新时期中小企业销售环节内部控制研究

王洪亮

中小企业是我国经济社会发展的重要组成部分。由于规模小，管理意识薄弱，各环节的内部控制相对不健全，给中小企业的发展带来很大的经营风险。本文针对中小企业重要的业务环节——销售环节，在分析中小企业加强销售环节内部控制重要性的基础上，深入探讨了中小企业销售业务环节内部控制要点和存在的问题，并针对性提出了相应地加强中小企业销售环节内部控制的对策措施，以期促使中小企业更好地规避风险，保障中小企业健康发展。

在现代商业环境竞争中，中小企业要想获得优势，已经不能采取传统意义上的恶意降低产品价格的方式。中小企业想要提升自身的发展能力、提高在市场上的适应能力和竞争能力，则必须构建完善的销售内控制度，如何加强其管理，是中小企业非常关注的问题。因此，加强对销售环节的内部控制和评价，规避风险，防患于未然，对保障企业运营的效率和效果是非常重要的。

一、中小企业销售业务流程和主要风险

销售业务是企业主要业务，企业的生存和发展，离不开销售业务的支撑。中小企业销售业务流程包括：与客户洽谈订单、与客户签订合同、编制销货清单并通知仓库发货、开发票通知客户付款、财务部完成收款记账、完善催收和销货退回。此过程涉及的风险包括：

（一）发出货物不正确或不完整

与客户签订合同后，业務员会根据合同条款要求编制销货清单，通知仓库发货。仓库发出的货物必须与客户要求的品种、数量和规格一致。但在实际业务中，仓库发错货物或者发出货物的品种、数量、规格与合同不符的现象时有发生，所以销售发货存在销货退回的风险。

（二）收入不合理或不正确

当货物售价与市场均价比较过低或过高时，我们需考虑其合理性和正确性。当一笔订单单价过低时，我们需考虑其背后原因是否合理，是因为该笔货物质量存在极大问题还是生产成本下降的幅度较大。销售折让是否合理，销货退回是必须的吗？销售收入是企业主要的资金来源，中小企业必须保证销售手续完备及相关资料完整，预防少记、漏记、错记收入。

（三）发货管理存在漏洞

由于发货的过程涉及到销售、财务、仓储、运输等多个部门，造成了很多企业再发货过程中，由于信息传递失误或者库存管理不善而造成发货错误或混乱。具体表现在遭遇欺诈提货;发货未经授权审批;发货不符合信用政策;发货延迟;重复发货或是发给错误的客户;未留提货人签收证据等。

（四）应收账款回收难度大

应收账款的回收是保证企业流动资金充足的重要保证，而在具体实施过程往往因为在应收账款产生初期没有对销售客户的资信情况进行认真审查，导致坏账比例增加，具体表现为，缺乏信用评价标准或信用标准判断失误;信用条件的发放主依靠销售经理的主观判断作出;应收账款后期会计处理工作跟不上;未采取恰当催收措施;缺乏合理的奖惩制度。

（五）价格管理体系缺失

中小企业可能没有完整的销售价格体系，制定销售价格也往往没有市场调研，很可能是负责人和一个部门自行确定。定价低了没利润，高了没有市场竞争力，在价格体系制定的时候又往往缺少与财务部门的沟通和协作，使价格折扣和折让缺乏控制，或是销售价格体系执行不到位，给企业带来经营风险。

二、中小企业销售业务的内部控制制度建设

为规范企业销售行为，避免或减少因管理不善而对企业造成的损失，笔者认为可以从以下几阶段加强销售业务内部控制：

（一）拟订合同

企业就不同货物，针对不同信用等级的客户和销售量，给予不同的销售价格。企业应统一定价标准、信用政策和选择合适的收款方式。业务员根据客户以往交易记录，参照企业定价标准和信用政策草拟销售合同。客户信用等级的确定和信用状况调查需财务部协作。如合同比较重要，还需咨询企业的法律顾问或相关专家，由他们共同参与合同洽谈过程。

合同草拟后，与客户谈判的底线需经企业主管确认。如客户提出赊购要求，业务员应严格遵守销售政策，协同财务部对客户信用状况进行进一步复核。赊购决定需按企业授权，经审批人批准;如赊购业务涉及金额过大，超过定价标准和信用政策，还需提交管理层会议，进行集体审批决议。合同签订后，财务部应追踪合同完成情况，对客户的信用记录进行动态更新。信用管理人员对老客户的信用记录，每半年更新一次;首次交易后，编制新客户的资信状况记录表。

（二）优化销售环节的内控环境

内部环境对企业实施内控的至关重要，也是企业执行内部控制的保障条件。内部控制的整体效果直接受企业销售环内部控制环境好坏的影响，销售人员的职业素质和业务能力的提高也需要优化企业的内控环境，从而保证更好地发挥工作职能。同时也必须注意到销售业务流程是否规范，相关部门的设置是否合理，人员的分工是否采取权责分离，例如销售业务人员不能接触销售货款。

（三）发货管理的控制

企业销售部门的业务人员按照经批准的销售合同开具相关的销售通知单，如果企业使用信息化系统，业务人员就在销售订单模块编制销售通知单，如果没有用信息化系统，就手工开具销售通知单一式三联，填制货物名称、规格型号、数量、单价、金额，通知仓库发货，仓库员接到通知单，对其进行审核，严格按照所列项目组织发货，确保货物的安全发运，客户上门自提的，直接在销售通知单上签字，如要求货物送到客户指定地点的，联系运输单位，注明发货数量，拿回运单，联系客户验收确定型号、数量、金额无误后，在送货单上签字盖章，把回执单及时交到财务部门，财务部门及时开具销售发票，确保每笔业务都开具发票。企业对于货物退回，设立审批程序，由客户提出，是什么原因要退货，如果是质量问题，企业马上安排技术人员鉴定，进行售后处理，该退的就退，不退的就安排维修或更换零件及时处理。

（四）应收账款管理

中小企业对应收账款，应该明确职责，同时实行回笼资金与业务人员的业绩挂钩，推行“谁经办、谁催收、谁审批、谁负责”的原则，销售部门负责应收款催收，催收记录妥善保存，财务部门负责办理资金结算并监督款项的回收，并协同销售部门，参照客户的信用等级，通过合同中约定的收款期限，建立台账，时时跟踪，科学准确分析账龄。久未收到的欠款采取多种手段进行催收，需进入法律诉讼程序的，提供合同、签字盖章的回执单和发票，进行起诉，对已经取得确凿证据确认无法催收的死账和呆账，进行妥善的会计处理，报税务部门备案，对企业所得税进行合法地处理。

（五）建立销售业务内部控制评估体系

要对销售业务环节进行风险评估，首先是识别风险、然后是对风险进行分析，最后对风险采取相对应的措施。风险评估的两大要素是评估事件发生的概率和可能随之可能产生的影响程度。风险分析中，企业可以根据对风险的容忍程度和具体情况，设计风险评估表，根据金额大小和发生频率判断风险的高低，然后决定采用相应的控制措施。也可以可以根据具体的事项，历史发生的概率，自己的经验，进行主观的判断，选择控制点，进行控制。

三、结语

销售环节是中小企业运营中最重要而又控制最薄弱的环节之一。中小企业必须加强销售环节的内部控制，各部门与人员之间相互约束、相互监督，使企业的经营风险降至最低，保障企业健康发展。（作者单位：中海油惠州石化有限公司）