如何提高科技档案管理的质量与利用

唐艳

科技档案在现代社会发展中有着非常重要的地位，能够很好地促进现代科技发展，为相关的科技工作者提供研究方法、科研经验、思维创新等，但在实际的档案管理工作中，很多企事业单位没有对科技档案进行足够的认识，科技档案的利用率非常低，造成现在这个局面是因为相关的管理工作没有按照要求执行，存在很多不达标的问题。因此，对待科技档案管理的工作已经是刻不容缓，要保证其管理质量和利用率都能保持在一个高水平状态，让科技档案能够在科技发展中发挥其应有的价值，能够不断促进相关企事业单位科技发展。

一、提高档案管理人员对科技档案归档的认识

在现代社会中科技档案管理工作对很多的科技档案管理人员来说是一项非常繁琐的科技工程，他们对于科技档案没有充分的认识，存在很大的管理误区，认为仅仅是保管好就行，没有严格遵照科技档案管理的要求，这种做法是非常不对的。我们应该认识到科技档案的意义所在，科技档案管理工作在企事业单位科技研发中占有非常重要的地位，能够为现在的研发创新提供很好的技术经验支持，这些档案管理工作是一项复杂的工程，不仅要做好各项资料的搜集、分类工作，还要为相关的科技工作者查阅科技档案做出相应的管理制度，帮助他们能够很方便的查阅到有关科技文献，这些工作不是只由档案管理工作人员进行负责的，也要业务人员进行辅助性工作，对以往的科研项目进行归档，资料整理分类等管理活动，对于业务人员的科技档案管理水平提高有着很好的促进作用。做好资料搜集、管理、利用的工作，业务人员要把科技档案的前期工作做好，管理基础要全面可靠，这样才能对科技档案进行充分的开发利用，保证科技档案信息能够满足社会共享的要求。因此，业务人员要对科技档案有充分深刻的认识，明白其科研价值，才能够很好提高科技档案管理和开发利用的水平。

二、提高档案管理人员的整体业务水平

科技档案管理工作需要档案管理人员进行专门的管理，换句话说，管理人员的业务水平决定科技档案管理的质量和利用效率。因此，相关的企事业单位要对科技档案管理人员进行专门的培训，对他们的管理水平进行全面的提升。对档案管理人员定期举办相关的专业管理工作培训，从档案的资料收集、整理、归档、分类等各个环节进行专业的培训，同时对于科研专业的差异化，加深相关专业的认识了解，这样从侧面也能提高档案管理人员的工作效率，建立完善的职业考核制度，对于档案管理人员进行定期的检查考核，保证人员能够积极对待科技档案管理工作;同时也要摒弃以前的旧思想，想要建设全新的档案管理工作局面，就要积极引入高素质人才，加强人才队伍的发展，建立健全人才发展机制，能够很好的促进档案管理工作创新发展;树立模范带头作用，能够在管理团队中帮助其他工作人员的进步发展，也要加强管理人员的职业道德素养培训，保证档案管理人员的全方面提升，更好地服务于科技档案管理工作，能够为现代科技创新研发提供可靠的科研档案资料。

三、档案管理人员需要参与到科研人员的工作当中

在档案管理工作中，科技档案跟其他的档案有着很大的区别，其属性带有很强的专业性，需要科研管理工作人员加入到科研工作中，跟科研人员进行专业交流学习，这样才能对科研档案管理工作质量有个很好的促进作用，保证科研档案能够发挥出应有的科研价值。大多数的档案管理人员缺乏专业的科研知识，对于相关的科研项目不能完全了解，特别是对待专业领域的技术基础知识了解不完整，在后期的档案管理上就会出现很多问题，对于科研项目工作程序没有非常充分的认识，使科技档案的开发利用不能保持很好的状态。因此，档案管理人员要进行相关的科研项目的培训，了解科研工作中的各个环节，对科研结果和相关档案进行结果总结，可以进行资料的搜集并整理。此外，档案管理人员融入到科研工作中，对科研项目进行深入的了解，这可以对整个项目资料的归档、装订等操作程序进行熟悉，能够使管理人员具有更高的科研素质，对项目资料整理也能非常的熟悉，保证科技档案管理工作顺利进行。

四、完善档案管理行业标准，加强执行力度

现代经济水平正处于快速发展与社会建设的不断完善时期，现在社会发展的每个行业中都有自己的执行标准和要求，这些标准都会根据行业内发生的问题制定，保证行业健康稳定发展，推动我国的企事业单位进行内部工作内容的修整与改革。因此，相对于科技档案管理工作来说也要出台一些相关的监管标准，保障这个工作能够正规有秩序，提高科技檔案的管理质量水平，促进科技档案能尽最大的可能发挥出其应有的价值。考虑到我们国家科技档案管理工作发展现状，要对相关标准随时进行完善和修整，也要关注其他行业的标准制定，这样可以参考一下档案管理制度进行各项优化，使制度制定能够保证跟工作更好的适用，避免制定的管理标准和管理政策之间存在很多不适应的问题，影响到科技档案的实际使用率。此外，相关的企事业单位要了解自己单位的科研项目实际状况，总结其中的问题，并对档案管理标准进行专门制定。针对科技档案管理的工作来说，其本身附有专业性和类型多等属性，不一样的科技档案进行档案管理时存在很多不同的方式。因此，相关的档案管理单位要对不同的科研档案，根据实际工作的状况，单独设定符合这项科研项目活动的管理标准，管理程序和管理内容要完全的统一化。另外，制定行业制度后，下一步就要加大力度对该制度进行监督，保证相关的档案管理人员能够完全遵守该制度标准进行管理工作，这样就很好地保证科技档案管理有序进行，为科研工作者提供非常方便的资料查询工作。

五、做好科技档案的系统管理工作

科技档案管理需要一套完善的工作程序，对科技档案中的每一部分进行仔细认真的管理，特别是对科技档案进行归类，一定要做好相关的目录平台，后面可以根据相关的关键词进行查找，能够对后期资料档案查询带来方便，这样的措施可以很好提升科技档案使用率。科技档案在实际的应用中，可以建设好相关的工作系统和平台，对每个档案统计分类信息，将每部分的科技档案属性和类别确定下来，对其大部分的科技档案能够设置整理和保管工作方案，经过这样一番整理工作之后，就可以对后面科技项目研发活动带来很好的辅助效果，也能发挥出科技档案的应有价值。科技档案主要是对以前的科研成果进行详细的记载，这些档案最关键的是如何将其价值发挥出来，所以建立一套完整的档案使用制度，能够很好地促进科技档案利用率，对现在及后面的科研项目起到很不错的指导作用，避免在实验中发生不必要的麻烦，提高科研项目的成功率。所以我们要结合不同专业的科研档案特点，针对性的建立相关的档案管理制度和使用规范，能够保证科技档案的使用率逐渐提升，发挥出科技档案该有的价值，促进我国的科技进步发展。

改革开放以来，我们国家的现代化发展越来越快，经济文化科技都得到不少的发展成果，对于这些发展成果都需要有相关的记录，这时档案就会发挥出其重要价值。相对西方发达国家发展水平来说，我们国家的科研基础比较薄弱，需要自己在前人的成果上面进行创新，这样才能够促进我们国家的科技发展实力，相关的企事业单位要重点关注对于科技档案的管理工作，需要加大资金、人力和物力的投入，制定相应的管理制度和标准，对档案管理人员进行专门的职业培训，提升他们的专业技术能力，全面提高综合素质，保障科技档案得到充分的利用，为现代科技进步发挥出该有的价值。

（作者单位：昭通市天麻研究院）