人事档案数字化在人事管理中的重要性分析

林俏瑾

【摘要】本文结合笔者多年的工作实践经验，就人事档案数字化在人事管理中的重要性进行了分析和思考，并提出了自己的看法和观点，希望能够给同行提供一些借鉴，进而有效提升档案管理水平。

【关键词】人事档案管理;传统档案管理;数字化;集约管控

人事档案管理工作是人事管理工作的一个关键环节，通过进行有效的档案管理工作，能够对企业员工的日常表现进行积极有效的记录，是企业和公司进行人才选拔的一项重要指标。与此同时，人事档案管理也是贯穿于管理全过程的一个重要专业，是人事工作的核心环节，在人事工作中起着不可替代的作用。基于以上的原因，相关的档案管理人员务必要不断的提升自身的工作能力，积极学习各种先进的档案管理方式，使档案管理工作的效率和有效性实现大幅度的提高。

一、人事档案数字化的概述

所谓人事档案数字化，顾名思义，就是在人事档案管理的过程中融入互联网等技术，来创新人事档案的管理模式，提升人事档案管理的效率，使人事档案管理更加符合人们的要求和期待。运用数字化的方式对人事档案进行管理，能够在一定程度上实现对各种档案和材料的实时收集、鉴别、整理、保管、转递、统计等，并且还能够运用互联网对各种档案进行共享，有效减少了相关工作人员的工作量，是对传统档案管理模式的一次系统转变。人事档案管理的效能能够显著提升档案的利用效率，最大限度发挥档案材料的凭证、依据和参考作用。它的功能要求出现在2012年，中组部提出试点进行广大干部档案数字化的工作方式，并在2014年颁布了推行档案管理数字化的文件，通过这样的方式，来从根本上遏制档案管理工作过程之中的歪风邪气，对干部档案管理工作过程之中的薄弱环节进行有针对性的治理，使档案管理工作提升到一个前所未有的高度。

二、实施人事档案数字化管理的优势

（一）科学规范人事管理制度建设，不断强化档案基础支撑服务效果。通过在人事档案管理过程中融入数字化，在一定程度上为公司进行认识管理增添了诸多的方便条件，进而做到档案信息的统一调度、多点利用、一点查询、多维印证，具有十分重要的现实作用。从根本上提升了对干部进行选拔任用的档案信息查阅，对人力资源配置工作起到了至关重要的积极作用。

（二）科学规范人事档案管理过程，为人事档案数字化管理提供条件。通过在人事档案管理的过程之中运用数字化的方式，能够在一定程度上降低在人事调动时对各种信息进行随意篡改的情况出现。在目前的情况下，对“年龄以及学历”进行修改已经成为了一种屡见不鲜的情况。但是通过运用数字化的方式，就能够使随意篡改的情况得到很好的控制，保证人事档案信息的准确性。这与中央的意见不谋而合，显著提升了人事档案的真实性和可靠性。相关的工作人员在进行档案数字化的过程之中，建立一套完备的信息收集模式，发挥着不可替代的关键作用，通过运用这样的方式，能够使信息储存和收集的步骤得到最大限度的简化，还能够对各种信息进行有目的的检索，显著提升了人事档案管理的效率和有效性。

（三）优化人事档案管理机制，为人事档案数字化管理提供保障。现如今，通过在人事档案的管理过程之中融入数字化的模式，还能够在某种程度上实现人事档案全方位的管理和控制。比如，将不同层次的人事档案进行合理的分级，并对其职能进行清晰的明确。与此同时，通过运用该种手段，也可以让档案的有效管理成为现实。使人事档案管理工作更具针对性和层次感，统一管理，使人事档案管理机制得到根本性和彻底的优化。通过运用各种有效的措施，让人事档案管理自动化成为现实，在一定程度上可以对干部人事的管控机制进行不断的完善，以此来满足人们的要求和期待。并且运用信息化的方式对各种档案进行处理，还能够减少某些不必要的步骤和条件，实现上级对下级资料的即时查阅，避免了传统人事档案管理过程之中各种复杂的步骤和过程，大大提升了档案查阅的效率。并且对于人事档案的管理水平也起到了很好的推動和保障作用。

（四）科学规范人事档案数字化管理，不断提高人事档案管理运用效率。采取数字化的方式对人事档案开展管理工作，还能够显著减少管理人员的工作量，促使档案管理的效率从根本上实现优化，比如，一个灵活高效的人事档案管理体系能够对各种档案进行全面的展现，不管是信息收集的初始阶段，还是信息的保存过程。按照内容可划分为几个部分，下面将针对各个部分分别进行系统阐述和解读。

1.日常管理。所谓日常管理。主要包括对人事档案进行收集、汇总、转递、审核、验收、修改以及导入和导出的全过程。主要表现为：第一，对各种准备办理的事项进行有效的提醒，对档案借阅、转递、查询等事项进行提醒，并根据相关的要求，设计出简单高效的措施机制，来帮助相关的操作人员完成以上全部的工作步骤，进而使完成目标成为可能和现实。通过运用提醒这样的方式，在一定程度上避免了落后的传统纸质化档案的缺陷和弊端，通过不断进行技术革新，使人事档案管理水平呈现出显著的提升趋势：一方面，让档案收集工作变得更加简单和明了，使查询和使用过程变得更加简单，达到了节约时间和成本的目的。另一方面，还让档案管理工作变得更加具有效率和针对性，具有十分重要的现实意义。第二，授权，对查询档案的工作人员身份进行授权，能够显著提升档案的安全性能，只有那些符合查询标准的人才可以对档案进行查看，能够在一定程度上提高档案的安全性能。另外，还可以采取身份验证这样的方式，来对档案的管理机制进行不断的完善。第三，生成记录，对于档案的查询借阅等过程自动生成记录表格并打印。

2.库房管理。通过积极地运用库房管理技术，能够在一定程度上让档案实现自动清点并对清点的档案进行记录。与此同时，还能够对各种档案的位置做到准确查找，同样，对库房的温度进行管理和控制同样也属于库房管理的一个部分，通过采取以上措施，最大限度避免了各种不必要的工作环节，显著降低了工作的时间，对于提升档案管理的效率具有十分积极的作用。

3.系统维护。基于系统维护自身所具有的特点，其涵盖的内容十分广泛：一方面，包括对管理层结构进行维护。另一方面，应当不断优化人事档案的搜索功能等等。另外，对用户的密码和验证问题进行维护同样也属于系统维护的一个方面。

（五）人事档案数字化可提供信息参考依据。通过进行人事档案数字化，能够更加有效地挖掘各种重要的信息，进而成为相关企业领导的参考。在当前的情况下。不论是具体的企业，还是相关的教育机构，人才都发挥着不可替代的关键作用，只有充分发挥出人才的引领作用，才有助于企业实现持续性的发展。基于以上的原因，采取什么样的措施来让领导人员充分了解本企业或者公司的人员情况，具有十分重要的现实意义，务必要让人事档案管理人员保持足够的重视。通过采取人事档案数字化的策略，能够让领导人员对自己所需要的各种信息做到随时收集，大大减少了各种不必要的步骤，在这个过程之中，还能够将个人信息标注的更加详细，除了相关人员的个人信息之外，还包括个人成就等，以此来保证信息收集的高效、方便和真实。与此同时，还能够根据信息所属的类别，及时快速整理，作为开展其他工作的重要标准，在某种程度上可以让人们的能力实现全方位的进步。

（六）人事档案数字化可提升管理综合水平。人事档案数字化除了具备以上的优势以外，数字化的管理还可以使档案管理的综合管理水平实现全方位的提高。在传统的人事档案管理方式中，档案都是采用纸质的方式保存，相关人员如果想要查找某份档案，往往需要耗费许多时间进行查找，这样的形式一方面不利于工作效率的提升，另一方面也可能会失去许多潜在的机会。若是采取数字化的管理方式，就能够让以上问题得到圆满解决。通过数字化的档案管理方式，能够做到在最短的时间内找到需要的档案，并且查找的结果也更加精准，将人事档案信息的使用效率发挥到最大。

三、人事档案数字化管理工作措施

（一）注重建设管理团队。建设一个专业的管理团队对于提升人事档案数字化管理具有十分重要的作用，其中，队伍培训占据着十分关键的地位。根据相关的标准，要对人事档案管理资料进行严格的确认，并制定相关规范，以此来对从业人员进行有效的控制。在此基础上，还需要对数字化档案的管理人员进行积极的培训，以此来提升他们的专业知识和对各种技能的运用能力。使其能够在工作岗位上充分发挥自身的作用，进而避免各种资源出现不必要的浪费。另外，要按照不同档案管理人员的职责来对他们的工作内容进行分类，使档案管理效率得到提高。通过运用这样的方式，能够让管理人员的专业能力实现最大限度提高，进而培训出一个能够满足时代发展需要的管理团队。

（二）强化纪律保障。强化纪律保障对于人事档案管理工作同样也具有十分关键的作用，可以从根本上确保档案具备一个良好的安全性。基于档案管理自身所具有的特点，对于安全性提出了较高的要求，面对这样的情况，相关的工作人员对于档案的管理和查阅的全过程，都应当采取各种有效的策略，避免出现各种意想不到的意外情况，比如档案遗失，档案如果出现丢失的情况，会对档案管理系统造成不可逆的影响和破坏。为了能够最大限度避免这种情况出现，相关的档案管理人员应当对档案管理活动之中的各种安全隐患进行排除，以此来使档案管理工作更加符合人们的要求和期待，另外，设置一套完备的安全保卫体系，同样十分关键。只有这样，才能够确保人事档案信息处于一个安全的环境之中。

（三）对数字化人事档案管理的载体加以合理挑选。对于人事管理工作来说，载体有着格外重要的作用，是保证人事档案管理工作高效顺利开展的硬件基础和保障。因此，为了促使档案管理工作更加完善，要对档案管理的数字化载体进行合理的选择，保证管理工作的高效性。在建设信息档案数字化载体的过程中，首先要确保数据信息的不可更改性和绝对的安全性，另外还需对不同载体的使用周期进行充分的考虑，切不可只注重信息载体的便捷程度和运行速度，要保证其性能的全面性。

四、結束语

总而言之，人事档案数字化在新时代具有十分重要的作用：一方面，能够让工作的标准变得更加统一和高效。另一方面，还能够有效规范档案管理的流程，建成人事档案全生命周期闭环管理体系，提升档案管理的规范性和有效性。不仅如此，通过对档案管理人员进行系统的培训，还在一定程度上提高了相关人员的业务能力和综合素质，进而使得人事档案从管理审核到节约转递都能够实现无缝对接，最大限度确保数字化信息档案的真实可靠，使人事档案在人事管理工作之中的重要作用充分发挥出来。

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