湖北中烟工业档案信息化建设纪实

湖北中烟工业有限责任公司组隶属国家烟草专卖局（中国烟草总公司）。湖北中烟工业有限责任公司前身为1916年创立的南洋兄弟烟草公司汉口分公司，至今已走过百年历程。公司现下辖武汉卷烟厂、襄阳卷烟厂、三峡卷烟厂、广水卷烟厂、红安卷烟厂、恩施卷烟厂6家卷烟生产厂，以及卷烟材料厂、新业薄片公司和红金龙（集团）有限公司等多家子公司。公司先后获得“全国五一劳动奖状”“全国质量工作先进单位”“全国内部审计工作先进单位”等多项殊荣。

多年来，湖北中烟各级领导高度重视档案与档案工作，坚持在档案业务方面持续投入，在公司专设了综合档案库房与会计档案库房，购置了先进的自动密集架与智能库房系统，为提高信息化管理水平提供夯实基础；湖北中烟工业档案信息化建设主要分为以下几个方面：

一、历史档案资源建设：存量数字化

（一）档案调卷。每次调取的档案需从档案室确认的清单中依次提取，提取时要对文件内容、目录、数量进行核对，办理好登记手续。

（二）目录数据补充修改。未建立电子目录的档案需按照国家有关档案著录标准规范及档案综合管理系统标准要求进行补录，建立完整的文件级目录。

（三）原件拆件。将档案原件拆开、排序，保证档案顺序正确和完整，不得损坏原件。

（四）档案扫描。档案扫描应保证扫描文件的完整性与清晰度，不得漏页；对损毁较为严重的纸张档案，应对其进行修裱后再进行扫描。

（五）数据校验与挂接。在完成上述工作后需进行详细检查，对漏扫数据，列出清单重新补扫，对未成功挂接数据排查原因并进行修正，直至全部挂接成功。确保扫描数据的真实性、完整性、有效性

（六）还原装订与归还。检查档案是否完整；检查文件目录和文件顺序是否一致；检查档案装订是否规范，页号是否连续；检查文件放置方向是否正确。按照拆件前的标准原样装订，必须保证恢复拆件前的状态，并装盒，办理归还手续并归还至档案室。

二、实时文件资源建设：增量电子化

（一）协同办公系统建设，主要包含公文拟稿和审批。协同办公系统的功能主要包括日常事务管理、公文管理、新闻管理、流程审批、会议管理等功能模块，该系统参照湖北中烟工业有限责任公司的办公习惯和特点，大大提高了办公效率，增强了领导的监控管理能力。企业对公文管理主要是指对收文、登记、印刷、交换、催办、传阅、拟稿、审核、发文、统计、归档等公文处理环节进行全面管理，公文管理是协同办公系统中最重要的功能，主要目的是通过计算机和便利的网络来实现公文收发的自动化管理，详见“图1”。

图1 公文管理应用原理

（二）档案应用系统建设，主要包含档案管理系统建设。为适应新形势下对档案工作的要求，以提供档案信息化管理水平为目的，以提高档案利用率为前提，中烟公司购置ES-OAIS数字档案馆系统，该档案系统可以自定义档案类型及表单，通过工作流引擎和即时消息服务对档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用等进行全过程信息化管理。该系统已经与多家协同办公系统厂商进行了电子文件在线归档功能对接，成功实现了电子文件的在线归档。

（三）在线归档无缝对接。通过技术手段，在协同办公系统中办结完毕后，由管理员在办公系统中对公文进行保管期间和档案分类的鉴定，鉴定完成后进行归档操作，将著录信息与电子文件归档到档案管理系统，归档过程中通过电子签章、MD5码校验等技术手段实现电子文件的四性验证，最后由档案管理员鉴别归档到档案系统预归档库的电子文件是否符合公司“三合一”制度归档范围，完成整个电子文件归档操作。电子文件在线归档的实现，将定期归档变为及时归档、将被动收集变为主动获取、将人工审核变为机器辅助审核、将后期数字化变为前期电子化，在归档及时性、完整性、有效性、安全性方面、在档案利用便捷性方面有极大提高，同时节省了后期对纸质档案进行数字化的费用。

三、档案资源建设：查询网络化

通过本次档案信息化建设，湖北中烟基本实现了存量数字化、增量电子化的既定目标，相比传统查询系统，东方飞扬档案管理系统不仅可以通过著录的条目信息进行检索，还能对档案内包含的具体内容进行全文检索，通过一站式的档案利用子系统，用户可像使用百度一样方便快捷查询档案信息。

接下来还需在档案基础设施建设、档案资源建设（档案资源开发）、档案信息化建设上持续投入，为下一步实现公司数字档案室打下坚实基础。