浅谈医院专业技术档案的建立与管理

冯晓美

【摘要】建立个人专业技术档案是新时期医院档案管理的发展趋势，医院档案管理工作的重要组成部分，本文分析了目前医院个人专业技术档案建立的现状，结合医院的特点，对个人专业技术档案的归档范围、保管方法、合理利用等进行了探讨。

【关键词】医院;专业技术人员;档案管理

专业技术人员个人技术档案的建立和管理，是专业技术人员管理工作的一项基本工作，是人事档案的补充和完善，建立专业技术人员的业务档案，对合理地开发利用人才资源，充分发挥专业技术人员的作用，具有重要的意义。

一、个人专业技术档案的现状和特点

（一）专业技术性。医院个人专业技术档案，其内容和形式具有明显的专业性。它集中反映了医院各类专业技术人员业务学习、工作业绩、职称晋升、科研水平、论文专著发表、接受继续教育等业务活动状况。因此，个人专业技术档案的收集必须是以业务活动中自然形成的文件材料为前提。

（二）个体性。医院个人专业技术档案，是每个具有专业技术职称人员从分配到医院开始，到初级职称评定，中、高级专业技术职称晋升，历次业务进修学习、学术论文发表等业务活动中，个人业务水平不断提高过程的真实记载，是独立的整体，具有较强的个体性，因此个人专业技术档案必须是以个人作为保管单位。

（三）动态性。医院个人专业技术档案是一个不断变化的有机体，它伴随着专业技术人员的职称晋升、继续教育学习证明、论文发表、进修学习、业务交流、临床带教等表明个人工作能力和业务水平逐步提高过程中不断产生的主要文件材料而变动，是在不断补充、充实中逐步完善的。

二、个人专业技术档案的作用

个人专业技术档案真实地记载了个人的专业技术思想、专业技术方法和专业技术经验，是广大医院专业技术人员劳动的结晶，它能为科研管理机构和医院专业技术人员在进行专业职称晋升、科研管理、专业技术决策、科学研究、技术交流、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。专业技术人员个人应高度重视专业技术资料形成的规范化，保持档案资料的原始面貌，确保资料的真实性。同时，按照规定及时完整移交医院管理部门整理归档保存。个人专业技术档案的建立包括档案的收集、整理和归档等环节。

（一）个人专业技术档案的收集是管理专业技术档案工作的重要基础环节。是为利用工作累积信息的过程，是维护档案完整性和真实性，保证其作用发挥的重要环节。应侧重于个人专业技术档案收集范围，同时也应注意凡不宜归入人事档案又不属于文书档案的，而确属反映医院专业技术人员业务活动的材料，都应归入个人专业技术档案的范围，使个人专业技术档案更加完善、规范。因此，我院对个人专业技术档案规定了收集范围：一是科学技术干部业务考绩档案;二是任职期满资格考核评审表;三是专业技术年度考核登记表;四是各种成绩单（计算机模块、职称英语等）;五是职称晋升相关资料;六是国内外学习进修情况、业务培训、专业水平等;七是各种证书（学历、学位证、资格证、执业证、任职学术团体证书）等;八是继续教育证书及学分证;九是刊登论文复印件。科学技术干部业务考绩档案，其内容包括：个人简历基本情况、主要工作经历、担任过的主要技术工作、业务自传、技术业务个人小结和技术组织评语、考核登记、国内外进修情况登记、科研成果和技术业务工作受奖登记、著作和论文登记、出国短期学习及参加国际学术活动等情况、培养人才情况登记等。但档案立卷后不是一成不变的，而是随着个人所从事的社会实践活动不断增加而丰富。所以档案管理人员要不失时机地维护好个人专业技术档案的完整性。

（二）个人业务文件材料是在每项活动结束后进行随时归档。归档的文件材料必须完整、准确，书写材料规范，能全面如实地反映个人业务活动的过程及结果。

三、个人专业技术档案的规范化管理和利用

专业技术人员业务技术档案的特点决定了材料构成的形式不同于其它档案：一是建立科学的又切合本单位实际的分类方案，以人建档，组卷采取一人一卷和袋装形式，编排是按照姓氏、入职时间、工号進行排列。存放上架采用袋装方式，袋的封面、背脊处贴有姓名编号，我院每位专业技术人员的工号作为档案号，以便于查阅和利用。二是对调出调入的专业技术人员，原单位应将个人专业技术档案转至新单位。做到“档随人走，档如其人”，避免因档案转移不及时产生“有档无人、有人无档”的现象，防止编造、篡改档案等行为。对新分配的人员必须在规定时间内建档，保证档案资料的延续性和完整性，使个人专业技术档案管理工作规范化、制度化。

档案的管理与利用是相辅相成、互相促进的，既要抓好管理，又要抓好利用，将两者有机地结合起来，才能达到档案工作的根本目的和要求。

总之，医院个人专业技术档案管理的最终目的就是利用，要充分发挥个人专业技术档案的作用，就必须提高专业技术档案管理水平。档案管理工作应该积极转变思路，不断深化对档案工作意义的认识，健全法规制度，以人为本，夯实业务基础，提高人文素质，增强服务意识，建立现代化管理模式，多途径、多渠道地开发利用档案信息资源，使其在医院现代化发展进程中发挥更大的作用。档案管理部门应积极收集利用专业技术档案的反馈信息，进行深入研究，分析专业技术档案信息发挥作用的情况，不断总结经验教训，提高利用效率。只有这样，才能使个人专业技术档案更好地为领导决策服务，为医院管理服务，为临床医疗服务，为教学科研服务，更好地发挥潜在的经济效益和社会效益。

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