艺术院校科研管理信息系统建设

文/田蓓 王征

21世纪以来，随着科学技术的迅猛发展，信息化、数字化、智能化成为鲜明的时代特征，信息化、数字化、智能化也逐步成为高校现代化建设的重要元素，一些高校开始推进智慧校园建设。科研水平是高校的核心竞争力，科研管理信息化水平的提高能有效提升高校科研管理水平，越来越得到高校管理层的重视。

1 高校科研管理信息系统建设的重要意义

科研管理信息系统建设是实现科研管理信息化最重要的抓手，是当代高校信息化建设的重要组成部分。在过去高校传统人工科研管理模式下，科研项目申报、中期检查、结题乃至评审都要花费大量的人力和物力，年终考核及职称评审工作中，科研人员和科研管理人员也需要花费大量时间和精力对所报项目成果进行查询、登记、上报及统计，不但时效、精确度不高，对所有科研项目动态跟踪以及智能分析更难以实现。高校科研管理信息系统建设和使用极大解决了科研管理存在的上述问题，极大提升了科研管理效率，可以说高校科研管理信息化是高校科研管理的一次质的飞越。

科研管理信息系统通过信息化手段统筹、整合科研管理数据，并通过大数据技术进行加工、分析，可以为高校管理层及时分析科研现状、科学决策提供重要参考，同时信息化、网络化手段的使用可以极大改善科研管理人员的工作环境，有效解决传统手工管理模式下科研管理掌握进度难、统计难、分析难等问题。另一方面，科研管理信息系统的电子化、网络化、信息化也极大方便了高校科研人员，不仅使研究者能及时了解各类别课题的申报时间、申报条件、评审结果，还可以随时查询经费的使用情况，及时准确上报科研成果，能够极大方便科研人员对科研过程的把控。此外，科研管理系统的使用还将简化科研管理工作流程，避免不必要的重复劳动。因此，建设有效管用、符合自身需求的科研管理信息系统成为当今高校信息化建设的一个重要课题。

2 艺术院校科研管理信息化建设存在的几个倾向性问题

当前，不少综合性大学基本都已具有较为成熟的科研管理信息系统，既有自行开发系统，也有通过购买企业成熟产品和服务进行建设，通过科研管理信息系统建设和使用，科研管理信息化水平得到了较快提高。但是，一些专科院校，特别艺术类院校的科研管理信息化建设仍处于起步阶段，相关经验缺乏，加之艺术院校自身专业特点，科研人才、科研方式、科研成果等与普通高校存在较大差异，如何快速推进有效管用的科研管理信息系统建设成为艺术院校科研管理部门和信息化部门共同关注的问题。

当前，艺术院校科研管理信息化建设要避免以下几个倾向：一是科研管理信息化建设存在简单化倾向。艺术院校一般规模较小，信息化部门人员较少，外包或购买成熟公司产品成为比较现实和经济的选择。但在项目推进过程中，如果相关科研管理部门和信息化部门没有对本校科研管理现状、存在的问题以及科研管理特点有较深入的调研、分析，就容易被外包公司或产品经理牵着鼻子走，最终采购或定制到的可能是“不适合”的系统产品，这些系统产品很可能最终被束之高阁。二是存在贪大求全的倾向，没有做到具体问题具体分析。科研信息管理包括科研人才管理、科研组织管理、科研信息管理、科研成果管理、科研经费管理等方面，每种模块还包括很多特定功能和内容。艺术院校在建设科研信息管理系统过程中，就需要从自身需求实际出发，找准功能定位，按照有效、管用的原则对外包方提出详细、明确的需求，特别要解决艺术院校科研管理的实际问题，而不是贪大求全，形成浪费。三是存在孤立化的倾向。学校的科研管理涉及到学校财务、资产、人事等诸多环节，而高校内部的科研、财务、人事、资产等相关职能分属于不同部门，各部门往往自行建立相应信息系统，数据孤岛问题突出，以致不能有效共享相关信息的高校比比皆是。因此，艺术院校在科研管理信息化建设中要加强整体规划，实现多部门信息共享，只有实现数据共享，才能真实有效地反映学校的整体科研情况，更好地为学校管理者决策提供服务。

3 艺术院校科研管理信息系统建设要有三种思维

艺术院校科研管理信息化建设是一个系统工程，在建设过程中除了要避免前文提到的几个倾向性问题外，笔者认为在建设工作中还应该具有以下三种思维，且要贯穿在信息系统建设过程始终。

3.1 要有“特色”思维

所谓“特色”思维，概言之即借鉴成熟系统，兼顾学校特色。艺术类院校科研具有特殊性，作为具有较强专业性对系统功能有特殊要求的使用方，艺术院校科研管理系统的建设必须有别于综合性高校“大而全”的建设和使用思路，而应探索出符合自身实际情况，系统设计简洁且满足工作要求的科研管理系统。相关科研管理部门和信息化部门要加强沟通配合，对本校科研管理现状、问题以及科研管理特点开展深入调研，提出明确系统建设需求后再联系有关技术公司进行开发建设，只有这样，才能提升艺术院校科研管理信息化建设的针对性和有效性，确保信息系统建设不走形式，有效管用。

3.2 要有“大数据”思维

学校科研活动涉及科研人员（人）、科研经费（财）、设备设施（物）等方方面面的内容，学校管理者要全面掌握科研情况、进行科学决策，需要科研与财务、人事、资产等多个相关职能部门进行通力合作实现信息共享，才能为科学决策提供客观、全面、准确的数据支持。这就要求学校在建设科研管理信息系统过程中，加强统筹谋划，树立全校“一盘棋”的思想，防止信息化建设过程中有关部门各自为政。学校信息化部门要把好技术标准关，特别是要统一数据标准，为将来学校智慧校园建设奠定良好的大数据基础。另一方面，科研信息系统建设本身应该具备大数据分析的功能，为科研评估、立项决策等提供技术支撑。

图1：特别功能模块示意图

3.3 要有“互联网+”思维

互联网作为20世纪最伟大的发明之一，把世界变成了“地球村”，深刻影响着人类的生产生活，而随之而来的智能手机的广泛使用形成的移动互联网时代，更是颠覆了人们的传统生活方式。随着5G技术的到来以及移动终端的不断升级完善，移动互联网即将进入到5G时代，移动办公是不可阻挡的趋势。近年来，国家政府部门提出了“互联网+政务服务”的战略，简化了工作流程，提升了政务效率，实现从“让人跑腿”到“数据跑腿”的转变，提高政务服务质量与实效。艺术院校科研管理信息系统建设也要树立“互联网+”思维，提升信息系统易用性和移动适应性，方便科研决策主体、科研主体以及科研管理主体的使用，提升工作效率。

4 艺术院校科研管理信息系统主要功能设计探索

如前文所述，艺术类院校科研具有自身特点，因此在科研管理信息系统功能设计上既要满足一般性科研管理需求，还要尽可能满足艺术院校科研特殊需要。系统模块设计可以分为普通功能模块和特别功能模块两部分。具体可以参考以下方案设计：

4.1 普通功能模块

4.1.1 通用功能模块

该模块主要包括科研信息公告、制度文档管理、系统权限管理等子模块。科研管理人员可以在系统上发布有关科研信息、对相关科研制度、常用文档进行维护更新，科研人员可以在系统上浏览学校学术动态、学术活动信息、科研项目信息，登录用户还可以对相关信息、制度、常用文档进行查询下载。科研管理人员可以根据人员的类别分别赋予不同的权限，并对权限进行动态维护管理。

4.1.2 科研项目管理模块

艺术院校的科研项目主要有纵向项目、横向项目和校内项目三种。在设计科研项目管理模块时，可以按项目来源分成三个子模块，其中，纵向和校内项目可以包括项目申报管理、变更管理、结项管理、综合查询等子模块；横向项目可以包括合同管理、分类管理等子模块。科研人员可以在系统上申报科研项目信息、实时查询到项目目前的进展情况、通过该模块对项目进行修改编辑等操作、可在项目研究期限到期后提交结项材料，申请项目结项以及在系统内查询本人科研项目的历史情况。根据授权，科研管理人员可以查询所有科研人员的科研项目情况。

4.1.3 科研项目经费管理模块

该模块包括经费申请、经费支出、经费查询等子模块。科研人员可以实时查看各项目经费的使用现状，对科研经费的使用情况和进度进行监控，经费使用人和经费管理人均可随时查看科研经费到账、支出情况，科研负责人还可以实时查看科研经费的报销情况。根据授权，科研管理人员可以查询所有科研人员的科研经费使用情况。

4.1.4 科研组织和科研活动管理模块

该模块包括科研机构管理、科研人员管理以及学术会议、学术讲座、学术交流等子模块。科研管理人员可以对科研机构、科研人员模块的内容进行增删、修改，及时发布学术会议、学术讲座、学术交流信息等。

4.2 特别功能模块

科研成果是科研活动的最终目的，也是学校科研水平的最终体现。这里说指的“特别功能模块”主要是指科研和艺术成果管理模块，该模块是艺术院校科研管理信息系统的核心，主要包括科研成果、艺术作品获奖情况、艺术作品被采用情况以及学术交流情况等子模块。如图1所示。

科研成果子模块主要包括论文著作类、艺术作品创作类、演出表演类等功能。比如，音乐类院校包括个人独唱（奏）音乐会、参加大型演出活动以及创作的音乐作品在大型演出活动中参演的情况；艺术作品获奖情况子模块主要包括创作的音乐作品获奖情况以及表演的节（剧）目获奖情况，包括国际奖项、国内各级政府奖项、协会奖项以及校内奖项等的统计和管理；艺术作品被采用情况主要包括创作的音乐作品被采用（比如国家重大演出、活动采用）的情况的统计和管理。学术交流模块包括科研人员被邀请参加各种学术讲座、艺术指导等情况的统计和管理。

5 结语

规范科研行为、共享信息资源、提供科学决策已成为高校科研管理的努力方向，科研管理信息系统的建设和使用将极大提升高校科研管理信息化、现代化水平，为实现科研管理目标提供有力支撑。艺术院校要紧跟时代发展步伐，充分重视科研管理信息系统的建设、推广使用，有关部门在建设过程中要深入调研院校特点，详细分析需求，部门之间要加强沟通协调，通力合作，最终建成符合自身特色、有效管用的科研管理信息系统。