做好档案管理工作需要注意的事项

方乐凯

摘 要：随着我国各项事业的飞速发展和改革的不断深化，档案管理工作发挥着越来越重要的作用。为了更好地适应新变化，快速提高对档案的利用率，档案管理人员需完善自身，不断提高综合素质和能力。本文简要介绍了档案管理的重要性，并结合实际重点论述了做好档案管理工作涉及的几个方面。

关键词：档案管理；科学规范；重要性

档案工作，就是档案业务工作，它是档案室或档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。随着科技的进步和各项事业的不断发展深化，档案管理工作发挥着越来越重要的作用，如何做好档案管理工作，为各项工作的开展提供可靠的依据，是档案管理者必须认真思考的课题。

一、档案管理工作的重要意义

档案由于其原始记录性而具有的凭证价值和参考价值，已成为人们查寻信息的来源之一。作为档案利用服务的主要对象，无论哪一类信息利用者，都是由于某种需求才产生利用的行为，这就从客观上要求档案工作者在提供档案利用的服务中，加强对利用者的调查研究。合理科学的对档案进行管理，不但可以对企业或单位的业绩给予衡量，还可以对企业或单位的管理水平给予衡量。由于档案中所记录的内容包括着发展过程的优秀成果，因此，档案可以为日后企业或单位的发展提供最完全的准备资料，方便做出科学合理的分析，是制定发展方向最好的参考资料。其主要有两项重要作用：其一，作为考察依据的作用。作为历史的鉴证与其它的文献是不一样的，档案具有法律的效应。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更具客观性，成为更容易令人信服的证据，因此，档案作为真实凭证而存在。例如：企业重要文件存档、手稿、印信等；其二，作为参考的作用。由于档案属于最可靠的参考材料，没有被篡改过，很多都涉及亲笔签名或是手稿，有些还包含着照片或是录音带等，因此是反映历史最为客观的材料，是最有利的实事凭据。

二、档案工作存在的主要问题

1.档案安全保管条件不达标。档案库房没有严格按照“八防”（即防潮、防水、防日关及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火）的要求进行建设，存在着诸如没有防盗装置、未配备消防设施等问题。同时，个别单位的领导不够重视，本单位没有成立档案安全工作的领导机构和制定完善的档案保管措施，没有从档案管理长遠规划和技术层面去考虑，缺乏专职的档案人员，仅有的兼职档案管理人员又未能全身心地投入到保管保护档案工作中去。

2.档案意识淡薄。档案及档案管理工作与国家、社会、个人密切相关，功在当代，利及子孙。《中华人民共和国档案法》的颁布实施，表明了我们国家依法治档的决心。但很多人甚至国家机关工作人员时至今日对档案和档案管理工作的内容还不甚了解，部分人员不关注档案，认为档案及档案管理工作是档案部门的事，与自己的工作和生活距离较远，部分机关单位负责人不重视档案及档案管理工作，任由档案管理人员（部分是兼职）摆布其单位的档案资料，并存在档案收集不全不齐的问题，导致一些重要的档案遗失或损毁。

3.档案资源共享度不高。档案信息资源是国家基本信息资源的重要组成部分，然而各级各类档案室（馆）档案资源数字化、信息化工作量大，加之缺乏专项经费，导致存量档案在信息化工作中举步维艰。

三、档案管理工作方法研究

1.推进档案工作规范化、标准化。其根本目标就是实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化。要建立“以本单位为主”的立卷归档工作，这需要我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，注意解决三个方面问题，即：要准确把握文件立卷归档的时效性；明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

2.争取政策保障，加快档案信息化基础设施建设。常言道：“工欲善其事，必先利其器”。没有计算机或是有了计算机而没有进入网络，档案现代化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，实现纸质档案资料转化为全文、全图、全声的光盘存储，同时档案室的综合建设，除了上级的专项资金外，还需要地方政府的匹配资金，这些都需要给予政策、资金方面的保障。这就需要我们及时跟属地党委、政府主要领导和分管领导进行详细汇报，让领导在第一时间内知道档案工作的开展情况、存在问题和发展规划，引起领导的高度重视。

3.建设系统工程，实现信息共享的现代化管理。档案现代化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、查询管理、安全措施等一系列硬件加软件的系统。由于各单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、高速扫描仪集中扫描和光盘双备份的解决方案。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，从而从机制上提高机关信息共享能力。

4.提高档案管理人员综合素质。档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要。为了使档案工作人员能够适应信息资源档案管理工作的需要，就必须要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，体现档案管理人员的信息收集和管理的能力，即：观察能力和分析、综合能力，能够从纷繁复杂的表象中发掘有价值的信息，能够透过现象看本质，从档案信息资源中发掘出阐明问题、建议合理、带有参考和指导意义的信息；调查研究能力，这样才能全面了解和掌握社会需要，进而满足社会和人们不断增长的信息要求；组织和协调能力，能够在工作网络中建立起互相理解、相互支持、协作、配合的关系。

结语

档案管理工作只有与时俱进，科学地解决好当前档案管理工作中普遍存在的问题，加大投入，才能使档案和档案管理工作为同步建设小康社会服务，为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

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[2]王国芹.简述档案管理方法的现代化[J].民营科技，2013（7）

[3]肖永菊.谈谈如何进一步做好档案保护工作[J].科技信息，2014（1）

[4]徐光远.档案保管工作探究[J].东方企业文化，2012（6）.