基层药品检验机构档案管理问题及改进建议

马岩

【摘要】档案管理的目的是档案资料的完整、准确和不被丢失，基层药品检验机构作为政府部门设置的第三方检验机构，保证检验规程和检验结果的准确是工作的重要任务，但存在重检验、轻管理的现象，本文通过对基层药品检验机构档案管理存在问题的剖析，提出了合理化的改进建议，为基层药品检验机构档案管理献言献策。

【关键词】档案管理;存在问题;改进建议

药品检验检测是依据法定检验标准对药品进行质量判定的一项技术工作，药品检验机构作为政府部门设置的第三方检验机构，始终把提高检验人员素质、改善实验环境、提升检验水平、规范工作程序放在重要位置，做了大量的工作，也取得了实实在在的效果，但是对这些工作中形成的记录、文件的管理却不够重视，存在重药品检验、轻资料管理的现象。下面本人结合工作实际谈谈基层药品检验机构档案管理中存在的问题，并就这些问题提出自己的改进意见，仅供各位同仁参考。

一、存在的问题

（一）档案管理分散。基层药品检验机构是一个专业技术性很强的单位，每年产生的文件、记录、报告很多。但目前的管理主要是与哪个部门有关就由哪个部门管理。如《检验检测机构资质认定评审准则》第4.2.7条规定：检验检测机构应建立人员技术档案，这些档案就由业务部门管理。4.4.4规定：检验检测机构应建立仪器档案，这些档案就由检验科室管理。4.5.1条规定：检验检测机构应建立质量体系文件，而这些文件就由业务部门管理。

（二）重视程度不够。基层药品检验机构大多没有专职的管理人员、没有固定的工作场所。领导重视程度不够、很少专门安排部署档案管理工作，大家的参与度不够，认为只要搞好自己本职工作就好了，资料的收集与上交和自己没有关系。

（三）人员素质低、管理水平差。基层药品检验机构是从事药品检验的专业技术单位，高素质、高水平的人员全部安排在检验部门和业务部门，从事档案管理的多为文化水平低、年龄大、工作能力较差的人员，这些人员只能墨守前人留下的管理模式，把档案进行简单的归类和存放，想要提升档案管理水平有些力不从心。

（四）制度不健全，管理不规范。档案管理制度是档案管理的工作的有效保障，但是检验机构没有制定符合自身工作实际的档案管理制度，档案的管理、收集比较混乱，应该入档的没有收集，而不应该入档的资料确被收集起来。

二、改进的建议

档案是一种历史记录，是协调并指导其他各项工作的主要参考资料，档案管理是一项基础性的工作，好的档案管理不仅可以促进行政管理的效率也可以增强技术管理的水平，因此，应在以下几个方面做好档案管理工作。

（一）加强档案资料的收集、保证档案的完整性。《药品检验所实验室质量管理规范》第十章明确要求：“档案资料必须加强管理，药品检验机构应设档案资料管理部门，实行集中统一管理。”要结合检验检测机构的特殊性，建立需要收集入档资料目录，将需要入档的资料全部管理起来，保证档案资料的完整、准确，不被丢失。

（二）加强档案管理工作，保证档案管理的准确性。首先，要在单位内部形成档案管理人人有责的氛围，要给全体人员尤其是检验人员形成保护档案资料就是保护检验结果、保护自身利益的思想，要让单位领导意识到加强档案管理就是提升单位文化底蕴、提升单位整体形象和管理水平的大事，让领导重视起来，让全员参与进来。其次，单位应设立专职的档案管理人员，具体负责档案的管理工作，各科室应有兼职的档案管理人员，具体负责本科室的档案管理，明确科室管理资料的种类、期限，并要求科室按期向单位专职档案管理员移交档案资料，形成檔案室总负责，各科室各负其责的档案管理工作局面。最后，要建立专门的档案室，档案进行分类存放，明确标识，配备防虫、防霉变的设施，保证存放条件符合要求，确保档案资料不被损坏。

（三）加强人员培训工作，保证档案管理的技术性。档案管理人员应该认识到自身从事的工作是一项专业性很强的技术工作，要自我加压，强化学习，系统认真地学习档案管理方面的知识，同时每年要派人参加档案方面的培训，掌握档案管理的新动态、新方法，提升管理水平。

（四）加大制度建设，保证档案管理的规范性。《药品检验所实验室质量管理规范》第十章明确要求：“检验检测机构应制定档案资料管理制度，制定管理规范和分类方案。”基层药品检验机构应将档案管理纳入到单位的《质量手册》中，制定详细的档案管理制度，从目的、职责、工作分工、查阅权限、工作要求等方面提出明确要求，并以质量手册为依据，制定切实可行的《档案管理程序》。

三、结语

总之，档案管理的目的是档案资料的完整、准确和不被丢失，这在药品检验机构就显得更为重要，一份残缺的检验记录不可能体现检验结果的公正和准确，还会引来人们对检验结果的质疑。因此基层药品检验机构的档案管理和药品检验一样都是十分重要的工作，档案管理人员要按照有关法律法规的要求，切实负担起档案管理的重责，努力做到档案资料的完整、齐全和准确，为药品检验检测保驾护航。