关于强化企业档案规范化管理的探讨

王海蓝 胡莹莹

【摘要】随着市场经济的飞速发展，知识和信息的重要性日益突显。企业档案管理也进入了现代化，但是在档案管理工作中也出现了一些不规范的问题，例如没有统一的标准和规范，相关管理人员意识薄弱，再加上软件和硬件设备薄弱，因此工作效率低。本文结合上述问题，提出一些建议。

【关键词】规范化;强化管理

一、做好新形势下企业档案管理的重要意义

档案管理作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，企业档案管理应实现标准化、科学化，是一种基础性信息资源，这对企业发展有着非比寻常的意义，对企业管理等各方面也有着非常重要的作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时，档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点，体现公司规范化、科学化管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不影响企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的作用。

二、企业档案工作的性质

企业档案工作是一项具有管理性、服务性和政治性的工作。

（一）管理性。从工作内容上来说，档案工作是负责管理档案信息的一项专门性工作，与其他管理性工作一样，档案工作有着自己的管理对象、管理手段、管理理论和管理原则。从具体工作单位来说，档案工作是为特定的管理工作提供信息支持，是特定管理工作的组成部门。

（二）服务性。从与其他工作的关系上说，档案工作是一项为各项具体工作服务的条件性工作，服务性是档案工作与其他工作的主要区别所在。从档案工作本身来说，服务性是档案工作赖以生存和发展的基础。离开服务性，档案工作也没有了存在的必要。強调档案工作的服务性能够帮助我们摆正档案工作的位置，树立服务观点。

（三）政治性。档案工作是党的建设和政权建设的重要组成部分。从档案的产生来说，档案代表了一定阶级的利益，为一定阶级所掌握，因此档案工作也就不可避免地带有一定的政治性。从历史的发展来看，档案工作政治性表现在对党和国家历史真实面貌的维护上。档案真实记录着历史发展的轨迹，肩负着维护历史真实面貌的重担，如果我们不能用对历史负责的态度对待档案，就可能给历史留下空白或误区。

三、现阶段企业档案管理存在的问题

近年来，国家陆续出台了相应的业务规范标准和部门规章，使得企业的档案管理逐步做到了有章可循、有规可依、有经验可借鉴，但我们从企业档案工作的发展历程中不难看出，企业档案发展历史较短，在企业档案管理的进程中仍存在许多待商榷、待改进之处。

（一）档案管理人员素质参差不齐。随着社会发展需要的不断增加，对档案管理的要求越来越高，但基层档案工作因无专职人员、人员变化快，业务不熟练，使得档案管理成为的一道难题。多数档案管理人员无专业知识，也没有经过专门的培训，再加上人员流动频繁，很多交接工作不到位，这样对于档案的收集、整理和归类都是十分不利的。

（二）档案管理不规范不严肃。中小型企业对于档案管理的重视程度不够，档案的收集、整理、保管、利用等环节还没有达到规范的档案管理要求，很多单位没有单独的档案室，档案的分类也比较单一。由于档案管理缺失，导致一些有价值的档案材料遗失、损毁等现象时有发生，严重影响档案保存和利用效率。

（三）档案管理手段落后。管理方法陈旧，缺乏创新意识。由于很多单位对档案管理队伍建设的重视程度较低，很少提供外出交流学习的机会，工作人员的档案管理知识无法得到及时更新，服务效率低。有些单位的档案管理人员老化，思想懈怠、因循守旧、不思进取，甚至不能熟练操作计算机，仍然采用手工检索、人工操作等原始手段，使档案管理的工作创新举步维艰。

（四）档案管理标准不统一。档案整理虽然有国家标准，但各地档案行政管理部门因各地实际情况不同会在具体执行中存在差异，档案管理人员无参加培训的机会，也未注意自我提升，无法更新档案管理知识储备，致档案管理工作因循守旧、按部就班，时有偏差。

四、企业档案管理的对策措施

（一）加强组织领导，增强企业档案管理意识。企业档案管理工作是一项长期性、系统性工程，是一项不可或缺的重要内容。各级企业要充分认识加强企业档案管理工作的重要性，高度重视企业档案管理工作，增强企业档案管理意识，把规范企业档案的管理工作纳入单位管理工作的重要内容，切实加强领导，落实领导工作责任。

（二）加强企业档案管理信息网络化管理。随着电子技术的广泛应用和普及，档案工作的方式和手段已发生了质的改变，传统的信息资源开发手段已不能完全适应新时期的企业档案管理工作需要。因此，在网络环境下企业档案推行网络化、信息化管理是必由之路。可以利用网络平台，推进企业档案的信息化管理。同时结合本单位实际，设置网络档案管理标准和程序，加强软件开发、信息维护和安全保障，实现计算机对企业档案的完整、准确和动态管理，促进企业档案管理工作的顺利实施，同时全面服务于单位的整体建设和发展。

（三）加强企业档案管理人员的培训。要加强企业档案管理人员的学习，包括如下方面：一是创造机会为档案人员的学习提供方便，定期进行业务学习、外出考察、会议代训、印发学习手册等。二是采用集中学习和自我学习的方式，利用上级主管部门业务培训、专业技术人员继续教育知识更新培训等机会，努力做到全面系统持之以恒地学习，把继续教育学习与档案工作实际紧密结合起来，进一步更新档案专业知识，不断提高理论水平、政策功底和知识素养，做到在意识上提高，学习上带头，工作中创新，处处体现档案工作者终身学习的理论，为做好企业档案管理工作打下扎实基础。