无法落实，工作无法进行。数字管理办法，这将极大地增加各部门之间的信息及时互通，部门之间合作办公也很方便，这样认识管理工作效率会得到很大提高，使得管理方式方便。

3 改进对策

（1）健全单位管理制度。按数字化的要求整改工作人员信息制度、鉴别、归档、转递、保密等制度。档案工作人员使用数字化管理方式可快捷的甄别个人信息，确保个人信息真实性。企业单位健全各种官方信息查询制度，实行不定期抽查。若经查出信息造假等情况，将严肃处理。（2）加强档案工作人员纪律意识。企业组织人事管理部门负责人不定期参加人事管理方面知识学习，强化人事工作人员管理意识，进行管理工作中，必须依据公司和国家法律法规的规定，根据实际情况及时调整管理办法，人事部门人员要研究适合企业人事管理办法，建立完善的管理体系。尤其在工作中应明确每位工作人员的责任，专人负责，把各项工作得以落实，及时做到各个部门信息互通，及时改进。（3）加强档案管理人才培养。在单位建设严格、规范的档案收集网络，扩大信息收集范围。运输人事组织部门应主动向人事档案材料形成科室、工作人员本人和其他相关人员收集信息材料，严格按照法律法规整理收集材料，督促企业各部门定时报备人员档案材料，公司领导及时掌握本单位工作人员人事档案信息情况；完善单位内部档案材料提交制度，深度挖掘人事管理方面的办法，相关工作人员必须明确自己任务。按时完成各种资料的整理工作，在规定时间内，将材料移交给相关人事管理人员；建全不定期检查制度，及时督促人事工作人员检查，避免个人信息材料遗漏、丢失。

4 规范工作流程[3]

（1）严格管理。运输部门应完善人事档案由专门负责领导不定期查阅制度，规定可以查的领导级别，必须要有完善的审批手续。（2）规范操作流程。查档人员首先要在负责领导处提出申请，由企业分管领导对查档事由、是否需要查档原因加以核实。人事部门对查档申请原因进行审查，确保符合公司和国家规定。（3）态度严谨。各种人事档案的移交必须要严格审查，避免造成档案材料缺失。如发现档案信息虚假、缺失等不符合收录要求等方面问题，需及时向上级管理领导单位反馈，根据具体情况将档案退回或要求补充信息。符合各种相关规定后，再由管理人员放入数据库。（4）及时反馈。根据单位规定时间，必须在规定时间内对提交信息进行处理，若工作人员不能及时处理，领导应对负责人员作出相应处罚。重要文件必须保证递交路径安全、可靠。特殊信息严谨邮寄或替交。（5）手续齐全。单位人事档案必须经过各个部门分管领导审批同意，才允许人事档案信息变动，变动过程必须要有变动证据，步骤详进记录，并保存好变动回执单；人事接收档案时，严格审核后，应在档案转递单的回执上签名盖章，立即递交给相关单位。接收的档案，在专门工作人员审查后，分管领导批准档案转入数据库保存。

5 结语

信息时代的推动下，规范人事档案管理工作改革势在必行，各行各业都将面临各种各样的管理难题。这对人事管理工作人员的工作提出了更高的要求。在新时代工作中，交通运输大力发展，给人事档案管理工作也带来了很多问题。一名好的人事领导，应更加重视单位的人事档案管理制度的完善工作，完善档案管理制度，增强档案管理人员办事能力和自身素质，实现单位人事档案数字化管理，并对该方法加以推广。为了提高自身专业素养，树立正确的价值观，充分发挥个人潜能，提高工作服务水平。

参考文献：

[1]李继玉.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].农家参谋，2018（23）：254.

[2]洪斌.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑河学刊，2018（06）：177-178.

[3]莫韶琳.浅谈如何规范管理医院人事档案[J].科技风，2015（13）：247.