新时代声像档案管理策略分析

王玉锦

摘 要：随着现代科学技术的不断发展，照相、录音、录像已成为人们记录社会活动的一种普遍手段，大部分单位都比较重视，做到了及时收集、整理、归档，并切实加强了保护措施。保护声像档案的完整，有效的开发利用声像档案的信息资源，以成为当前档案管理的一项紧迫而重要的任务。本文对新时代声像档案管理策略进行分析。

关键词：新时代；声像档案管理；策略

声像档案是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个机关或单位档案的重要组成部分。随着社会的发展和办公条件的改善，在机关、企业单位的各项活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见。

1声像档案管理存在的问题

1.1声像档案管理制度不健全

科技的进步使各单位的声像设备都有了很大的改善，但普遍存在着声像设备管理混乱现象。一是没有制定声像设备管理制度或无相应的使用要求，从而出现不协调的现象，导致一些重要活动没能及时摄录或摄录质量不高，给声像档案的后续管理设置了重重障碍；二是虽然有制度，但各业务环节中制度化落实不力，缺乏有效的保障机制和责任追究制度，使得各管理阶段无法像文字图表档案管理那样按部就班地“流水作业”，管理上缺乏有机联系；三是制度的订立“照猫画虎”，缺乏调查研究，没有体现出社会活动的特点和声像文件运动的种种规律；四是声像资料初次形成后，流转中声像资料的格式载体可能发生变化，数码格式的声像文件，其存储转换更灵活易变等。

1.2声像档案保管环境条件差

由于声像档案大都以感光材料、化学磁性材料为载体制成，很容易受光、热、潮等外部因素的影响而发生劣变，失去保存价值和利用价值。因此，声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，需要具备防磁、防光和恒湿、恒温等条件的保管专柜。但是从目前情况来看，很多立档单位未能严格按照要求配备专业的声像档案专柜，而造成一些照片变黄退色，底片粘连变质，磁带受损、图像模糊不清、效果差等问题，不利于声像档案的长久保存和利用。

1.3档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆准确。本来是很珍贵的照片，由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。有些拍摄工作人员缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或处室内部保存，不移交统一管理保存，特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

2加强声像档案管理工作的对策及建议

2.1取得领导对声像档案工作的重视

随着科技的飞速发展，声像档案对企业发展的促进作用越来越大，它记录了企业发展的轨迹，更是企业发展过程中保留下来的宝贵财富，因此，各级主管部门要高度重视声像档案工作，要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益看待这一问题，切实加强对声像档案工作的组织领导，并将这一工作列入领导的议事日程、列入年度工作计划，从机构设置、人才队伍、经费投入等方面加大支持力度，为声像档案工作创造良好的物质基础条件，领导重视是声像档案工作顺利开展的关键所在。

2.2加强宣传教育

提高声像档案意识。声像档案意识淡薄是造成“收集难”的重要原因。由于多年在工作中形成的惯例，许多单位只注重文书档案的收集，宣传重点放在了文书档案上，致使人们对声档案重要的历史价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够。因此，档案管理人员在工作中要利用多种形式，强化声像档案重要性的宣传，提高人们对声像档案的认识，自觉关心、支持、参与档案部门对声像档案的收集工作。

2.3改善档案保管环境

上面谈到将声像档案数字化存储管理，但是如果档案部门不具备计算机和互联网技术，则必须改善档案的保管环境。我们首先要对声像档案独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次要建立符合声像保管条件的装具和符合声像档案保护条件的库房，严格控制库房的温度和湿度，保持适宜的温度（即14℃～24℃）和相对湿度（即45%～60%）；磁盘档案必须避开30奥斯特以上的磁场。以此保持库房恒温、恒湿、防磁、防潮、防尘、防磁、防光、防火、防蛀，以免发生霉变及磁性消失。对正常保存的磁性载体档案，可每5年复制一次并检查有无问题，对录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。对使用频率高或已经污损的声像档案要及时复制、修补，以免造成图像损失。最后接触保管档案时管理人员要戴清洁的手套，以防汗渍污染底片。

2.4建立嚴格的管理制度，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各档案部门也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

结束语：

总之，声像档案的建设，是时代发展赋予档案管理工作的新课题，科学、完善的声像档案管理，将对现代社会物质文明和精神文明建设起到积极的促进作用。因此，档案管理部门和档案工作者要增强责任感、使命感，采取有效的应对措施，加强对声像档案的管理，为国家为企业留下宝贵的文化财富。开发声像档案信息资源，扩大信息时代的档案资源的合理利用，努力拓展档案事业全面协调的可持续发展、为社会发展服务，是历史赋予档案工作者的神圣使命和职责。

参考文献：

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