关于如何提升档案管理信息化程度的探讨

孙大鹏

摘 要：有效利用档案信息是促进社会发展的重要因素，随着信息技术的飞速发展，我们逐渐步入信息时代，无论生活、工作还是学习，信息技术无不为其提供了便利。信息时代来临，5G技术、大数据技术等等为提升档案管理信息化程度带来了巨大的机遇与新挑战，本文通过分析档案信息化管理的影响因素，探讨提升档案管理信息化程度的有效路径。

关键词：档案管理;信息化;路径

一、提升档案管理信息化程度的必要性

在当下这样的一个技术不断发展信息爆炸的时代，档案收录内容日益丰富，收录信息量也越来越大，档案管理的重要性日益彰显。首先，信息化已经日益成为一个国家现代化和衡量其综合实力的标志，2017年12月8日总书记中共中央政治局第二次集体学习时提出，要实施国家大数据发展战略加快经济建设数字中国，对此档案管理应与时俱进，紧跟国家信息化的发展趋势。为此，构建数字档案馆是提升档案管理信息化程度的重要途径，也是实现档案信息共享、为企业及单位工作提供帮助的要求所在。其次，传统档案管理多采用纸质材料和人工完成档案信息的收集、分类、保存及查找。随着企业及单位发展，档案信息也会不断增多，一方面，纸质档案会消耗大量物料和储存空间;另一方面，档案管理人员的工作流程较为枯燥工作强度大，难以保证准确率且工作效率不高，容易出现部分档案丢失和损坏现象。因此，大力提升档案管理信息化程度有利于提高档案管理效率、实现档案资源价值的充分利用。

二、提升档案管理信息化程度的影响因素

当前档案管理信息化还存在以下影响因素，其一，档案管理信息化认识不足。文件的开发过程管理，档案管理人员和相关部门对于信息化管理的兴起和冲击认识不足，思想和工作没有及时转变，尚未清晰意识到档案信息化管理将在未来取代纸质档案成为主要管理模式。其二，现有档案管理制度不健全。互联网技术为档案信息化管理提供高效管理方式、便利的利用路径同时，档案数据的人为篡改和恶意偷窃也威胁着信息化档案的信息安全，而现存档案管理制度对于信息化档案的安全问题并没有及时更新。其三，人才的缺失和技术设备的落后。档案的信息化管理既要精通信息技术和管理人员，也需基础性硬件设备的保障。但是，从目前看来档案管理人员的技术和管理水平不达标，基础性设备更新不及时，无法为档案管理信息化提供技术保障。

三、提升档案管理信息化程度的路径

（一）加大对档案管理信息化的重视

加大对档案管理工作重要性的重视，是档案信息化建设的重要基础工作。无论是企业还是事业单位，各级领导都要树立全新的档案管理观，深刻洞悉档案管理的价值所在，重视并积极展开档案管理信息化建设工作，能够从全局视角为档案信息化发展提供符合时代要求的意见决策，并且能够对此项工作进行落实。同时，领导层还需加强对档案信息化管理的支持力度，引进和培养高素质信息化档案管理人员，合理增强档案管理投入资金，配备先进基础性技术设施，为提升档案管理信息化水平提供坚实的物质基础。因此，领导层必须增强档案信息化意识，并深入了解档案管理工作的信息化进程，结合实际情况，构建实操性强的档案管理制度，方可促进档案管理信息化程度规范而有效的得到提升。

（二）更新完善现有档案管理信息化制度

档案管理的信息化发展需要合理科学的档案管理制度加以保障，因此，在实际工作中应及时更新完善现有档案管理制度以辅助信息化发展。具体而言，第一，应对档案信息的基本需求和当前档案管理信息化程度进行研判和分析，将实际情况同信息化发展相结合，更新原有档案管理制度缺少的信息化管理部分，通过健全的制度增强档案管理人员的业务能力，创新档案信息化管理模式。第二，将档案管理信息化发展纳入考核制度。通过后期考核的方式，可以有效提升管理人员做好信息化发展的动力和意识，同时在考核中最关键的监督力度要符合实际，在最大速度提升信息化程度的同时，也要规范操作，从而保障档案管理工作的信息化进程运行更加高效。

（三）培养档案信息化管理人才

提升档案管理信息化程度是一项长期、系统且全面的工作，培养专业人才是其中的关键因素。首先是人员的专业能力，要对现有档案管理人员提供丰富的学习和进修机会。结合目前管理人员的实际能力水平制定科学的教学方案，明确对档案管理人员的信息化培养方向，不断向工作人员传输相关现代管理技术和网络信息技术的知识，保证档案管理队伍的可持续性发展。其次是人员的政治和道德素养，档案管理因涉及到信息安全问题，相较与其他行业有更高的政治性和道德要求，才能保证档案内容的真实性。因此在提升档案管理信息化程度的过程中，需增强档案管理者的政治和道德意识，防止出现私人篡改档案内容的现象发生。最后是引进专业技术性人才。通过各种相关优惠政策，招入专业的信息技术类人才与档案管理人员合作，共同提升建设信息化档案管理，能够更加节约时间成本。

（四）完善设施建设，形成专业、统一的基础设施体系

目前在档案管理工作中，各部门大多各自为政，数字设备、信息化模式不统一，信息孤岛现象严重，这就给提升档案管理信息化程度进行设置了屏障。因而，信息化管理需配齐专业、统一的基础性设备以及形成专业、统一的档案管理体系，利用这些设备和系统实现字符的自动识别、自动编码和检索、自动储存、自动标示索引以及文档一体化管理等。如此，才可為提升档案管理信息化程度提供重要的技术保障。

具体而言，建设档案管理信息化基础设施体系包含硬件操作平台和网络系统。首先是硬件，需提前配备一定数量的影像图文扫描设备、摄像机、存储器、数据库服务器、计算机等。其次是软件，要建立强大的安全性高的局域网，通过和各类硬件操作平台相契合，将传统纸质档案和现存数字档案进行归档、分类、存储，彰显信息化档案强大的数据库信息交换的强大功能。

（五）网络信息安全工作

在提升档案管理信息化程度进程中，网络信息安全工作是一个不可忽视的重大问题。在互联网时代，一旦档案管理网络出现漏洞，就会导致黑客入侵，篡改和窃取档案内容。因此，为了保证信息化档案的安全性，必须增强网络安全意识，明确档案管理人员的信息使用权限和操作规范，还要完善应急预案制定和强化风险预警，从而增强风险预防能力。同时，档案管理要安排专业网络人员定期对网络系统进行更新和检测，在数字档案库建设过程中加强网络安全的风险评估，对风险进行判断，提前发现存在漏洞。此外还要设置外来访问权限和防火墙，构建一套完备的网络信息安全屏障。

综上所述，档案管理工作需伴随时代发展与时俱进，而信息化管理是档案管理的未来发展方向。同时档案管理信息化建设是一项漫长而繁琐的任务，短时间内无法实现，需要持续投入人力和物力，并从体制机制层面加以保障，如此才能不断提升档案管理信息化程度。

参考文献

[1] 张鹏.档案信息化管理必要性作用措施和创新途径的探讨[J].信息记录材料，2019，20（03）：183-184.

[2] 林雯雯.做好档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2020（06）：70+75.

[3] 赵宝娟.电子档案管理面临的问题及对策研究[D].福建师范大学，2017.