基于某高校的后勤工作信息化思考

刘慧媛 唐亮

【摘要】随着网络技术的不断进步，信息技术与后勤工作的结合给各项工作的开展带来了新思路，先进技术和业务需求的碰撞诞生出了一系列让后勤工作开展更为高效的软件或系统，这对提升后勤管理水平、增强后勤服务能力、提高后勤劳动效率具有重要的作用。我院因多次搬迁、多址办公等诸多方面因素的影响，后勤工作较为薄弱，在制度建设、人员结构、基础设施等方面都有不足，后勤工作实行信息化对转变后勤管理思路、提升工作效率、改变工作模式有着重要的现实意义。

【关键词】后勤管理;信息化;事业单位

后勤工作是我院开展各科研工作和教学任务的基础，是我单位事业发展的根基。上世纪末期，全国高校经历了如火如荼的后勤社会化改革，有效转换了后勤工作运行机制，显著提高了后勤服务保障水平，我院作为北京市教育体系的科研支撑部门，也将物业管理、食堂运营等工作以政府采购的形式委托给了社会后勤服务集团。但长期以来，我院后勤工作本身未能从根本上改变传统的劳动服务方式，仍然以手动办理为主，一定程度上阻碍着后勤管理水平的提升和办事效率的提高。此外，我院因多次搬迁、多址办公等诸多方面因素的影响，后勤工作较为薄弱，在制度建设、人员结构、基础设施等方面都有不足。近年来，随着网络技术的不断进步，信息技术与后勤工作的结合给各项工作的开展带来了新思路，后勤服务软件的使用对提升后勤管理水平、增强后勤服务能力、提高后勤劳动效率具有重要的作用。我院后勤工作实行信息化对转变后勤管理思路、提升工作效率、改变工作模式有着重要的现实意义。

一、后勤工作信息化的目的和意义

（一）实现了工作效率的提高和运作成本的降低。后勤工作支撑着一个单位的正常运作和对相关物资与管理进行科学合理的调配及安排，例如车辆保障、能源供应、餐饮会务等其他事项都属于事业单位后勤工作的范畴，所涉及的范围非常广泛、项目复杂，实际管理起来非常复杂。后勤工作信息化基本能够实现后勤工作运行过程中的办公无纸化、操作数字化、传输网络化、信息共享化、服务人性化的要求。后勤工作通过物业系统、综合办公系统、报修系统、节能监管平台系统运作后，将传统的人工受理服务转变为计算机离/在线服务，有效缩短了传统人工模式下的处理流程，降低了后勤工作的运行成本，既节省了时间，又拓宽了后勤工作发展的空间，对提高后勤工作效率、做好服务保障工作具有积极的推动作用。

（二）实现了后勤管理的科学化和精细化。后勤工作信息化本质上是管理信息化的一部分。管理信息化是要实现管理软件与硬件（包括管理者）的有机结合从而实现管理的系统化、程序化，以达到管理效率的最大化。后勤工作信息化将信息化与管理机制有机结合，这对完善工作制度、转变工作理念、优化人才队伍建设和机构设置调整有着积极的推动作用。后勤工作信息化使信息沟通更为有效，有效促进组织建构扁平化，加大对管理层和执行层的关系，使管理更为规范，协调更为方便，实现各类信息的有效整合、集成和共享，达到业务流程的合理充足和管理职能的改变，进而实现了后勤管理的科学化与精细化。

（三）符合我国对供给侧结构性改革的新要求。习近平总书记在2016年1月26日下午主持召开中央财经领导小组第十二次会议时强调，供给侧结构性改革的根本目的是提高社会生产力水平，要在适度扩大总需求的同时，去产能、去库存、去杠杆、降成本、补短板，提高供给结构适应性和灵活性，使供给体系更好适应需求结构变化。这启发了我们，我院职能工作和业务工作已经形成了供给-需求模式，而后勤工作信息化本质就是对传统后勤工作流程进行优化，提高后勤业务办理效率、补全手工办理后勤工作产生的各种短板，降低了工作成本，这对我院整体服务供给工作的优化有着积极的促进作用。

二、我国后勤工作信息化进程

在我国后勤工作整体信息化的进程中，根据需求的不同层面可大致分为基础办公、业务软件、信息卡和数字管理四个阶段：

（一）基础办公阶段。在后勤工作信息化的初期，很多业务开始使用Word、Excel、PowerPoint等较为常用的办公软件，多用于公文处理、信息记录等，满足日常办公基本需求。

（二）软件渗透阶段。这一阶段后勤工作开始使用资产管理、物业系统、报修系统等管理系统软件，简化业务办理流程，较为系统地对信息实现了流转和管理功能，但各业务软件间运行相对独立，信息互通程度低。

（三）业务整合阶段。以信息卡为支撑，由最初用于食堂售饭的IC卡，逐步延伸到水、电计费、门禁等领域，主要对消费信息有所管控，并逐步将多业务进行整合至以信息卡为媒介的系统中去，可以进行初步的消费管理和成本核算，但还没有涉及后勤其它业务和综合管理。

（四）信息整合阶段。这个阶段信息化程度较高，使用了信息化平台管理，被称作“数字后勤”，它不仅把前三个阶段包含的所有消费层面、成本层面、核算层面进行数据信息整合，同时还能够把后勤工作整体业务流程进行综合处理和分析，形成统一的后勤管理数据信息平台。

三、我院目前后勤工作使用信息手段办公的现状

按照我院职能及部门划分，后勤工作涵盖车辆管理、医疗卫生、维修维护、房屋管理、资产管理等工作。自2012年以来，根据市教委、市财政局等上及部门要求，开始逐步将后勤工作部分职能尝试利用信息化手段进行管理。截至2015年底，已将资产管理各项工作通过OA办公系统和市财政资产管理平台进行办理。但后勤工作由于长期多址办公、涉及职能较多、业务范围较广、工作性质基础等特点，想要以信息化手段整合资源和集中办理提高办事效率还是存在着一定困难。

（一）后勤工作职能覆盖广，业务办理分散。按照职能划分，后勤工作涵盖“食、住、行、水、电、暖”等各个方面十几个行业。在这基础上根据后勤服务的特點再次划分，可以进一步分为两类，即内部管理部分和经营服务部分。其中内部管理部分涉及文件管理、人事管理、资产管理、财务管理等工作，经营服务管理包含办公用房安排、家具配备、公车使用、水电使用、卫生检查、报修维修、食堂管理、保洁绿化等。按我院具体情况，后勤工作涵盖经营服务管理的所有工作和内部管理的资产管理工作。所涵盖的这些工作具有广泛性、多元性、渗透性和长期性，需要投入较多的人力和物力去维持，这给后勤工作管理的统筹协调带来了困难。