智能文件交换与跟踪系统的实施

文/李伟

改革开放以来，我国的社会主义现代化建设取得了举世瞩目的成就，我国坚持以经济建设为中心，已经成为了世界第二大经济体，并且经济发展规模仍然处于一种高速增长的阶段。智能文件交换与跟踪系统就是在传统的文件管理方式基础上的一次巨大改进，它是现代高新信息技术与大型企业实际经营情况有机结合产生的高效文件管理与跟踪系统，处理效率比起之前的技术有了跨越式的提升。在一些规模较小的企业中可能表现不是特别明显，但是在大型企业中，海量的文件处理足以给日常办公带来巨大的压力，这种时候就可以体现出智能文件交换与跟踪系统在文件处理方面的优越性。

1 传统管理方式存在的问题

在如今的大型企业中，还在延用传统的文件管理方式，这种管理方式已经相对成熟，但是其在实际应用的过程中仍然存在一些问题，包括信息缺乏共享、工作效率低等等，这在很大的程度上影响了企业的正常运作和快速发展，下文就着重分析传统管理方式存在的问题。

1.1 信息缺乏共享

传统的企业中各个部门中负责文件处理员工之间缺乏沟通，几乎可以说成是一座座信息孤岛，很多员工在长期的实践过程中总结出了许多优秀的文件处理经验，但是这些宝贵的经验只是在本部门的几个员工之中流传，并没有在数个部门之中形成有效的沟通，这种贫乏的信息共享使得文件管理水平在很长一段时间内没有得到实质性的提升。

1.2 重复劳动，效率低下

在传统的企业文件管理过程中，往往涉及到许多文件流转的步骤，在每一份文件借进借出时，该文件的负责人员都要在各式各样的登记簿中登记诸如借进/出者、借进/出时间、借进/出日期等信息，而且这些信息还大都是重复性的内容，当一份文件需要在多个部门进行流转时，这个现象及更加严重，可以说极大地拖累了办公速度，而这些步骤完全是可以在新型的管理模式中被替代掉的。

1.3 流转不透明

传统的文件管理方式中还有一个很大的弊端就是部分文件的流转过程是不透明的，凡是不透明的过程就会给管理带来很大的困难，因此这也是我们在管理改进过程中要极力避免的情况之一，过程不透明就意味着流转的文件无法追踪，一旦出现文件的损害或者丢失时，过错将无法弥补和追责。

1.4 缺乏规范，容易出错

很多企业的领导层面并没有很重视文件的管理的相关方面，还存在部分领导认为这是一种可有可无的体系，对其没有十分重视，这也就造成了整个文件管理过程中缺乏规范。没有科学的标准与规范可以遵循，使得大部分文件管理方面的员工在处理文件事项的时候都是依据自己的习惯和喜好行事，这样做固然简单，可能略去一些繁文缛节，但是不可避免地会出现在一些错误，为后续工作的开展造成了障碍。

2 智能文件交换与跟踪系统的实用功能

上文已经分析了传统管理方式存在的问题，为了确保大型企业的快速发展，充分的应用智能文件交换与跟踪系统是很有必要的，下文就分析该系统的特点和功能。

2.1 收文管理准确高效

在现在的科技发展状态下，很多信息技术已经能够在办公中得到广泛的应用了，二维码就是一个非常适合在智能文件交换与跟踪系统之中应用的高新技术手段。二维码制作简单，成本低廉，只要为管理的文件创造出其独有的二维码，将其粘贴在需要管理的文件表面，在收取文件的时候就可以省去很多繁杂的手续和手写工作。收件人员只需要将自己部门的扫描装置放在文件的二维码之上，就可以轻松地实现文件的收取程序，再也不用在一份份的纸质工作簿中手写很多该文件的相关信息，这样办公既准确由高效，极大地解放路人力物力，还避免了错误的出现或者文件的积压。

2.2 发文管理信息共享

在以往的文件流转过程中，工作人员每发送出去一份文件，都要在专门的信息记录本上登记该文件的相关信息、操作时间、文件数量等，最后还要签字并留存，作为自己已经将该文件发送出去的证据。每日的发送文件已经是比较繁重的任务了，还要再做很多文字工作，给工作人员加重了负担，在使用诸如二维码的智能文件交换与跟踪系统之后，不仅能够节省很多重复的文字工作，还能够实现智能的发文信息共享，不仅高效，而且几乎不会发生失误。

2.3 文件管理统一规范

智能文件交换与跟踪系统的实施过程中，一个重大的利好就是可以建立起一个完整的文件管理方案，这样就可以从根本上杜绝错误出现的机会。所谓的智能文件管理涉及到许多方面，因此在实施之前，必须要设立一种科学而又合理的管理规范，后续的一切操作都应单在这个规范的框架之内进行，这样不仅能够大大减少错误出现的可能，还为智能文件交换和跟踪系统的实施铺平了道路。

3 智能文件交换与跟踪系统的现实作用

我们将从以下几个方面阐述智能文件交换与跟踪系统的现实作用：

（1）收信管理全程处于监测之中，整个流程得以透明化，这就给文件的后续管理留下了很大的操作空间，当出现文件损坏或者丢失时，还能够迅速找到发生问题的环节并进行追责。

（2）发信管理实现了统一分发，每一条发出去的消息上都附有二维码这种信息条码，当发信部门需要向其他部门派发信息时，每一份出手的文件都会留下记录，而且大量文件能够在几乎没有纰漏的情况下实现统一发放。

（3）专送信件管理实现了信件直达，在大型企业之中，常常会有一些信件需要专门送达，在智能操作系统的基础上可以实现信件直达。

（4）能够有效的实现机要局的收发管理成为转项操作，再机要局受到相应的条码之后，需要将相应的信息投入到具体的单位信箱之中，这个过程需要对信件进行登记并且分拣，然后将信件对应的条码投入到代收信箱之中，这就完成了整个信件的签收、登记以及分发过程。

（5）内部交换信件管理达到了签收的准确性和便携性。在企业内部，对信件的交换有下面两者不同的处理方法：第一种是在网络的环境下，在用户发信之前需要在公文管理子系统中登记相应的信息和条码。然后通过收发室进行信件的交换及条码的扫描，最后即可实现信件的签收，有效的提高准确性。第二种是在非网络的环境种，分户单位用户需要在收发管理系统种进行信件信息的登记，然后系统会打印相应的清单，其中包含相应的二维码，根据这二维条码就可以提高信息的便携性。总的来说，利用智能文件交换与跟踪系统能有效的提高企业文件信息的传输效率，同时确保信息传输的安全，对企业的正常运作有很大的帮助。

4 结语

21世纪初加入世界贸易组织之后，我国的经济发展更加走向世界，许多企业在与世界上强大的同行业企业碰撞中不断创新，走出了一条康庄大道。但是随着企业规模的增加，部分企业的管理水平并没有得到相应的提升，这就在一定程度上拖累了企业的发展。随着经济的发展与科技的进步，世界已经进入了信息化时代，计算机信息技术已经渗透在了生活与工作之中的各个方面，为人们带来了很多的便利。在智能文件交换与跟踪系统在大型企业中得到了实际的应用之后，我们可以看到整个企业的办公流程变得更加简洁，也更加高效，受到了企业的好评，大大改善了办公环境，促进了集团公司办公自动化的进一步发展。